Подготовка дела к последующему хранению и использованию

Правильность  формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником  архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела  принимает заведующий ведомственным  архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Таким образом, в заключении данной работы можно  сделать следующие выводы.

Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются  в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке  целесообразно применять средства оперативного хранения документов. 
       Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие. - М.: Бизнес-школа  "Интел-Синтез": Журнальчик "Управление  персоналом", 2003.

2. Басаков М.И. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие для образоват. учреждений  сред. проф. образования. - М.: Дашков  и К, 2003.

3. Белоснежная Т.Р., Гавлин М.Л., Сокова  А.Н. Методика составления и  внедрения примерной номенклатуры  дел.// Секретарское дело. – 2005.

4. Делопроизводство: Учеб. для вузов  по специальности 350800 "Документоведение  и док. обеспечение упр. "/Под  общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Междунар. центр финансово-экон. развития, 2004.

5. Кирсанова М.В. Современное  делопроизводство: Учебное пособие.-М.: Инфра-М, 2003.

6. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учеб.-справ. пособие/. - М.: Дашков и К, 2004.