Организация секретарского обслуживания

 
 
 
 

                              

                                                    Р  Е Ф   Е   Р А  Т

                     на  тему: « Организация секретарского обслуживания ». 
 

                                                                            
 
 
 
 

                                                                                                                  Выполнил: студент

                                                                                                                   гр.Д-09 Зиновьев И.А.

                                                                                                                  Проверил: преподаватель

                                                                                                                   Царева Н.В.

                                                                  
 
 
 
 
 

                                                                2011

Этика и как должен вести  себя секретаря.

Секретарь –  это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно  и продуманно одет и опрятен, готов  быстро и квалифицированно выполнить  данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты  и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим, дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря  осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в  сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Основные  этические функции  секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

знания, необходимые  для эффективного участия в информационно-документарном  обеспечении фирмы и непосредственно  руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

знания, связанные  с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; знаниями правовых актов и  приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

знания, требующиеся  для коммуникативного обеспечения  работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых  переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требования этики  секретаря.

Чтобы отвечать современным требованиям этики, секретарь должен обладать следующими качествами:

иметь профессиональный имидж;

хорошо владеть  речью и письмом;

обладать хорошей памятью;

хорошо ориентироваться  во времени;

содержать в  порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

уметь красиво  оформлять отчеты, вести деловую  переписку руководителя;

осваивать разработки новейших компьютерных программ для  офиса;

быть энергичным, проявлять инициативу;

быстро находить взаимопонимание с коллегами  и клиентами;

поддерживать  эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

контролировать  финансы офиса;

быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

Классификация секретарей.

Есть несколько  позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST – человек,  работающий на телефоне. В его  обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

Если человек  владеет иностранным языком, ему  предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая  должность – PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и  сложность работы секретаря связана  с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Обязанности.

Без особого  рода знаний, умений и навыков секретарю  не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей  корреспонденции для доклада  руководству;

оформление (в  том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;

подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений  и других документов;

оформление протоколов рассылок выписок из них;

анализ справок  и докладов структурных подразделений  с заключениями и предложениями  по ним;

подготовка и  своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

прием и регистрация  заявлений, предложений и жалоб  от граждан;

организация приемов  посетителей;

прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей  и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы. 

Кроме работы с  документами в обязанности секретаря  включаются функции по бездокументарному  обслуживанию. В частности:

техническое обеспечение  работы руководителя;

подготовка и  организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

организация приема работников и посетителей;

телефонное обслуживание;

подготовка командировок;

организация презентаций  и специальных приемов гостей;

стенографирование;

контроль за праздничными и юбилейными датами;

обработка почты;

машинописные  работы;

сбор деловой  информации, и ее реферирование по заданию директора;

сбор материалов для докладов и речей руководителя;

ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут  быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи, с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью  работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Заключение.

Этическое требования секретаря стоит на ровне с  профессионализмом и также требует постоянного усовершенствования. От коммуникабельности секретаря зависть процветание фирмы или организации, как уже сказано выше секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет и говорить, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

Этикет и культура поведения секретаря-референта М. Журнал "Управление персоналом"

Этикет и культура поведения секретаря-референта Автор: Логинова. С. Издатель: Журнал Управление персоналом" Год издания: 2005 .