Организация работы с документами

Организация документооборота на предприятии

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

• первичная обработка поступивших документов
• предварительное рассмотрение документов
• регистрация
• рассмотрение документов руководством
• направление на исполнение
• контроль исполнения
• подшивка документов в деле
• формирование дел
• оформление дел
• передача дел в архив

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается  в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в  организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее  время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты  по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт  должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе  с последующей записью кратких  данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее  время находят применение три  системы регистрации документов:

Централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

Важным принципом  регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы
• исходящие документы
• внутренние документы
• коммерческие контракты
• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации  каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие  и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие  из порядкового номера документа, условного  обозначения структурного подразделения  или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

01 - индекс  структурного подразделения 
05 - номер дела по номенклатуре 
134 - порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала  регистрации входящих документов:  
 

При количестве учетных единиц документов свыше  тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен  образец регистрационной карточки:

Рассмотрение  документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в  резолюции указывается несколько  исполнителей, документ передается каждому  из них поочередно. Для одновременной  работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение  резолюции руководителя организации  осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный  проект документа, а также все  материалы, на основании которых  проект готовился, передаются секретарю–референту  для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно  оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль  исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов  исполнения документов. Различают следующие  виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в  начале рабочего дня докладывает  руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный  контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка  документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы  направляются тогда, когда работа над  ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта  дела формируют и сотрудники структурных  подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью  формирования дел в структурных  подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.