Основные правила хранения архивных документов

     Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют  требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении  архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

     Поэтому, специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения  сохранности архивных документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

• обеспечение физико-химической сохранности документов;
• создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;
• учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;
• копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;
• консервация документов

     Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими  пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены  от неблагоприятных условий, порчи  их физической основы и нанесенного  на них текста, а так же от хищений  и потерь по небрежности. Первым требованием  создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению  их сохранности.

     Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных  нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также  ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей  информации (бумажные, пленочные и  др.). Есть общие требования к помещению  архивохранилища. Прежде всего, нужно  знать, что недопустимо для архивных помещений:

• помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;
• поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;
• поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью;
• архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

     Не  только само здание (помещение), но и  средства внутри его имеет значение во избежание проблем связанных с сохранностью документов архива. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

     Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

     Важнейшей стороной обеспечения сохранности документов является улучшение их физического состояния. Так было всегда, но сейчас, учитывая поистине колоссальные объемы документов, требующих различных реставрационно-восстановительных работ, и малые мощности архивных лабораторий, эти проблемы становятся особенно актуальными для большинства архивов. Более того, в последние годы наблюдается процесс ухудшения качественных характеристик основы и текста ранее, например в 70-е годы, отреставрированных дел вследствие применения низкосортных бумаг, клея, нарушений технологического процесса реставрации. Как известно, один из основных принципов теории и практики архивоведения предполагает дифференцированный, избирательный подход при организации сохранности документов с учетом приоритетов их ценности, природы, физического состояния. В первую очередь и безусловно дифференцированный подход должен быть обеспечен в сфере отбора на специальную обработку (реставрация и воспроизведение).

     Проблема  физического состояния документов имеет 2 стороны: 1 - это оценка физического  состояния носителя и текста и 2 - это непосредственное улучшение  их качественных параметров.

     Методической  основой для оценки и классификации  дефектов документов являются рекомендации ВНИИДАД "Выявление документов с  повреждениями носителя и текста" (М., 1988 г.), что закреплено в Основных правилах работы госархивов. Предложенная методика имеет целый ряд преимуществ, обеспечивающих целенаправленность и  эффективность работы на данном направлении. Во-первых, она позволяет оперировать объективными, научно-обоснованными критериями, а не субъективными оценками, как это было до сих пор. Во-вторых, применение буквенно-цифровой индексации обеспечивает преемственность в работе разных сотрудников на протяжении длительного времени. И, наконец, в-третьих, и это особенно важно, не произвольно, а четко и объективно определяется последовательность, этапы и характер ремонтно-восстановительных работ. Участники семинаров по дефектологии носителей и текстов, периодически проводимых Росархивом совместно с ВНИИДАД, единодушно признали эту методику перспективной и реальной для госархивов.

     Вторая  сторона этой проблемы - это непосредственно  организация реставрационно-восстановительных  работ. Росархив, весьма озабоченный  качеством проводимой реставрации, видит свою задачу в совершенствовании  методической базы данного направления  и в организации повышения  квалификации реставраторов. Первоочередные меры, способствующие улучшению организации  и качества реставрации, определены решением коллегии Росархива от 28.08.2002 "О состоянии и мерах по улучшению  организации страхового копирования  и реставрации документов на бумажной основе, хранящихся в федеральных  архивах".

     2.1 Режимы хранения  документов

     Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий  окружающей среды и исключающих  утрату документов.

     Существует  четыре режима хранения, таких как:

• световой;
• температурно-влажностный;
• санитарно-гигиенический;
• охранный.

     Световой  режим 

     Постоянное  хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с  документами должны проводиться  при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

     Естественное  освещение в хранилищах допускается  рассеянным светом, при условии применении на окнах светорассеивателей, регуляторов  светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для  защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, шкафах, на стеллажах  закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

     Для искусственного освещения применяют  лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

     Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м  от пола – 20-50 лк (люкс), на рабочих столах – 100 лк (люкс).  

     Температурно-влажностный  режим 

     В помещениях хранилищ, оборудованных  системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный  температурно-влажностный режим, учитывающий  специфику видов документов6 для  бумажных документов – температура 17-19 С, относительная влажность воздуха 50-55 %, для пленочных материалов –  черно-белых (15С и 40-55%) и цветных (2-5 С и 40-55%); для документов на магнитных  лентах и дисковых носителях – 15-20 С и 50-65%.

     Резкие  колебания температуры и влажности  в хранилищах не допускается. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических  условий на основе рационального  отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90%, предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности.

     Температурно-влажностный  режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения  параметров воздуха в кондиционируемых помещениях – один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения – ежедневно.

     Контрольно-измерительные  приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе  на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания  приборов фиксируются в регистрационном  журнале.  

     Санитарно-гигиенический  режим 

     Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях исключающих возможность  появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

     В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая  образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом  отношении.

     Открывающиеся в теплое время года окна, а также  вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует  защищать сетками с диаметром  ячеек более 0,5 мм.

     В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной  обуви, хранение и использование  пищевых продуктов, курение.

     В помещениях хранилищ необходимо проводить  систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств  хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков.

     Два раза в год (в начале и по окончании  отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения  насекомых и плесневых грибов.

     При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции  и дезинсекции помещений силами архива организации, санэпидемстанции и карантинной службы.

     При проведении уборки или санитарных обработок  вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.  

     Охранный  режим 

     Охранный  режим обеспечивается выбором места  размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы  охраны, сигнализации, соблюдением  мер пропускного режима, порядка  доступа в хранилище, опечатыванием  помещений. Наружные двери архива и  хранилищ должны иметь металлическую  облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают  запираемые, распашные наружу металлические  решетки. Помещение архива оборудуют  охранной сигнализацией, в нерабочее  время помещения пломбируются (опечатываются).

     Хранилища в рабочее время должны быть закрыты  на ключ. Право доступа в хранилище  имеют заведующий и сотрудники данного  хранилища, а в отдельных случаях  – другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам  в установленном порядке.

     Охранный  режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы материальные ценности архива. 
 
 
 

     2.2 Требования к зданиям и помещениям архива 

     Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или  отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении  объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные  газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность  месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание  архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.