Основные правила оформления делового письма

     ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

     Государственное образовательное учреждение

     Высшего профессионального образования

     «АЛТАЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

     Факультет Политических Наук

     Кафедра Политической Истории 
 

     Исследовательская работа на тему:

     «Основные правила оформления делового письма» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Барнаул  2011 
 
 
 
 

     СОДЕРЖАНИЕ

     Введение……………………………………………………………………………………….3

     Глава   1. Теоретические основы оформления делового письма………………………….5

Глава   2.   Правильность оформления письма-просьбы на примере письма КГКУ «Центра     занятости населения г. Барнаула»………………………………………………8

     Заключение…………………………………………………………………………………..11

     Список  использованных источников и литературы………………………………………12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним  миром является деловое письмо. С  помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между  предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются  приглашения принять участие  в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

     «Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, – роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту – бумажные перфокарты, перфокарты – гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое электронное послание. Таким образом, деловое письмо – перспективная часть документооборота.»¹

     Деловое письмо - это документ, применяемый  для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которые  могут быть как юридическими, так  и физическими лицами.

     Деловая письменная коммуникация занимает особое место в сегодняшней социокультуре и пользуется своим функциональным стилем. В процессе переписки коммуниканты отбирают и организуют необходимые языковые средства для успешной деловой коммуникации. Текст делового письма можно считать составленным в официально-деловом ключе и представляющим собой коммуникативную единицу со смысловой замкнутостью и законченностью.²

     Цель  работы рассмотреть основные правила  оформления делового письма.

     Задачи  исследования, во-первых, изучить теоретические  основы оформления делового письма, а, во-вторых, проанализировать правильность оформления письма-просьбы на примере  письма КГКУ «Центра занятости населения  г. Барнаула».

     Объектом  исследования являются правила оформления делового письма. Предметом исследования выступает анализ основных принципов оформления письма на примере исследования данного документа.

     Под источниковой базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов. Этот комплекс включает: федеральные законы, нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ, нормативно-правовые акты субъектов РФ, государственные стандарты, межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.

     Исследовательская работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы. Во введении обозначены актуальность, объект, предмет, цели и задачи, источниковая база. В первой главе изучаем теоретические основы оформления делового письма. Во второй главе анализируем правильность оформления письма-просьбы на примере письма КГКУ «Центра занятости населения г. Барнаула». В заключении подводятся итоги, делаются выводы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава   1. Теоретические основы оформления делового письма 

     Существуют  единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности  и вида деятельности) и ведется  делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

     Порядок оформления реквизитов письма определен  Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным  стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу письма, качественное и своевременное составление и исполнение письма, организацию оперативного поиска писем. При подготовке письма используются следующие реквизиты:

     01. Государственный герб Российской  Федерации (если учреждение государственное); 02. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ); 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04. Код организации; 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07. Код формы документа; 08. Наименование организации; 09. Справочные данные об организации; 11. Дата документа; 12. Регистрационный номер документа; 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15. Адресат;16. гриф утверждения документа;17. Резолюция (при поступлении письма в организацию); 18. Заголовок к тексту; 19. Отметка о контроле; 20. Текст документа; 21. Отметка о наличии приложения; 22. Подпись; 24. Визы согласования письма; 25. Оттиск печати (гарантийные письма); 26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма); 27. Отметка об исполнителе; 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29. Отметка о поступлении документа в организацию; 30. Идентификатор электронной копии документа.³

     Важной  задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного  количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

     Наиболее  простая структура письма – это  две части. Впервой излагаются факты  и события (мотивы, аргументы), послужившие  основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале  нужно наметить логическую схему  его содержания. Приведем примеры  структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

     Служебное письмо-запрос: первая часть - обоснование актуальности запроса; вторая часть - содержание запроса; третья часть - ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

     Сопроводительное  письмо: первая часть - сообщение о высылаемом материале; вторая часть - уточняющие сведения.

     Письмо-просьба: первая часть - изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; вторая часть - изложение просьбы; третья часть - ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

     Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения): первая часть -  повторение изложения просьбы; вторая часть - обоснование причины неудовлетворения просьбы; третья часть - констатация отказа или отклонения предложения.

     Характерной особенностью синтаксиса официального письма, как и любого официального документа, является то, что порядок  слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов  содержания письма и соответствовать  традиционным для данного языка  нормам расположения слов. В русской  письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации  компенсируется принципом «линейной» подачи информации. Сначала в предложение  вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная помещается после сказуемого, а вспомогательная  – в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым действует такой принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом.

     Особенностью  официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой  может стать источником помех, возникающих  при чтении, изучении и обработке  подобных текстов.

     «Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Например: 205 000 записывается так: 205 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней.

     Запись  с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее  падежному окончанию. Например: шероховатость  поверхности по 6-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.

     Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских  цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.

     С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается  сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 20-км; 5-мм.»⁴

     Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой  необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или  словосочетаний.

     Существуют  лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения –  КВН, кавээновец. Графические сокращения – это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения – т. е. (читается как «то есть»).

     При составлении делового письма нередко  возникает вопрос, как сократить  слова. В настоящее время стандартизированы  некоторые виды сокращений: 1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.); 2) названия месяцев (янв.); 3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг); 4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет); 5) названия документов (ГОСТ); 6) наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., И.О.; ком.).

     Из  соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует  воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».

     Из  выше перечисленного можно сделать  следующий вывод, что к основным требованиям в оформлении письма относятся наличие реквизитов письма, структуры, соблюдение правил и норм законодательства, а также важную роль играет этический аспект. Письмо должно быть кратким четким, но содержательным, чтобы адресат без труда мог  понять суть вопроса.