Особенности оформления документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической хоровой капеллы имени С.

2.1.2 Формирование приказов в дела

Приказы по личному составу формируются  в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в  одно дело документы с разными  сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют  два срока хранения: 75 лет и 5 лет [24].

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы  о предоставлении очередных и  учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках [10].

Практика использования документов по личному составу показывает, что  при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать  в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы  о приеме, увольнении, перемещении  работников, то есть приказы, связанные  с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении  и т.д., то есть приказы, в которых  содержатся сведения о заработной плате [19]. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию [2].   

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу  формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом  порядке и с относящимися к  ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами  работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать  в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей  нумерацией [4].

 

2.2 Автобиография, как документ по личному составу

Автобиография (от гр. аutos-сам, bios– жизнь, grapho - пишу) – это описание своей жизни [7].

Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке.

Автобиографию составляют в произвольной форме, но отдельные элементы и реквизиты  должны присутствовать в ней обязательно. Все сведения о себе излагают в  повествовательной форме от первого  лица в хронологической последовательности (с указанием месяца и года) и  таким образом, чтобы получить представление  о жизни, квалификации и общественной деятельности автора автобиографии. 

Существуют такие виды автобиографии: автобиография-рассказ, которую составляют в форме описания, и автобиография-документ, в которой излагают точные факты.  

В автобиографии-документе указывают  такие сведения [7]:

- название вида документа (автобиография);  
- фамилия, имя, отчество автора (настоящие и бывшие, если были изменены);  
- дата рождения;  
- место рождения;  
- социальное происхождение;  
- сведения о родителях (фамилия, имя, отчество (настоящие и бывшие), даты рождения (смерти), где и кем работают; если не работают, то указывают последнее место работы);  
- образование и специальность по диплому;  
- трудовая деятельность;  
- последнее место работы или учебы, должность;  
- награды и поощрения;  
- семейное положение и состав семьи;  
- паспортные данные, домашний адрес, номер телефона. 

Внизу текстовой части указывают  дату составления автобиографии (слева) и подписываются (справа). Автобиография хранится в личном деле.

Автобиография относятся к официальным документам, содержащим персональную информацию о сотруднике [14].

Согласно ст.88 ТК РФ работодатель не должен передавать персональные данные сотрудника третьей стороне без  необходимого получения письменного  согласия на то сотрудника (исключение составляют моменты, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни  и здоровью работника, а также  в случаях, установленных федеральным  законом) [6].

 

2.3 Личная карточка как документ по личному составу

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров [8].

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и  могу объясниться", "читаю и  перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу  лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов [15].

При изменении сведений о  работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые  заверяются подписью работника кадровой службы [18].

Основными документами, на основании  которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих  в запасе:

п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

п. 4 "Полное кодовое обозначение  ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101" или  шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");

п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А" [20];

в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях  наличия мобилизационного предписания  и (или) штампа о выдаче и изъятии  мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных  за организацией на период мобилизации  и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву  на военную службу:

пункты: п. 1 "Категория  запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение  ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются [20];

п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";

п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными  ограничениями), В (ограничено годные к  военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных  документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного  возраста пребывание в запасе, или  гражданина, призванного не годным к военной службе по состоянию  здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация  обязана ознакомить работника под  расписку в графе 6 форм.

В разделе "Отпуск" ведется  учет всех видов отпусков, предоставляемых  работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета  сведений о сотрудниках, обучающихся  в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др. [17].

 

2.4 Анализ документов по личному составу сотрудников Магнитогорской государственной академической капеллы им. С.Г. Эйдинова

В процессе исследования было проанализировано 3 приказа: 2 из них  – это приказы о приеме на работу, 1 – приказ о прекращении трудовой деятельности. Автобиографии 2 работников организации и личная карточка работника. Всего 6 документов.

2.4.1Анализ приказов по личному составу хоровой капеллы

Приказ о приеме на работу В.В.Рязанцева [Приложение 1]

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в магнитогорскую государственную академическую  капеллу им. С.Г. Эйдинова составляется по унифицированной форме Т-1 ОКУД.

Документ оформлен на бланке. Поля документа соответствуют ГОСТу  Р6. 30- 2003:

-левое поле не менее  20 мм;

-правое -10;

-верхнее - 20;

-нижнее - 20 мм.

Приказ изготовлен на бумаге белого цвета, формата А4.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в магнитогорскую государственную академическую  капеллу им. С.Г. Эйдинова составляется по унифицированной форме Т-1 ОКУД.

Документ полностью соответствует  унифицированной форме и содержит реквизиты, такие как:

• наименование организации,
• Код формы документа,
• Наименование вида документа,
• Дату документа,
• Регистрационный номер документа,
• Заголовок к тексту,  текст документа,
• Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на основании которого составлен приказ,
• Подпись,
• Визу ознакомления,
• Отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Все реквизиты приказа  располагаются на местах, отведенных им формой Т-1. Текст документа полный, не содержит грамматических ошибок.

Документ содержит  только одну ошибку: в реквизите «Виза  ознакомления» дата проставлена  с ошибкой (1.06.2009),  вместо последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Таким  образом дата должна была бы выглядеть таким образом: 01.06.2009.

Итак,  документ «Приказ  о приеме на работу» составлен верно, документ содержит только одну ошибку: в реквизите «Виза ознакомления». Других нареканий не имеется.

 

Приказ о прекращении  трудовой деятельности В.В.Рязанцева [Приложение 2]

Применяются для оформления и учета  увольнения работника(ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в магнитогорскую государственную академическую  капеллу им. С.Г. Эйдинова составляется по унифицированной форме Т-8 ОКУД.

Документ оформлен на бланке. Поля документа соответствуют ГОСТу  Р6. 30- 2003:

-левое поле не менее  20 мм;

-правое -10;

-верхнее - 20;

-нижнее - 20 мм.

Приказ изготовлен на бумаге белого цвета, формата А4.

Документ полностью соответствует  унифицированной форме и содержит реквизиты, такие как:

• наименование организации,
• Код формы документа,
• Наименование вида документа,
• Дату документа,
• Регистрационный номер документа,
• Заголовок к тексту,  текст документа,
• Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на основании которого составлен приказ,
• Подпись,
• Визу ознакомления,
• Отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Все реквизиты приказа  располагаются на местах, отведенных им формой Т-8. Текст документа полный, не содержит грамматических ошибок.

Итак, документ составлен  и оформлен верно, в полном соответствии с требованиями формы Т-8. Все реквизиты располагаются на своих местах. Информация доступна для восприятия. Нареканий к документу не имеется.

 

Приказ о приеме на работу И.Р. Галимзянова [Приложение 3]

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в магнитогорскую государственную академическую  капеллу им. С.Г. Эйдинова составляется по унифицированной форме Т-1 ОКУД.

Документ оформлен на бланке. Поля документа соответствуют ГОСТу  Р6. 30- 2003: