align="justify">     - Т (trackable) — возможность наблюдать за прогрессом и ограниченность по времени. Следить за своими успехами легче, если составить личный план действий. Конкретный план позволит установить реалистичную дату достижения цели.

     7. Разработайте личный  план действий.

     Методом «мозгового штурма» определяются и  записываются действия, которые необходимы для достижения данной цели. После  этого действия располагаются в  определенной последовательности, распределяются обязанности и составляется временной график.

     - Перечислите конкретные мероприятия/действия, которые необходимы для достижения поставленной цели. Позаботьтесь о разнообразии: это сделает ваш план интереснее и возможностей для самосовершенствования будет бoльшe. 

     - Проанализируйте необходимые методы, ресурсы, а также возможные препятствия на пути к цели.

     - Наметьте точку отсчета и дату завершения каждого мероприятия.

     Наконец, обсудите свой план действий, особенно временной график, с другими заинтересованными лицами. Так вы сможете убедиться, что ваш план реалистичен и выполним.

     8. Следуйте личному  плану действий.

     Достижение  цели есть результат выполнения целого ряда мелких заданий за продолжительный  период времени. Старайтесь каждый день что-либо делать для достижения конечной цели, чтобы сохранить поступательное движение и мотивацию, а также уложиться в составленный график.

     9. Практикуйтесь, чтобы  новые умения вошли  в привычку.

     Ищите возможности для использования  вновь освоенных навыков, накапливайте опыт и становитесь увереннее. Осваивая навыки публичных выступлений, сначала практикуйтесь в «безопасных» ситуациях. Когда обретете достаточно уверенности в себе, сделайте доклад перед вышестоящим начальством или сторонними организациями [6, с. 67].

     10. Сообщайте о своих успехах.

     Пусть руководство и коллеги будут  в курсе ваших успехов. Если руководство  предоставило вам поддержку и  дополнительные ресурсы, можно подготовить  краткий отчет, продемонстрировать приобретенные вами умения, для того чтобы оно поощряло подобную практику в будущем.

     Типичные  ситуации.

     Когда вы приступаете к какому-либо новому делу или меняете что-то в налаженном процессе, могут возникнуть трудности. Ниже описаны некоторые ситуации; с ними, если вы занимаетесь самосовершенствованием, вам, возможно, придется столкнуться. После каждого описания предлагается выход из положения. 

     Ситуация. Собственное дело или цель у вас  отсутствуют. Вы не желаете себя связывать  и стремитесь сохранить гибкость.

     Выход из положения. Вполне можно иметь  конкретные цели, оставаясь при этом гибким, подобно тому, как, попав в транспортную пробку, вы несколько меняете свой маршрут, однако в конечном итоге достигаете пункта назначения. Может потребоваться корректировка целей с учетом изменившихся обстоятельств, однако осознание основного направления своей деятельности сделают вашу работу целенаправленной и повысят вероятность достижения желаемого.

     Ситуация. Сотрудники в вашей организации  не проявляют интереса к самосовершенствованию.

     Выход из положения. Подайте пример, проявите энтузиазм к учебе и повышению квалификации. Не стоит себя ограничивать, ориентируясь на организацию и принятые в ней подходы. Покиньте свой «футляр», взгляните на другие отделы и сторонние организации, позаимствуйте их опыт, поделитесь своими наблюдениями с начальником и коллегами.

     Ситуация. Вы занимались каким-то делом много  лет и устали от одних и тех  же часто встречающихся проблем, часть из которых представляется неразрешимыми. Как сделать первый шаг к изменению?

     Выход из положения. Вы не сможете заинтересовать других людей, если у вас слабая мотивация. Пока вам можно дать следующие рекомендации:

     - Не слишком ли вы «зациклились» на проблемах и препятствиях в работе, может быть, стоит переключиться на поиск новых возможностей? Отвлекитесь от прошлых воспоминаний и текущих трудностей, загляните в будущее.

     - Если вы собираетесь «вылезти из ямы», первым делом перестаньте «рыть землю». Обсудите с начальником и несколькими близкими по духу коллегами альтернативные подходы к решению старых проблем. 

     - Возможно, кому-либо уже приходилось иметь дело с такими же проблемами? Свежий взгляд на ситуацию может оказаться весьма полезным.

     Десять рекомендаций.

     Ниже  перечислены 10 практических советов  по самосовершенствованию руководителя:

     1. Считайте себя руководителем  и работайте над совершенствованием  навыков межличностного общения  для усиления личного влияния  и получения поддержки окружающих.

     2. Следите за прогрессом в сфере  своей деятельности, вступите в  профессиональную организацию, чтобы общаться со специалистами в своей области. Читайте профессиональные журналы и следите за новыми достижениями.

     3. Используйте метод обратной связи  по принципу «360 градусов» для  выяснения мнения своего руководства,  сотрудников и непосредственных  подчиненных о ваших навыках как руководителя.

     4. Служите примером для самосовершенствования,  учитесь, пробуйте различные новые  подходы. Это подтолкнет ваших  сотрудников к аналогичным действиям.

     5. Относитесь с энтузиазмом к  работе. При отсутствии мотивации  и энтузиазма нельзя ждать от окружающих интереса к работе.

     6. Ведите себя в соответствии  со своими словами — если  обещаете что-то, придерживайтесь  обещанного.

     7. Развивайте у себя чувство  юмора, избегайте драматизировать  события на рабочем месте. Учитесь  не воспринимать события и рабочие проблемы слишком серьезно.

     8. Постарайтесь работать, как минимум,  над одним проектом, который вам  интересен и ради которого  вы с удовольствием приходите  на работу.

     9. Поставьте перед собой четкую  долгосрочную цель. Затем разберитесь, что поможет этой цели достичь. Делайте каждый день хотя бы один шаг, пусть маленький, к своей цели.

     10. Займитесь физкультурой для повышения  выносливости и энергетического  уровня. 

2. Организация контроля и исполнения внутренних документов

 

      Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников [5, с. 58].

      В контроле исполнения документов можно  выделить:

      - контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

      - контроль за сроками исполнения задания.

      Контроль  по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

      Контроль  за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов» [7, с. 113].

     Начало  операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

     Во  время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19) [9, с. 89]. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

     Исполнение  документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления, которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

     В течение срока исполнения документа  должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

     Проверки  могут проводиться в устной или  письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

     Сроки осуществления предварительных  проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

     Снятие  документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) [8, с. 54].

     В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

     ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

     Контроль  действий в системе управления документами  применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

     Контроль  местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования  в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

     В традиционно сложившейся у нас  системе ДОУ применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

     Система контроля исполнения документов позволяет  обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей [7, с. 94].