Особенности документирования трудовой деятельности персонала

Выдача вкладыша в трудовую книжку производится в  случае, если в ней заполнены все  страницы одного из ее разделов. Вкладыш  без трудовой книжки недействителен.

Выдача работнику  трудовой книжки при увольнении производится только после проверки и заверения  всех записей, внесенных в трудовую книжку за время работы работника  на предприятии, подписью уполномоченного  должностного лица персонала и подписью самого работника. Если же в день увольнения выдать трудовую книжку работнику по тем или иным причинам не представляется возможным, то предприятие принимает  меры к увольнению работника о  необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление  ее по почте.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине предприятия, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей  приказу формулировке причины увольнения работника предприятие возмещает  работнику не полученный им за все  время задержки заработок. Днем увольнения работника в этом случае считается  день фактической выдачи трудовой книжки.

 

Учет трудовых книжек и вкладышей в них, а также  бланков указанных документов ведется  в книге учета движения трудовых книжек и в приходно – расходной книге по учету бланков трудовой книжки. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на предприятие, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, вновь выданные работникам. В приходно – расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расхождением бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, запломбированы.

Хранение трудовых книжек и вкладышей в них, а так же бланков трудовой книжки вкладышей в нее осуществляется в соответствии с порядком и правилами, предусмотренными для хранения документов строгой отчетности, в приспособленных для того помещения, в закрывающихся на ключ в сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочего стола. Должностные лица, ответственные в хранение трудовых книжек и вкладышей в них, обязаны регулярно проверять наличие состоящих на хранении документов. При обнаружении недостачи трудовых книжек и вкладышей в них лица, ответственные за их хранение, обязаны немедленно заявить об этом и принять меры к розыску недостающих документов.

 

№ п/п	дата			От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, №, дата)	приход			расход
	число	месяц	год			количество		Сумма (руб.)	количество		Сумма (руб.)
						Книжек (серия, номер)	Вкладышей (серия, номер)		Книжек (серия, номер)	Вкладышей (серия, номер)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

 

ПРИХОДНО – РАСХОДНАЯ КНИГА

По учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

КНИГА

По учету  бланков трудовых книжек и вкладышей  в них

 

 

№ п/п	дата  приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее			фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки	серия и  номер трудовой книжки или вкладыша в нее	должность, профессия, специальность работника, сдавшего трудовую книжку или на которого заполнена трудовая	наименование  места работы ( с указанием структурного подразделения) куда принят работник	дата  и № приказа или иного решения, на основании которого произведен прием  работника	расписка  лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	получено  за заполненные трудовые книжки  или вкладыши в них (руб.)	дата  выдачи на руки трудовой книжки при  увольнении (прекращение трудового  договора)	расписка  работника в получении трудовой книжки
	число	месяц	год
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

(обложка)

Герб Российской Федерации 

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

( титульный лист)

Герб Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Фамилия ________________________________________________________

Имя ____________________________________________________________

Отчество________________________________________________________

Дата рождения __________________________________________________

Образование ____________________________________________________

Профессия, специальность ________________________________________

Дата заполнения ________________________________________________

Подпись владельца  книжки

дата

М.П.                   

Подпись лица, ответственного за владение трудовых книжек

                            __________________________________________________

                                          (разборчиво)

 

 

Сведения о работе

 

 

№ записи	дата			сведенья  о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнения (с указанием причин и ссылкой  на статью, пункт закона)	наименование, дата и номер документа, на основании  которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4

 

Сведения о награждении

 

№ записи	дата			сведения о награждении (поощрении)	наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

(без трудовой  книжки недействителен)

 

Герб Российской Федерации 

Фамилия ________________________________________________________

Имя_____________________________________________________________

Отчество_________________________________________________________

Дата рождения __________________________________________________

Образование ___________________________________________________

Профессия, специальность ____________________________________

Дата заполнения ________________________________________________

Подпись владельца  книжки

 

дата

М.П.                       

 

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек

       ______________________________________________________________

                                                         (разборчиво)

Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее выдаются уполномоченным должностным лицам  по заявке руководителя службы персонала. По окончании каждого месяца службы персонала предоставляет отчет  о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и о  суммах, полученных за оформленные  трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия. Испорченные  при заполнении бланки трудовой книжки и вкладышей в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками  при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течении 2 лет в отделе кадров службы персонала отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении  указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течении 50 лет, а  затем подлежат уничтожению в  установленном порядке.

Личная  карточка работника – это основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника предприятия. Указанный документ оформляется и ведется на каждого работника, принятого на предприятие в соответствии с приказом о приеме на работу.  Оформление личной карточки работника производится уполномоченным должностным лицом службы персонала непосредственно после документирования факта приема работника на работу на основании следующих документов:

- приказа  о приеме на работу

- трудовой  книжки

-паспорта

- военного  билета

- документов  об окончании учебного заведения

- страхового  свидетельства государственного  пенсионного страхования

- свидетельство  о постановке на учет в налоговом  органе

- иных  документов, предусмотренных законодательством. 

 

Хранение личных карточек работников предприятия осуществляется в алфавитном порядке. Присоединять к личным карточкам какие –  либо другие документы по персоналу  запрещается. Личные карточки уволенных  работников непосредственно после  увольнения изымаются из общего алфавитного  порядка  и в дальнейшем хранятся отдельно от личных карточек остальных  работников в хронологическом порядке, в соответствии с которым карточки уволенных группируются по годам  увольнения работников, а в пределах года – располагается в алфавитном порядке.

Личный  листок по учету кадров – это вспомогательный документ унифицированного первичного учета персональных данных работника предприятия. Указанный документ оформляется каждым работником при приеме на работу и включает необходимые для изучения работника персональные данные, на основании изучения которых работодателем принимается мотивированное решение о приеме на работу. На основании данных листка по учету кадров необходимые персональные данные вносятся в личное дело работника.

Личное  дело – это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о работнике предприятия. Личные дела ведутся:

• На работников из числа руководящего состава предприятия
• На работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность
• На работников, замещающих государственные должности государственной службы.

 

В соответствии с  Методическими рекомендациями Мосгорархива и предписаниями ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела работников из числа руководящего состава группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета
• дополнение к личному листку по учету кадров
• автобиография
• копия документа по образованию
• трудовой договор
• договор о материальной ответственности
• характеристики
• заявление о приеме на работу
• выписка из приказов о приеме на работу
• выписка из документов о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Помимо этих документов в личное дело помещаются справки  о состоянии здоровья работника, справки с места жительства, а  также его заверенные фотографии.

 

________________________________________________________________

( наименование предприятия, организации, учреждения) 

 

 

 

 

 

 

ЛИЧНОЕ  ДЕЛО № _______

__________________________________________________________________

                                              ( фамилия, имя, отчество)

 

 

Дата  начала _________________

Дата  окончания ______________

На ___________________ листах

Хранить ____________________

 

 

 

 

 

 

 

Ф. №______ Оп. №_____ Д. №_______

 

Ф. №______ Оп. №_____ Д.№_______