Подсчет и оптимизация документооборота

При пожарах, авариях  водопроводной и тепловой сети документация кадровой службы должна быть эвакуирована в безопасное место и обеспечена ее охрана. В условиях возникновения  сложных экстремальных ситуаций (массовых стихийных бедствий, военных действий, террористических актов и других подобных событий) и отсутствия возможности эвакуировать чистые бланки трудовых книжек и вкладышей они уничтожаются по акту путем сожжения. В акте указывается только количество книжек и вкладышей, по возможности - их серии и номера.

В этих же условиях трудовые книжки работников могут быть выданы им под роспись в книге учета  движения трудовых книжек и вкладышей  к ним.

Вся остальная кадровая документация должна быть эвакуирована в первую очередь, а при отсутствии такой возможности - уничтожена (кроме дел с подлинниками приказов по личному составу и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним). Для эвакуации документов в кадровой службе постоянно должна находиться необходимая надежная тара (непромокаемые мешки, контейнеры, чемоданы). За кадровой службой заранее должна быть закреплена автомашина.

Организационные и технологические  аспекты защиты персональных данных в кадровой службе могут найти  отражение в двух регламентирующих документах фирмы.

Прежде всего, должно быть разработано положение о  персональных данных работников фирмы, в котором целесообразно четко  определить конкретные обязанности  руководителей и работников в  части использования этих данных в служебных целях. Функциональные обязанности этих лиц следует связать с составом передаваемых им персональных данных. Пользование другими данными им не разрешается. Положение должно содержать схему распределения доступа к персональным данным, состав должностных лиц, дающих разрешение на ознакомление с ними и несущих за это ответственность.

Положением должна быть определена форма обязательства  указанных лиц за сохранность  персональных данных и их конфиденциальность. Одновременно регламентируется порядок  ознакомления работников фирмы со своими персональными данными, документами и учетными формами, в которых эти данные фиксируются, порядок взаимоотношений кадровой службы и работника по поводу сбора, документирования, использования, актуализации, уничтожения и хранения его персональных данных. [1]

Во-вторых, должна быть составлена инструкция, отражающая этапы, процедуры  и методы традиционной или автоматизированной технологии обработки и хранения персональных данных, методы и средства документирования данных и формирования баз данных.

В частности, в инструкции следует закрепить технологическую  цепочку составления и оформления приказов и иных кадровых документов, технологические процедуры и  операции их хранения, регламентирован  порядок формирования, ведения и  хранения личных дел работников, ведения и хранения трудовых книжек работников.

Следует тщательно определить условия включения документов в  личные дела, правила ведения описи  документов личного дела, изъятия  документов из личного дела, выдачи документов на рабочие места руководителей, проверки сохранности личных дел и документов личного дела.

Особое внимание в  инструкции следует обратить на организацию  и документирование процедур тестирования и анкетирования кандидатов на должность  и работников, проведения собеседований и аттестации, порядка ознакомления этих лиц с материалами психологического отбора.

В инструкции должна быть определена технология формирования и  ведения традиционных или автоматизированных справочно-информационных систем (картотек, журналов, баз данных), обеспечивающих поисковые, учетные и отчетные функции при работе сотрудников кадровой службы с персональными данными работников. Установлено, в какие документы и учетные формы следует ввести необходимые зоны и графы для отражения факта ознакомления работников со своими персональными данными.

Говоря о технологии защиты информации в кадровой службе, необходимо учитывать, что помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени  тратят на прием посетителей.

Важно, чтобы прием  посетителей осуществлялся только в те часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в том числе работники фирмы.

Целесообразно, чтобы  приемные часы были разными для работников фирмы и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разграничение необходимо ввиду того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет прослушивать переговоры работников фирмы, знакомиться с работниками, их привычками, чертами характера, что в последующем может стать основой для формирования канала несанкционированного доступа к ценной информации.

Прием посетителей должен быть организован таким образом, чтобы в помещении службы не было лиц, ожидающих приема. Не должны возникать  так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие приема, всегда подсознательно или умышленно прослушивают переговоры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры. [1]

Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются.

При выдаче справки с  места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта  справка выдается. Не разрешается  выдавать ее родственникам или сослуживцам  лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки 1-2, а не пропуска, т.к. работник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ставит на справке печать. За получение справки работник фирмы расписывается в журнале учета выдачи справок. Ответы на правомерные письменные запросы других фирм, учреждений и организаций даются с разрешения первого руководителя фирмы и только в письменной форме и том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений. По возможности персональные данные обезличиваются.

В помещении кадровой службы в часы приема посторонних лиц может находиться работник службы безопасности организации, фирмы. Целесообразно также наличие сигнализации, оповещающей работников этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяжелых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т. п.

В целях удобного доступа  посетителей в кадровую службу помещения  службы должны располагаться на первом этаже, поблизости от входа в здание. В часы приема лиц, не являющихся работниками  фирмы, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих.

Проход посторонних  лиц в помещение отдела контролируется сотрудником службы безопасности: посетитель идентифицируется по паспорту или служебному удостоверению, при необходимости  посетителя провожают. Бесконтрольное нахождение посторонних лиц в здании фирмы не допускается. Проход посторонних лиц на другие этажи здания и помещения может быть блокирован охраной фирмы.

Следовательно, порядок  функционирования кадровой службы должен быть подчинен решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от множества видов угроз, которые может создать злоумышленник, чтобы завладеть этими сведениями и использовать их в противоправных целях. [4]

                                     Список литературы

1. Делопроизводство: образцы,  документы, организация и технология  работы./  Под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект 2008.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. -М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. С. 25-30.

3. Ильяков Д.В., Грачев В.С. Подсчет и оптимизация документооборота //Управление персоналом. – 2008. – № 3. – С.38–39.

4 .Никонова В.И., Яковлев В.Я. Система Документооборота. М., 2007. С. 256-300.

5. http://delpro.narod.ru/

6. http://working-papers.ru/