Организация работы с документами ограниченного распространения

Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие  к ним непосредственное отношение  должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в  резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, допускаемых  к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).

Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений  или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы  и издания на выставках, демонстрировать  их на стендах и т.д.

Представители других организаций  допускаются к ознакомлению и  работе с документами и изданиями  «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных  подразделений), в ведении которых  находятся эти материалы, при  наличии письменного запроса  тех организаций, в которых они  работают, с указанием темы выполняемого задания.

Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и  принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий».

Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий  «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с  разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).

Снятие копий для сторонних  организаций с документов и изданий  «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с  разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей  эти документы или изданий.

Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются  с целью возможного снятия этого  грифа. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: ЮНИТИ, 2006.с. 316

Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений  в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном  архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный  архив.

Решение вопроса о снятии грифа  «Для служебного пользования» возлагается  на создаваемую в установленном  порядке специальную комиссию, в  состав которой включаются представители  службы документационного обеспечения  организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который  утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых  гриф «Для служебного пользования» снимается.

Один экземпляр акта вместе с  делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив.

На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или  записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных  формах делаются соответствующие отметки  и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Проведение экспертизы научной  и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов  производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных  материалов.

Дела из структурных подразделений  в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись наряду с другими делами, содержащими  несекретные документы.

Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в  государственный архив в установленном  порядке с обязательной полистной  проверкой включенных в них документов.

Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие  исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться  отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими  отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется  отметка «ДСП». В учетных формах об этом делается соответствующая отметка  со ссылкой на соответствующий акт.

Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться  в служебных помещениях в надежно  запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы  надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 2003.с. 315

Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения  или архив в тот же день.

Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного  обеспечения могут находиться у  исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения  их сохранности и соблюдения правил хранения.

Передача документов, дел и изданий  «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через  службу документационного обеспечения  организации.

Запрещается изъятие из дел или  перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения  или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или  перемещениях делаются отметки в  учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.

При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с  грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи  этих документов, который утверждается начальником службы документационного  обеспечения организации.

Проверка наличия документов, изданий  и дел, содержащих документы с  грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организации проверка наличия  документов с грифом «ДСП» в делах  проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются  актом.

О фактах утраты документов, изданий  с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения  информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств  утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю  руководителя организации, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания  и дела, содержащие документы с  грифом «ДСП» составляется акт, на основании  которого делаются соответствующие  отметки в учетных формах.