Отчет по учебно-ознакомительной практике в архиве ДГТУ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ДГТУ)

Факультет «Международный»

Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация» 

Отчет принят   

__________________

__________________

«___»_______2011 г. 
 

ОТЧЕТ

по учебно-ознакомительной практике

в архиве ДГТУ 
 
 
 
 

Составил:

студентка группы МДУ-32                                                              М.Ю. Бриткова 
 

Руководитель практики

от кафедры                                                                                     Т.Д. Рогачева 
 

Руководитель практики

от организации                                                                              Н.Е. Легостаева 
 
 
 
 
 

Ростов-на-Дону

2011 год 

Содержание: 

1. Введение………………………………………………………………………3

2. Общая часть…………………………………………………………………...4

3. Дневник практики………………………………………………………….....6

4. Заключение……………………………………………………………………7

5. Характеристика……………………………………………………………….8 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

   В соответствии с учебным планом я проходила учебно-ознакомительную практику в архивном отделе Донского Государственного Технического Университета с двадцатого июня по первое июля.

   Я была принята для прохождения учебно-ознакомительной практики на должность техника архивного отдела.

                                              

   В процессе прохождения производственной практики:

- Ознакомилась с основными задачами и функциями  архива ДГТУ ;

- Ознакомилась с нормативными документами архива ДГТУ;

- Изучила цели, задачи и функции службы ДОУ;

- Рассмотрела функции в целях выполнения основных задач университета по архивному делу;

- Ознакомилась с положением архивного отдела ДГТУ ;

- Изучила комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- Изучила работу с основными документами, составляющими личное дело сотрудников и студентов(выпускников и отчисленных); 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Общая часть

     Основными задачами архивного отдела ДГТУ являются:

- Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- Учет и обеспечение сохранности документов;

- Создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- Использование хранящихся в архиве документов;

     В целях выполнения основных задач архив ДГТУ осуществляет следующие функции:

- Принимает упорядоченные документы структурных подразделений ДГТУ   - источников комплектования архива

- Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

- Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

- Организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

- Проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

- Организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

- Оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

     Архивный отдел ДГТУ осуществляет прием электронных документов (далее - ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

     Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

         Самое главное и ответственное действо - подготовка документов к сдаче в архив организации. Подготовка документов заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива. Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

- Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве;

- Оформление дел в соответствии с установленным порядком;

- Экспертиза ценности документов и дел;

- Описание дел, передаваемых в архив организации;

- Передача документов в архив организации; 
 
 
 

Дневник

     Практики студентки гр. МДУ-32  Бритковой Маргариты Юрьевны, проходившего практику в Архиве Донского Государственного Технического Университета.

       

Руководитель практики:

Начальник

архивного отдела                                                                   Н.Е. Легостаева 

    Заключение 

   Прохождение производственной практики является важным элементом учебного процесса по подготовке специалиста.

   Основными задачами учебно-ознакомительной практики являются:

- Ознакомление с основными задачами архива;

- Ознакомление с нормативными документами архива;

- Изучение целей, задач и функций службы ДОУ;

- Рассмотрение функций в целях выполнения основных задач университета;

   Я понял, что на практике будет востребована основная часть знаний, полученных мной на занятиях.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Характеристика 

    Студентки 3 курса ГОУ ВПО «Донского Государственного Технического Университета», гр. МДУ-32, Бритковой Маргариты Юрьевны проходила учебно-ознакомительную практику по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления в архиве ДГТУ в период с 20.06.2011 по 1.07.2011 гг.

    Во время прохождения практики студентка изучала следующее:

    - прием, учет, и хранение всех законченных делопроизводством документальных материалов, контроль за их состоянием;

    - ознакомление со сводной номенклатурой дел и структурой университета;

    - нормативные документы архива;

    - оформление и описание единиц хранения, составление описей и порядок сдачи документальных материалов в архив.

    Бриткова Маргарита доброжелателена, трудолюбива, организована, дисциплинирована. 

    Практика заслуживает оценки «Отлично». 
 
 
 
 

    Начальник

    архивного отдела                                                                   Н.Е. Легостаева