Особенности оформления распорядительной документации

  Приказы, касающиеся основной деятельности личного  состава, издаются отдельно. Проекты  приказов готовятся структурным  подразделением или отдельным должностным  лицом по поручению руководителя. Должностное лицо, подготавливающее проект приказа:

  – просматривает все приказы, ранее издававшиеся по данному вопросу;

  – согласовывает со всеми заинтересованными руководителями структурных подразделений или отдельными должностными лицами.

  Проект  визируется на первом экземпляре приказа. Проект приказа печатается на чистом белом листе бумаги формата А4. Формуляр приказа имеет соответствующие  реквизиты: заголовок, текст, подпись. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей:

  – констатирующей

  – распорядительной.

  В констатирующей части указываются фактические  обстоятельства и мотивы, послужившие  основанием издания приказа в  соответствии с которым он принимается.

  Распорядительная  часть приказа издается в повелительной  форме и начинается словом Приказываю, которое печатается прописными буквами  с отдельной строки. Формулировки распорядительной части приказа  должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется  отдельным пунктом. По каждому пункту указывается исполнитель – должностное  лицо или структурное подразделение (в дательном падеже), предписываемые действия и срок исполнения. Заканчивается  распорядительная часть приказа  указанием в адрес тех, на кого возложен контроль за исполнением данного приказа.

  Датой приказа является день его подписания. Подписывается первый изготовленный  на бланке экземпляр приказа руководителем  аппарата, руководителем структурного подразделения: управления, комитета или  отдела (имеющих юридический статус). 

  2.2 Требования к составлению и оформлению протоколов

  Протокол  – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется  на общем бланке формата А4. В протоколе  указываются:

  – наименование органа, вид документа, номер и дата проводимого мероприятия, место проведения, общее количество присутствующих на заседании, собрании, конференции и т.д.;

  – председатель и секретарь проводимого мероприятия;

  – повестка дня (с указанием количества вопросов по порядку и их названием);

  – основной текст протокола;

  – подпись.

  Основной  текст протокола делится на разделы  в соответствии с пунктами повестки дня заседания. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого  раздела состоит из позиций: Слушали, Выступили, Решили, которые пишутся  прописными буквами, после них ставится двоеточие. В позиции «Выступили»  указываются инициалы, фамилии и  должности выступивших по данному  пункту повестки дня. В позиции «Решили» излагаются принятые на совещании решения. Если решение оформляется отдельным  документом, то пишется: «решение по данному  вопросу прилагается».

  К протоколу  прилагается список присутствующих с указанием:

  – порядкового номера;

  – фамилии, имя, отчества, должности и места работы;

  – стенограммы;

  – при необходимости, указателя, рассылки, выписки из протокола, решений.

  Протокол  регистрируется составителем, ему присваивается  порядковый номер в пределах календарного года, дата проведенного мероприятия. Срок оформления протокола до 3 дней. Подлинник протокола вместе с  указателем рассылки, в котором сделана  отметка о дате отправки необходимых  материалов исполнителям, остается в  структурном подразделении, подготовивших  его и подлежит хранению согласно номенклатуры дел. Учет протоколов осуществляется поэкземплярно. Протокольные решения  доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке «Выписка из протокола», либо с помощью рассылочного листа. Выписки из протоколов заверяются подписью и учитываются поэкземплярно. 
 

    
 
 
 
 
 

  3.Анализ составления и оформления организационно-распорядительной документации.

  Анализ  письма на соответствие нормативной  базе.

  На  фирменном бланке организации отсутствуют:

  - Государственный  герб Российской  Федерации;

  - герб  субъекта Российской Федерации;

  - код  формы документа;

  - наименование  вида документа;

  - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

  - место составления или издания документа;

  - адресат;

  - гриф  утверждения документа;

  - резолюция;

  - заголовок  к тексту;

  - отметка  о контроле;

  - гриф  согласования документа;

  - виды  согласования документа;

  - оттиск  печати;

  - отметка  о заверении копии;

  - отметка  о поступлении документа в  организацию;

  - идентификатор  электронной копии документа.

  Наименование  организации на государственном  языке Российской Федерации должно быть на первом месте, в данном документе  на втором. Отсутствует сокращенное название организации.

  Данной  организации стоит пересмотреть своё наименование на государственном  языке, его расположение.

  Проставлять на издаваемые документы дату, место их составления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Заключение

  Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения  управления не отвечают современным  условиям и приводят к сужению  ресурсов пополнения Архивного фонда  РФ. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых  информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение  рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических  процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, мы считаем, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях — управлению документацией на методологии информационного менеджмента.  
 
 
 
 
 

                                          
 
 
 
 
 

                                                         Литература

    1 Соколова А.Н. Деловая документация в сфере управления. — М.: Знание, 1985.

  2.Развитие  понятия «документ».Журнал Делопроизводство. — 2000. — № 1, — С. 5-9.

     3.Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1959; Он же. Теория и практика архивного дела. Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1946; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопр. архивоведения. — 1964. — № 2 и др.

  4.Комментарий к Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» (под ред. И.Л. Бачило, А.В. Волокитина и др.). М.: ИГП РАН, 1996; Бачило И.Л. О праве собственности на информационные ресурсы // Информационные ресурсы России. — М., — 1997. — № 4; Она же. Информационные ресурсы как объект права и объект отношений, регулируемых ГК РФ // Там же. —J999. —№ 1; Она же.

   5.Организация работы с документами: Учебник. — М.: Инфра, 1998. — С. 66.

   6.Материалы сети «Интернет» поиск по коллекции рефератов revolution.

  18.08.2009 в 14:30-18:00