Подготовка специалистов в области документоведения

Подготовка специалистов в области документоведения

Рассматриваются основные этапы подготовки специалистов-документоведов в соответствии с потребностями общества, совершенствованием экономической системы, изменением структуры делопроизводства: открытие кафедры советского документоведения в 1960 г. в Московском государственном историко-архивном институте, факультета в 1964 г. в этом же вузе, специальностей во многих вузах России в 1990-х гг. Анализируются причины и обозначаются основные этапы слияния двух специальностей в направление «Документоведение и архивоведение». Определяются главные требования к специалистам по документационному обеспечению управления.

План

1.      Необходимость подготовки специалистов в документационном обеспечении управления

2.      Открытие факультетов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

2.1. Открытие кафедры «Советского делопроизводства» в МГИАИ в 1960 г.

2.2. Открытие факультета государственного делопроизводства в МГИАИ в 1964 г.

2.3. Открытие специальности в других вузах России в 90-х гг. 20 века

3.      Федеральные образовательные стандарты по подготовке документоведов

4.      Слияние двух специальностей в направление «Документоведение и архивоведение»

5.      Требования, предъявляемые к специалистам-документоведам

Необходимость подготовки кадров высшей квалификации для сферы документационного обеспечения управления является на сегодняшний день обязательным элементом эффективного труда в сфере управления. Наиболее остро вопрос о введении специального образования по документоведению встал еще в 1960-х годах. Это было связано, прежде всего, с практической потребностью совершенствования работы государственного аппарата, вызванной резким отставанием производительности труда в управленческой сфере [3, с. 3].

Для того чтобы повысить производительность труда нужно механизировать работу с документацией, привести к единому виду сам документ и операции по его обработке. Решить эту проблему может только документовед высшей квалификации. Так, Московский государственный историко-архивный институт предложил взять на себя подготовку специалистов по организации делопроизводства, в связи с тем, что вуз имеет большой опыт в преподавании источниковедческого анализа документов, фондировании, формировании дел в архив, экспертизе ценности документов. Таким образом, в нашей стране была создана кафедра «Советского делопроизводства» в 1960 году. Однако внедрение Единой государственной системы делопроизводства, задачей которой было распространить принципы эффективной и упорядоченной организации управленческого труда, повлекло за собой еще одну проблему – не хватало специалистов одной кафедры, потребовалось достаточно большего количества кадров с высшим образованием. Таким образом, в 1964 году приказом Минвуза РСФСР был образован факультет государственного делопроизводства, который решил проблему подготовки специалистов-документоведов. Данный факультет на протяжении долгих лет был единственным, обучение в котором велось на дневном, вечернем и заочном отделениях.

В 1987 году коллегия Министерства высшего и среднего специального образования СССР отметила, что уже свыше 17 млн. человек занимаются управленческой деятельностью, связанной с документальной информацией. Но, тем не менее, наблюдалось отсутствие правильно организованных служб делопроизводства, а также единой комплексной системы документационного обеспечения управления, знаний и навыков работы с документами у специалистов отдела, что приводит к заметному снижению эффективного управления и многим другим проблемам в организации. Причина была в нехватке квалифицированных специалистов, имеющих навыки обеспечения технологического процесса документирования, отсутствии понимания в необходимости о подготовке и повышении квалификации работников по делопроизводству. Решением коллегии стала организация Учебно-методического объединения по специальности – «Документоведение и документационное обеспечение управления в составе соответствующих факультетов и кафедр», целью которой явилось совершенствование учебной, учебно-воспитательной и научной работы, внедрение современных автоматизированных технологий в работе с документами.

С 90-х годов прошлого века началось обучение студентов документационного обеспечения управления в Московском институте управления им. С. Орджоникидзе. Позднее, произошла переоценка специалистов данной квалификации в связи с развитием новых направлений в экономике – руководители организаций все больше стали понимать, что специалист, организующий делопроизводственное обслуживание, должен обладать большим объемом знаний в разработке документов, так как неправильно оформленный документ может привести к экономическим потерям. Кроме того, все большее применение стали получать компьютерные программы и разработки, требующие дополнительных знаний. Так, открывались факультеты документоведения в университетах и институтах по всей стране [3]. Данная специальность начинает приобретать популярность среди молодого поколения, благодаря высокому спросу и отсутствием проблем с трудоустройством [2, с. 8].

Государственные требования к подготовке специалистов-документоведов закрепили первые государственные образовательные стандарты высшего профессионального образования, которые были утверждены в 1990-х гг. и рассчитаны по 2000 г. Министерством образования России [3, с. 5].

В соответствии со вторым стандартом 2000 г. специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» была переведена в группу междисциплинарных гуманитарно-социальных специальностей. Вскоре произошло слияние специальностей «Документоведение и ДОУ» и «Историко-архивоведение» в «Документоведение и архивоведение, имеющих один объект для изучения – документ. Следует заметить, что данное направление вполне адекватно, так как оно изучает документ во всех его смыслах. В 2007 г. приказом Минвуза был введен бакалавриат «Документоведение и архивоведение» и магистратура «Документоведение и архивоведение»

В 2009 г. были утверждены Федеральные государственные образовательные стандарты по данным направлениям подготовки [3, с. 6]. Слияние двух специальностей прошло несколько этапов. В начале 2007 г. на заседании учебно-методических комиссий было принято решение об объединении их в одно направление. На втором этапе 28-30 мая 2007 г. разрабатывались общие направления, и предлагался примерный набор дисциплин. В октябре 2007 г. состоялось третье заседании комиссии. Окончательное согласование варианта Федерального государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по направлению «Документоведение и архивоведение» произошло в апреле 2008 г. представителями более 50 вузов [2].

Итак, с 2011 г. обучение студентов по документационному обеспечению управления будет проходить по стандарту третьего поколения. В стандарте для бакалавриата, как и прежде, присутствуют блоки гуманитарного, социального и экономического цикла; математического, естественнонаучного, программно-информационного и профессионального цикла; включены учебные и производственные практики и итоговая государственная аттестация в виде экзаменов и выпускной квалификационной работы. В стандарте по магистратуре утвержден общенаучный, профессиональные циклы, практика и научно-исследовательская работа, аттестация в виде экзаменов [3, с. 7].

На сегодняшний день службы делопроизводства уже не представляют работу без специалистов высшей квалификации. Основными задачами таких отделов является ведение документационного обеспечения деятельности, учитывая современные требования; обеспечение единого порядка работы с документами, начиная с их создания до сдачи в архив или уничтожения. Для того чтобы эти функции выполнялись эффективно, выявлены основные требования, предъявляемые к специалистам, которые осуществляют управленческую деятельность. Обязанности специалистов в области делопроизводства очень многообразны. К их числу отнесены: ведение документоведения в организации с использованием компьютерных технологий и различных программ, создание унифицированных форм документов, разработка единой системы документации, упорядочение документов, передача их в архив, разработка новых баз данных, поддержание психологической обстановки в коллективе и прочее [1, с. 5]. Отмечается, что этих базовых обязанностей, которые должен выполнять специалист в области документоведения недостаточно для эффективности работы организации. Во-первых, постоянно меняется законодательство, во-вторых, все большее значение приобретают новейшие автоматические системы. Таким образом, секретарь должен постоянно обновлять и пополнять свои знания, следить за выходом новых законодательных актов в области документоведения, а также внедрять в свою деятельность современные компьютерные технологии. Так, например, за последние годы вышло большое количество различных постановлений и законов, которые постепенно проникают в сферу управления. К примеру, Постановления Правительства РФ «Об утверждение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», Федеральные законы «Об электронной цифровой подписи» и «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [1, с. 6].

Таким образом, необходимость в подготовке специалистов высшей квалификации была осознана еще полвека назад, было пройдено несколько важных и решающих этапов по совершенствованию образовательных стандартов и сейчас это является важным фактором эффективной и перспективной работы организации. Каждому работнику в сфере делопроизводства необходимо постоянно совершенствовать свои знания, а именно посещать семинары, курсы повышения квалификации, проходить аттестацию, чтобы сделать свое производство прогрессирующим и современным.

Список использованных источников

1.      Кузнецова Т. В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2010. - № 1. – С. 3 – 6.

2.      Кузнецова Т. В. Подготовка кадров высшей квалификации для сферы документационного обеспечения управления / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2008. – № 3. – С. 7 – 10.

3.      Кузнецова Т. В. Полвека подготовки специалистов-документоведов / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2010. - № 3. – С. 3 – 8.