Отдел кадров и кадровая документация на предприятии

     Министерство  образования и науки Российской Федерации

     НАЦИОНАЛЬНЫЙ  ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

     ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)

     Исторический  факультет

     Кафедра истории и документоведения 
 
 
 
 
 

     Курсовая  работа

     Отдел кадров и кадровая документация на предприятии 
 
 
 
 
 

           Научный руководитель:

           старший преподаватель

           Г.Н.Алишина

           Автор работы: студентка

           1 курса группы  03005

           Вожова Дарья 
 
 
 
 
 
 

Томск 2011

     Оглавление

Введение……………………………………………………………………………...3

Глава 1. Общая  характеристика отдела кадров в организации…………………...5

Глава 2. Кадровая документация в организации…………………………………12

2.1 Задачи и  основные виды кадровой документации  …………………………..13

2.2 Правила составления  и оформления кадровых документов………………...14

2.3 Ответственность  за нарушение правил работы  с кадровой документацией.16

Заключение………………………………………………………………………….22

Список  использованных источников и литературы……………………………...23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Кадровая  документация играет большую роль как  в функционировании организации, так  и непосредственно в жизни конкретного человека – работника данной организации. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

     Кадровое  делопроизводство является одним из главнейших систем, который отвечает за кадровых работников, правильность составление документов. От сотрудника зависит многое, если он неправильно составил документ, то работник предприятие может остаться без заработной платы или пенсионного фонда. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

     Значение  кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Кроме того, от качественной работы кадрового сотрудника зависит целый ряд денежных начислений: от заработной платы до пенсионных выплат. Именно поэтому изучение кадровой документации актуально в современных условиях.

     По  данной проблеме существуют многочисленные  исследования. Среди них можно  отметить таких авторов, как Т. В. Кузнецова¹, С.Л. Кузнецов², Л. А. Доронина³,  В. А. Андреева⁴.

     К примеру, Т. В. Кузнецова и С. Л. Кузнецов в своей работе более подробно рассмотрели взаимодействие кадровых служб с другими структурными единицами . В работе В.А. Андреева акцент сделан на классификацию кадровой документации и более подробно рассмотрена документация по личному составу. Л.А. Доронина обратила свое внимание на локальные нормативные акты и документы по личному составу.

     Объектом  исследования в данной работе является кадровая служба.

     Предмет исследования – деятельность отделов кадров по документированию трудовых отношений.

     Цель  данной работы – изучение кадровой документации.

     Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

     - дать общую характеристику отделу кадров;

     - определить виды и задачи кадровой  документации;

     - рассмотреть правила оформления  кадровой документации;

     - обозначить ответственность за нарушение правил работы с кадровыми документами.

     Для достижения цели и задач исследования были привлечены следующие источники: Положение о ведение классификации предприятий и организации и Постановление Госкомстата России об утверждении унифицированных форм первично учетной документации по учету труда и его оплате от 05.01.2004 №1⁵. 

 

Глава 1 Общая характеристика отделов кадров в организации.

           Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение – кадровая служба. Она называется по-разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и т.д. Не зависимо от названия это должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиняющиеся, в силу важности решаемых этой службой задач, непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей (например, заместителю директора по кадрам).

          Выбор организационной формы – управление, департамент, отдел и тому подобное, зависит от многих факторов⁶:

• масштабов и места организации в системе управления;
• организационно-правовой формы организации;
• количества работающих;
• порядка подбора кадров;
• объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и др.

     Например, в определенных организациях обязательна  конкурсная система приема на отдельные  должности, в других – обязательна  аттестация работников; в вышестоящей  организации, имеющей подведомственную сеть, служба кадров осуществляет методическое руководство кадровым подразделением организаций, входящие в её ведомство (предприятий, институтов) и оформляет трудовые правоотношения с руководителями этих структур⁷.

     Различные масштабы и задачи поражают организационное разнообразие кадровых служб. В министерствах, крупных государственных и коммерческих организациях создаются управления кадров, которые могут делиться на отделы, сектора и т.д. На больших предприятиях обычно бывают отделы кадров. Если организация небольшая, служба кадров не создается, а в организации выделяется специальный работник (инспектор или менеджер по кадрам), выполняющий всю работу кадровой службы, но в меньших объемах. Он должен быть освобожден от всех видов деятельности. И наконец, в совсем маленькой фирме работа с кадровой документацией входит в обязанности секретаря – референта (секретаря), но как обособленный участок работы, и выполнение этой функции должно быть отраженно в должностной инструкции секретаря-референта (секретаря).

     Статус  кадровой службы конкретной организации, её место в системе управления, цель, задачи, функции, права и ответственность  закрепляются в организационно-правовом документе – положение о подразделении (служб кадров).

     Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении – документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста⁸:

• общие положения;
• цели и задачи;
• функции;
• права и ответственность;
• руководство;
• взаимоотношения (служебные связи);
• организация работы.

     Начинается  Положение о службе кадров, как  и положение о любом структурном подразделении, с раздела «Общие положения», в котором важно указания на то, что служба кадров (дается точное название подразделения, например управление, отдел и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю или его заместителю по кадрам. Таким образом, сразу определяется место службы и ее значимость. Напомним, что самостоятельным считается структурное отделение, находящиеся в непосредственном подчинении руководству организации.

     Далее можно указать структуру службы. Например, в состав службы входят: отделы, если это управление, сектора, группы и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).

     Учитывая, что Положение действует длительный период, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирмы штаты службы могут быстро измениться).

       Обязательным является пункт  – какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. В разделе «Общие положения», как правило, входит пункт о руководстве службы, в котором указывается наименование должности (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу кадров должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) образованием и определенным стажем работы.

     Цель  любой службы кадров – осуществление эффективной кадровой политики, направленной на полное обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения всех задач, стоящих пред организацией. С переходом к новым экономическим отношениям, главной задачей большинства организаций становятся получение максимальной прибыли, а выполнение этой задачи требует подбора специалистов-профессионалов высокого класса. Поэтому в задачи кадровой службы можно записать⁹:

• перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий и специальностей;
• комплектование организации необходимыми кадрами высокой квалификации;
• обеспечение движения кадров, подготовка резерва на движение;
• повышение квалификации работников;
• проведение регулярной аттестации;
• постоянное совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала;
• учет личного состава и систематический его анализ и т.д.

       Основным в положении является  раздел «Функции», в котором,  сгруппировав по задачам, перечисляют виды работ, выполняемые службой кадров.

     Например¹⁰:

• составление перспективных, годовых, квартальных планов по труду и кадрам;
• создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров)
• подбор кандидатов и ведение резерва;
• отбор на вакантные должности;
• организацию и ведение аттестации;
• подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников;
• оформление приема на работу;
• оформление перевода;
• оформление увольнений;
• подготовка документов для представления к награждениям и поощрениям;
• оформление взыскания;
• оформления командировок;
• подготовка документов для пенсионного страхования;
• составление и ведение графика отпусков;
• оформление и учет трудовых книжек;
• формирование и ведение личных дел работников;
• анализ текучести кадров;
• ведение установленной отчетности;
• оформление справок, подтверждения работы и стажа;
• подготовка документов для назначения пенсии;
• ведение учета личного состава;
• ведение табельного учета;
• контроль за состоянием трудовой дисциплины;
• оформление пропусков и т.д.

     При формулировании отдельных функции  можно воспользоваться квалификационными  характеристиками руководителей, специалистов и других категорий служащих, разработанных  НИИ труда¹¹ и нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров¹².

     Важнейшим является раздел «Право и ответственность». Например, право¹³:

• запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые данные о работниках;
• требовать в установленных случаях предоставления соответствующих документов (например, объяснительные или докладных записок, копий свидетельства о браке и т.д.)
• вносить на рассмотрение руководства предложения по кадровым вопросам;
• решать, в пределах своей компетенции, вопрос о пригодности претендента для занятия конкретной должности;
• давать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности службы кадров.