Основы документационного обеспечения управления

(полное  наименование предприятия,  учреждения или  организации)  

Подписи:    
 
 

Книгу движения трудовых книжек и вкладышей в  них ведет кадровая служба или иное подразделение организации. В школе, как правило, данную функцию выполняет секретарь-машинистка (делопроизводитель).

В данной книге  регистрируются все трудовые книжки (при наличии, и вкладыши к ним), принятые от работников при поступлении  на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам вновь при увольнении.

Приходно-расходная  книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга  учета движения трудовых книжек и  вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (а не подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, как  это часто бывает на практике), а  также скреплены сургучной печатью  или опломбированы.

Следует отметить, что ведение указанной документации является обязательным для всех организаций. Отсутствие такой документации либо ее неправильное ведение влечет за собой административную ответственность  лица, ответственного за ведение трудовых книжек, по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП). Санкцией по этой статье является штраф от 500 до 5000 рублей, в случае повторного нарушения - дисквалификация (лишение права занимать соответствующие должности) сроком от одного года до трех лет. Налагать штрафы имеет право Федеральная инспекция труда и подведомственные ей государственные инспекции труда (ст. 23.12 КоАП), а применять дисквалификацию - суд (ст. 23.1 КоАП).

Общие правила ведения  трудовых книжек

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на русском языке как государственном  языке России, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный  язык, оформление трудовых книжек может  вестись наряду с русским и  на государственном языке этой республики (п. 6 Правил).

Записи дат  во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными) в  формате «число, месяц, год». Например, если работник принят на работу 1 апреля 2005 г., то в трудовой книжке делается запись «01.04.2005». Обратите внимание, что Инструкция не устанавливает особенность написания дат для трудовых книжек образца 1938 г. В ранее действующей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях 1974 г. устанавливалось, что в таких трудовых книжках дата пишется в формате «год, число, месяц», например 10 мая 1999 г. - «1999.10.05». Данная Инструкция больше не применяется и теперь по букве новой Инструкции в трудовых книжках всех образцов необходимо писать дату в едином формате «число, месяц, год».

Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Важнейшее изменение, содержащееся в новой Инструкции и Правилах, требует производить  записи в трудовой книжке без использования  каких-либо сокращений. Например, теперь не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «п.» вместо «пункт», «ст.» вместо «статья» и т.д.

В разделе «Сведения  о работе» и «Сведения о  награждении» трудовой книжки зачеркивания ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными  записей не допускается. Зачеркивание (по линейке одной чертой) допускается  только на первой странице (титульном  листе) трудовой книжки при изменении  сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника (п. 1.2 и 2.3 Инструкции).

В трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
• сведения о выполняемой работе: приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении с указанием основания прекращения трудового договора;
• сведения о награждениях и поощрениях (в новой форме трудовой книжки награждения и поощрения записываются в одном разделе).

В трудовую книжку теперь не вносятся сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных  в связи с этим вознаграждениях, что встречалось в практике школ достаточно редко, а также сведения о назначении пенсии, что связано  с реформой пенсионного законодательства. Нововведением Правил является и  отсутствие нормы о необходимости  внесения в трудовую книжку сведений о профессиональном образовании, предшествующем началу работы.

Как и по ранее  действующему законодательству, в трудовую книжку не вносятся сведения о взысканиях (о замечаниях, выговорах), за исключением  случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, о временных  переводах на другую работу, о предоставлении отпусков, в том числе по беременности и родам, уходу за ребенком.

Все записи о  выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном  администрацией школы, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа директора школы не позднее  недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно  соответствовать тексту приказа (п. 10 Правил).

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой  работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой  повторяется запись, внесенная в  трудовую книжку. Форма Т-2 «Личная  карточка работника» утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты»*****.

Трудовая книжка выдается работнику только при увольнении. Широко распространенная практика выдачи работникам трудовых книжек под расписку на несколько дней юридически не предусмотрена  и часто приводит к случаям  утраты трудовых книжек, сознательного  или неосторожного приведения их в негодность, появлению в трудовых книжках фальшивых записей. Недопустимость выдачи работнику на руки трудовой книжки подтверждается и нормативными правовыми актами о назначении трудовых пенсий, которые не требуют представления подлинников трудовой книжки (п. 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденного постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда России от 27 февраля 2002 г. № 16/19па). 

Акционерное общество  «Сибторг» 
Россия, 111000 ОАО Сибторг 
Ул. Малая Подьяческая, д. 34 кор/ сч. 30000000000 
тел ./факс: (812)12-324-34 р/с 4073801000000000 
e-mail: sibtorg@mail.ru ИНН 34534598798

ИНК 044976675

Генеральному  директору 
ЗАО «Миаве»  
Сидорову А. П.

16 ноября 2011 по  вопросу: о возможности поставок  детского питания

Уважаемый Анатолий Петрович!

Акционерное общество  «Сибторг» обращается к Вам с просьбой о возможности поставки в Калужскую область экологически чистого детского питания . Просьба проинформировать о возможности поставок, а так же сообщить о возможности платежа и доставки.

Заранее благодарим Вас от имени членов акционерного общества  «Сибторг» и не сомневаемся, что Ваше участие в решении проблемы поставок детского питания  принесет свои плоды.

Председатель  акционерного общества  «Сибторг»  Н. И.Петрова Исполнительный директор П. П. Иванов