Организация работы с документами

Введение

     Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

     Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может  внести секретарь-референт, так как  значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем  месте. Такая централизация позволяет  проводить все операции с документами  более квалифицированно и широко применять для однотипных работ  средства оргтехники.

     Именно  секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения  по его изменению.

     Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

     Глава 1. Организационные формы работы с документами

     Практика  выработала три формы организации  работы с документами в любом  управленческом аппарате -- централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

     Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить  затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации  и взаимозаменяемости отдельных  работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства  документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами  возможна только в небольших учреждениях  с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

     Смешанная форма организации работы с документами -- самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая  операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других -- децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования -- если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы -- по месту их создания. Например, в бухгалтерии -- бухгалтерские документы, в отделе кадров -- документы по личному составу и т. д.

     Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

     В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы -- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

     В каждом конкретном случае выбор организационной  формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение  этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые  происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и  децентрализации работы с документами.

     Регламентация выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству.

     Глава 2. Классификация документов

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию  и унификацию.

     Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

- административная;

- статистическая;

- коммерческая  и др.

     Предметом нашего изучения является административная система документирования.

Административная  система документирования по видам  документов делится на:

     1. Организационно-распределительную  (ОРД) -

1.1. Положения

1.2. Уставы

1.3. Инструкции

1.4. Приказы

1.5. Решения

1.6. Протоколы

     2. Справочно-информационную -

2.1. Письма

2.2. Телеграммы

2.3. Телефонограммы

2.4. Докладные  записки

2.5. Справки

2.6. Акты

3. По  личному составу -

3.1. Приказы

3.2. Личные  дела 

3.3. Заявления 

3.4. Трудовые  книжки

3.5. Характеристики

3.6. Договоры  и т.д.

     Цель  классификации документов:

1. Повышение  оперативности работы аппарата  управления и ответственности  исполнителей путем разграничения  функций структурных подразделений  и обязанностей исполнителей, четкого  распределения информации.

2. Экономия  труда за счет использования  информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение  классификации документов:

- обеспечение  их быстрого поиска в текущем  делопроизводстве;

- повышение  оперативности работы с ними.

Первой  ступенью классификации является группировка  исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую  обложку, оформленную соответствующим  образом). Она является основой правильного  формирования дел.

Основной  признак классификации - содержание документа.

Общая схема классификации  документов (схема 1)

     Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные  схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

     В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

     Если  в организации нет четкого  деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

     Классификаторы  составляют на основе положения об учреждении и его структурных  подразделениях, а также должностных  инструкций.

     При составлении классификатора могут  быть использованы номенклатуры дел, перечни  документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

     Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в  учреждении для осуществления его  функций.

Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

Глава 3. Унификация документов

Одним из наиболее эффективных направлений  совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.

Унификация  документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

     Унификация  видов и разновидностей документов проведена на основе классификации  участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

     Направлением  унификации является создание трафаретных  текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих  идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют  свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные  формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

     Содержание  документов определяется составом и  значением входящих в них показателей  и реквизитов. Последние могут  быть разными, но это не исключает  возможности предъявлять к ним  общие требования. Кроме того, большинство  показателей и реквизитов даже в  различных документах бывают одинаковыми.