Организация работы отдела кадров

ВВЕДЕНИЕ 

     В ходе написания данного исследования были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения кадровой службы КГУЗ Алтайской краевой клинической психиатрической больницы им. Ю. К. Эрдмана.

     Объект  исследования – кадровые службы КГУЗ Алтайской краевой клинической психиатрической больницы им. Ю. К. Эрдмана.

     Предметом исследования являются особенности  делопроизводства кадровой службы.

     Целью исследования является анализ организационного обеспечения деятельности КГУЗ Алтайской краевой клинической психиатрической больницы им. Ю. К. Эрдмана, а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

     Поставленная  цель определяет задачи исследования:

1. ознакомление с организационной структурой общества;
2. изучение функций, задач, основных видов деятельности общества;
3. рассмотрение места и значения кадровой службы  в деятельности КГУЗ Алтайской краевой клинической психиатрической больницы им. Ю. К. Эрдмана изучение организации кадровой службы общества, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

     Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

     Термин  «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

     Отдел кадров традиционно представлял  собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

     В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

     Работа  состоит из введения, четырех глав, заключения, списка литературы и приложений.

     Во  введении обоснована актуальность выбора темы, определены предмет, объект, цель и соответствующие ей задачи. 

     ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ 

     1.1. Положение об отделе  кадров

     Положение об отделе кадров состоит из следующих  разделов:

          - общие положения;

          - задачи;

          - структура;

          - функции;

          - взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

          - права;

          - ответственность.

     В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору  предприятия.

Раздел  «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

     В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

   В разделе «Функции» рассмотрены  функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

1. разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;
2. оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
3. учет личного состава предприятия;
4. хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
5. контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
6. изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
7. анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;
8. создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
9. работа по созданию резерва на выдвижение;
10. подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих
11. подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
12. подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;
13. принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
14. осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;
15. организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
16. ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

   Раздел  «Взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

   От  производственных подразделений отдел  кадров получает заявки на прием рабочих  и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

     Из  отдела кадров в производственные подразделения  направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

     От  бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

     В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

     В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

   В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

1. право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;
2. право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;
3. право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;
4. право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

   В разделе «Ответственность» установлена  ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. 

   1.2. Должностные инструкции  сотрудников отдела  кадров

   Любая должностная инструкция работника  предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

   Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

     - руководство работой отдела;

     - обеспечение выполнения работ;

     - разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

     - обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

     - проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

     - обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

     - создание условий для роста и повышения квалификации персонала;

     - контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

     - внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

    - обеспечение составления уставной отчетности.

     Начальник отдела кадров должен знать:

          - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

          - нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

          - основы экономики, организации труда и управления;

          - правила внутреннего трудового распорядка;

          - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

     Численный состав отдела кадров и перечень видов  основных работ определяется численностью работающих в организации. 

     1.3. Нормативная численность  сотрудников отдела  кадров 

     Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется  использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию  учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.

     Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.

     Нормативная численность работников (Ч), необходимых  для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:

Т(1) * К(1)

Ч=Ф(п)

где Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал), ч;

К(1) –  коэффициент, учитывающий затраты  времени на выполнение работ, не предусмотренных  нормативами (К(1) принимается равным до 1,25);