Подготовка и передача документов для архивного хранения

• наименование учреждения и его непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения, индекс дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Кроме того, на обложках дел  постоянного хранения предусматривается  место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел  постоянного хранения проставляется  чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в  годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется  карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются  чернилами после включения дел  в годовые разделы сводных  описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать  следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием  подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят  на обложку из номенклатуры (последний  целесообразно проставлять и  на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе  их хранения).

В конце делопроизводственного  года в оформление обложки дела постоянного  или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке  дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок  дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной  с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В  необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться  их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки  дела является дата дела, т.е. годы заведения  и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит  от всестороннего учета характера  и вида документов, которые в них  сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего  протоколы заседаний коллегиальных  органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного  дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое  оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном  листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и  до сдачи в ведомственный архив  дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для  этой цели помещениях. Дела помещают в  закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы  из дел постоянного хранения можно  лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа  и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных  граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После  завершения делопроизводственного  года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в  котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель  и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения  учреждения передают в ведомственный  архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в  архив передаются регистрационно-контрольные  карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный  архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных  подразделений и утвержденному  руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения передаче в  ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно  в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или  в структурных подразделениях. В  исключительных случаях по решению  руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный  сотрудник архива) или лицо, ответственное  за архив, в присутствии работника  сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце  описи в каждом ее экземпляре цифрами  и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также  ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется  количество листов в деле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Передача документов на архивное хранение – это заключительный этап делопроизводства. Документ создается, выполняется, используется, а потом  его сдают в архив. Это может  быть ведомственный, государственный  или просто архив предприятия.

Формирование, сохранение и  эффективное использование документов с обязательным соблюдением установленных  правил рано или поздно потребует  от организации создания дополнительного  структурного подразделения. Документы, согласно нормативам, следует хранить  в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для  этого необходимо отвести необходимое  помещение (или помещения), где устанавливают  запирающиеся шкафы или стеллажи, обеспечивающие полную сохранность  документов. Хранить документы в  неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается. Кроме  того, подготовка документов к последующему хранению и использованию, являющаяся завершающим этапом делопроизводственного  процесса, включает экспертизу научной  и практической ценности документов, оформление дел, их описание, обеспечение  сохранности документов и дальнейшую передачу в архив организации.

Архивы – это специальные  помещения, где создаются все  необходимые условия для долговременного  хранения документов. Это означает, что правильная передача документов на архивное хранение позволяет создать  условия для их использования  в справочной работе учреждений, а  также производить пополнение Государственного архивного фонда РФ. 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

 

1. Кудряев В.А., Организация работы с документами. Учебник - 2-е изд., перераб: и под. -М.: ИНФРА-М,2002. -592 с.
2. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. -М.: МГИАИ, 2000. - 132 с.
3. Брызгалова К.М. Гост Р 6.30 – 2003 и Гост Р 6.30 – 97: Изменении, о которых еще не говорили // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007.№3. с. 7-16.