Подготовка и проведение делового совещания

     Есть  немало высококвалифицированных менеджеров, которые используют приемы эмоционального воздействия на говорящего. Психологи называют эти приемы «отражением чувств». Они хороши тем, что соединяют вас с эмоциональной сферой партнера, налаживая с ним обратную связь через пересказывание наблюдаемых у него эмоций.

     Короткое  признание чувств другого человека очень часто бывает полезным. Положим, ваш работник чем-то глубоко огорчен, и это мешает ему работать. Пока он не израсходовал весь свой эмоциональный запал, не стоит сразу переходить к делу, интересующему вас. Признание его как личности, выраженное в отражении его чувств, усиливает позитивное отношение к вам в процессе его рассказа, улучшая тем самым позитивное отношение к работе вообще.

     Иногда  приходится выслушивать длинный  путаный монолог. Это бывает по двум причинам. Во-первых, не все умеют  четко сформулировать свои мысли. Во-вторых, люди часто склонны приводить  гораздо больше фактов, чем это  необходимо. Один из наиболее деликатных способов их остановить - это сжато и коротко обобщить услышанное (сформулировать резюме).

     Такое обобщение похоже на пересказ, но у  него есть два отличия: 1) обобщение  напрямую подводит итог всего услышанного  и 2) оно указывает только на его  основные моменты. Обычно ведущий совещание  это делает примерно так: «Мы слышали, что вы сказали, и мне кажется, что вы сказали следующее...»

     Хотя  такое резюме говорит лишь о том, что говорящего выслушали, этот приём  позволяет продолжить обсуждение проблемы и ставит заслон повторам, отнимающим время.

     Таким образом, вся описанная выше микротехника делового общения в процессе делового совещания образует ОСНОВНОЙ ПОРЯДОК ВЫСЛУШИВАНИЯ. Его основные элементы следующие.

     Открытые  вопросы для получения общей картины проблемы, включая вопросы типа «что» для выявления фактов и «какие» для понимания чувств и ценностей в связи с этими фактами.

     Поощрение, которое заключается в повторении ключевых слов. Тем самым вы получаете более полную информацию.

     Обратная  связь в виде пересказа, чтобы выступающий понимал, что его правильно услышали.

     Отражение и признание чувств, дающее понять собеседнику, что вы заметили его основные эмоции.

     Резюме, систематизирующее, организующее факты и эмоции.

     Действуя  по этой схеме, руководитель сможет хорошо провести совещание. Открытые вопросы  позволят всем присутствующим высказать  свое мнение. Приём поощрения поможет  развить главные идеи, а пересказ и отражение чувств подскажут  менеджеру, правильно ли он выслушал группу. Обобщение (резюме), применяемое  по ходу совещания и обязательное в конце, поможет ему организовать факты и чувства в систему.

     Список  используемой литературы

1. Айви А. Лицом к лицу: Практическое пособие для освоения приемов и навыков делового общения. Новосибирск, «ЭКОР», 1995.- 96 с.

2. См. также раздел  «Постановка вопросов и техника  ответов на них» настоящего  пособия.

3. По книге: Зайверт Л. Ваше время -- в ваших руках.-- М.: Экономика, 1990.

4. Власова Н. ...И проснешься боссом. Справочник по психологии управления.-- Новосибирск «Экор», 1994.

5. Мартин Д. Манипулирование встречами: Как добиться чего вы хотите, когда вы этого хотите//Пер. с англ.-- Минск: Амалфейя, 1996.

6. По книге: Айви А. Лицом к лицу: Практическое пособие для освоения приемов и навыков делового общения.-- Новосибирск, «ЭКОР», 1995.

7. Подробнее  см.: Веселое П.В. Профессия -- секретарь.-- М.: ИВЦ «Маркетинг», 1994.-- 96 с.

8. Наполеон ХИЛЛ. : Думай и Боготей//Пер. с англ. - Минск, «Попурри», 2000 г.