Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ

Федеральное  агентство по образованию

Государственное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

Санкт-Петербургский  государственный университет сервиса  и экономики 

Институт  туризма и международных отношений 
 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине «ДОКУМЕНТАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

на  тему  «Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ» 
 
 
 

Выполнила студентка

Заочной формы обучения

Специальность 080502 (0608.08 у)

Пономаренко О.А.

Проверил(а):  ……………………. 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2010

Содержание 
 

Введение 

Работа с документами, содержащими коммерческую тайну 

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне  

Защита документов, содержащих коммерческую тайну 

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения 

Уничтожение документов 

Заключение 

Список источников и Литературы 

ВВЕДЕНИЕ 

 
Конфиденциальный документ – доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены следующие группы сведений: 
 
1.     «О фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;» 
 
2.     «Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)» 
 
3.     «Составляющие тайну следствия и судопроизводства»; 
 
4.     «Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна)»; 
 
5.     «Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них». 
 
6.     «Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению)». 
 
В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся практики организаций и предприятий независимо от формы собственности и организационно – правовой формы. 
 
Тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

 
Работа с документами, содержащими коммерческую тайну

 
   Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и т.п. (см. таблицу в Приложении 1). 
 
Коммерческая тайна – это конфиденциальная информация, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. 
 
К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно – техническая, технологическая, производственная, финансово – экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу – хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования. 
 
К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.п. 
 
Информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне при наличии следующих условий: 
 
·        Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицам; 
 
·        Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании; 
 
·        Принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности. 
 
Обеспечение сохранности такой информации требует соблюдения следующих условий: 
 
·       Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия; 
 
·       Обеспечение порядка их защиты; 
 
·       Обеспечение строго контроля за допуском персонала к секретным документам; 
 
·       Точное установление того, кто конкретно из руководства или служащих предприятия организует и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями; 
 
·       Разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников организации; 
 
·       Контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия; 
 
·       Введение системы материального и иного стимулирования служащих предприятия, имеющих доступ к её секретам; 
 
·       Внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации; 
 
·       Личный контроль со стороны руководителя организации, внутренней службы безопасности и секретного делопроизводства.[1] 
 
Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну, так как владелец информации, составляющей коммерческую тайну, вправе потребовать в судебном порядке возмещения убытков, причинённых её разглашением или выплату компенсации в размере, установленном решением суда.

 
Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

 
   Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два крупных блока: 
 
1.     Научно – техническая (технологическая) информация; 
 
2.     Деловая информация. 
 
Научно – техническая информация включает: 
 
- сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы; 
 
- используемые материалы; 
 
- рецептуры; 
 
- методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях); 
 
- новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; 
 
- программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации; 
 
- организация системы безопасности предприятия. 
 
Деловая информация включает: 
 
- сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчёты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.); 
 
- сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций; 
 
- сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой продукции; 
 
- планы развития предприятия; 
 
- планы и объёмы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объёме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров); 
 
- анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность импорта и экспорта, предполагаемое время выхода на рынок; 
 
- планы рекламной деятельности; 
 
- списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях действующих и заключаемых контрактов; 
 
- структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне её, распределение обязанностей и их содержание; 
 
- кадровый состав и его формирование; 
 
- сведения из деловой переписки.

 
Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне

 
   Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной: 
 
- содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателей в государственные реестры; 
 
- содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности; 
 
- о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия и об использования ими средств соответствующих бюджетов; 
 
- о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно – эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасности граждан; 
 
- о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест; 
 
- о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам; 
 
- о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; 
 
- об условиях конкурсов и аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности; 
 
- о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческих организаций; 
 
- о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.[2]

 
 Защита документов, содержащих коммерческую тайну

 
   Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить её утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско – правовому договору. 
 
В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнёров, клиентов. 
 
Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя: 
 
- определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну; 
 
- ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка; 
 
- учёт лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана; 
 
- регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров; 
 
- нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна». 
 
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: 
 
- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне; 
 
- ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну; 
 
- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну; 
 
- использование организационных, технических и иных средств защиты коммерческой тайны; 
 
- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны. 
 
Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. 
 
Допуск работника к коммерческой тайне предусматривает: 
 
- ознакомление работника с законодательством РФ о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за нарушение режима коммерческой тайны; 
 
- принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима коммерческой тайны; 
 
- ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, к которым работник будет иметь доступ; 
 
- установление оплаты труда работника с учётом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и предприятием; 
 
- создание работнику необходимых условий для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны. 
 
Все сотрудники предприятия должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны ( см. Приложение 2). В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника: 
 
- не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором; 
 
- соблюдать доведённые до сведения работника требования по защите коммерческой тайны; 
 
- не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия её владельца; 
 
- не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями. 
 
Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения. Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

 
Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

 
    Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия. 
 
Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций. 
 
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю или утечку информации из них. 
 
Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства), например: 
   Коммерческая тайна 
 
Экз. № 1 
 
ЗАО «Парус» 
 
Ул. Марса, 38 
 
Москва, 123456 
Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. 
 
При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке. 
 
В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отражена в договоре. 
 
В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом. 
 
На документе с грифом «Коммерческая тайна» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например: 
Составлен в двух экз.: 
 
экз. № 1 – в адрес; 
 
экз. № 2 – в дело № 1 – 7 .  
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. 
 
На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом (можно указать и в резолюции), например: 
Разрешаю: 
 
1.     В.В. Иванову 
 
2.     П.С. Путину 
 
Подпись руководителя 
 
Дата 
Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц. 
 
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт. 
 
Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата». 
 
Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью). 
 
Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. 
 
Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу. 
 
Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». 
 
При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. 
 
Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). 
 
При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. 
 
Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале. 
 
Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». 
 
Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности. 
 
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению. 
 
При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия: 
 
- запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя; 
 
- запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия; 
 
- запрещается использовать информацию из документов, имеющих гриф ограниченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях; 
 
- запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК; 
 
- запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией. 
 
Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные (кодовые) заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела. 
 
По окончании года специально созданная комиссия  предприятия выполняет следующие работы: 
 
- проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»; 
 
- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения; 
 
- отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.[3] 
 
Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия. 
 
В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования. 
 
На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате. 
 
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. 
 
При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором. 
 
При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись. 
 
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. 
 
На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации. 
 
Руководитель предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов.