Основы документационного обеспечения

ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами. А также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. В последние годы ИСО уделяет много внимания стандартизации систем качества. Практическим результатом усилий деятельности этой организации являются разработка и издание международных стандартов. При их разработке ИСО учитывает ожидания всех заинтересованных сторон – производителя продукции (услуг), потребителей, правительственных кругов, научно-технических и общественных организаций.

На сегодняшний день в  состав ИСО входят 120 стран своими национальными организациями по стандартизации. Россию представляет Госстандарт РФ.

Непосредственно работу по созданию международных стандартов ведут технические комитеты ( ТК ), подкомитеты ( ПК ) и рабочие группы (РГ ) по конкретным направлениям деятельности.

Официальные языки ИСО  – английский, французский и русский. На русский язык переведено около 70% всего массива международных стандартов ИСО.

Схема разработки международного стандарта сводится к следующему: заинтересованная сторона в лице комитета-члена, технического комитета направляет в ИСО заявку на разработку стандарта. Генеральный секретарь по согласованию с комитетами-членами представляет предложение в Техническое руководящее бюро о создании соответствующего ТК. Последний будет создан при большинстве голосов «за» и в случае, если Техническое руководящее бюро убеждено в международной значимости будущего стандарта. Все вопросы в процессе работы обычно решаются на основе консенсуса комитетов-членов, активно участвующих в деятельности ТК.

После достижения консенсуса в отношении проекта стандарта  ТК передает его в Центральный секретариат для регистрации и рассылки всем комитетам-членам на голосование. Если проект одобряется 75% голосовавших, он публикуется в качестве международного стандарта. В технической работе ИСО участвуют свыше 30 тыс. экспертов из разных стран мира. Стандарты ИСО – наиболее используемые во всем мире, их более 10 тыс., причем ежегодно пересматривается и принимается вновь 500-600 стандартов. Стандарты ИСО представляют собой тщательно обдуманный вариант технических требований к продукции (услугам), что значительно облегчает обмен товарами, услугами и идеями между всеми странами мира.

Весьма широки деловые  контакты ИСО: с ней поддерживают связь около 500 международных организаций, в том числе все специализированные агентства ООН, работающие в смежных направлениях. Наиболее тесное сотрудничество поддерживается между ИСО и европейским комитетом по стандартизации (СЕН). Крупнейший партнер ИСО – Международная электротехническая комиссия (МЭК).

В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов ИСО. По своему содержанию стандарты ИСО отличаются тем, что лишь около 20% из них включают требования к конкретной продукции, основная же масса нормативных документов касается требований безопасности, взаимозаменяемости, технической совместимости, методов испытания продукции, а также других общих и методических вопросов. Использование большинства международных стандартов ИСО предполагает, что конкретные технические требования устанавливаются в договорных отношениях (В.П. Букин, 2004).

1.3.Развитие  отечественной стандартизации

Национальным органом  по стандартизации в России является Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России). Госстандарт России выполняет следующие функции: 

• координирует деятельность государственных органов управления, касающихся вопросов стандартизации, сертификации, метрологии;
• взаимодействует с органами власти республик в составе РФ и других субъектов Федерации в области стандартизации, сертификации, метрологии;
• направляет деятельность технических комитетов и субъектов хозяйственной деятельности по разработке, применению стандартов, другим проблемам сообразно своей компетенции;
• подготавливает проекты законов и других правовых актов в пределах своей компетенции;
• устанавливает порядок и правила проведения работ по стандартизации, метрологии, сертификации;
• принимает большую часть государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической информации.;
• осуществляет государственную регистрацию норм, документов, а также стандартных образцов веществ и материалов;
• руководит деятельностью по аккредитации испытательных лабораторий и органов по сертификации;
• осуществляет государственный надзор за соблюдением обязательных требований стандартов, правил метрологии и обязательной сертификации;
• представляет Россию в международных организациях, занимающихся вопросами стандартизации, сертификации, метрологии и в межгосударственном совете СНГ;
• сотрудничает с соответствующими национальными органами зарубежных стран;
• руководит работой научно-исследовательских институтов и территориальных органов, выполняющих функции Госстандарта в регионах;
• осуществляет контроль и надзор за соблюдением обязательных требований ГОСТов, правил обязательной сертификации;
• участвует в работах по международной, региональной и межгосударственной (в рамках СНГ) стандартизации;
• устанавливает правила применения в России международных, региональных и межгосударственных стандартов, норм и рекомендаций;
• при разработке ГОСТов определяет организационно-технические правила, формы и методы взаимодействия субъектов хозяйственной деятельности, как между собой, так и с государственными органами управления, которые будут включены в нормативные документы;
• организует подготовку и повышение квалификации специалистов в области стандартизации.

Руководство и координацию  работ по стандартизации в области  строительства осуществляет Госстрой России. Работы по государственной  стандартизации планируются. Составление  планов находится в ведении Госстандарта РФ и Госстроя РФ. Госстандарт определяет стратегические направления по стандартизации, анализирует все заказы, планы работы технических комитетов, предложения субъектов хозяйственной деятельности и разрабатывают годовые планы по стандартизации.

Технические комитеты по стандартизации.

Постоянными рабочими органами по стандартизации являются технические  комитеты (ТК). Они специализируются в зависимости от объекта стандартизации.

Основные функции ТК:

• определение концепций развития стандартизации в своей области;
• подготовка данных для годовых планов по стандартизации;
• составление проектов новых стандартов и обновление действующих;
• оказание научно-методической помощи организациям, участвующим в разработке стандартов и применяющим нормативные документы, в частности по анализу эффективности стандартизации;
• привлечение потребителей через союзы и общества потребителей.

Научно-технической базой  для создания ТК служат предприятия  или организации, профиль деятельности которых соответствует специализации  ТК.

Другие службы по стандартизации. Другие субъекты хозяйственной деятельности, разрабатывающие НД (стандарты отраслей и предприятий), создают в своей организационной структуре специальные службы, которые координируют работу по созданию стандартов (И.Ф. Шишкин, 1990).

ГЛАВА 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Унификация  документов

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов  привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой  для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась  еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования  работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией  понимается приведение чего-либо к  единой системе, форме, единообразию (БCЭ, 1991).

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых  в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных  требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости  баз данных, создаваемых в различных  отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется  набором функций, которые она  выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой  организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и  отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут  отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща  не всякой организации.

Каждая управленческая функция  реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для  данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации (ГОСТ Р 51141 -98).

Системы документации могут  быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих  видов деятельности и отражение  их специфики. Например, в систему  документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому  и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной  деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение  функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации  зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации  присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая  реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются  решения административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений  и должностных лиц, тесно связана  как с отраслевыми, так и с  функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так  важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы  унифицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов системы  с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и  хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры  технических средств.

Результаты проведенной  унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют  обязательный характер в пределах сферы  его действия (страны, отрасли, отдельной  организации).

2.2 Стандартизация  документов

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с  Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., N 5154-1(ред. от 10.01.2003года N 15-ФЗ)

 стандартизация - это  деятельность по установлению  норм, правил, характеристик в целях  обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Стандарт представляет собой  нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих  видов:

• международные (региональные) стандарты;
• государственные стандарты РФ (ГОСТ);
• стандарты отраслей (ОСТ);
• стандарты предприятий (СТП);
• стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным  документам по стандартизации относятся  правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в  унифицированных документах и системах документации. В настоящее время  в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.