Организация и технология документационного обеспечения управления

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

 

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО  ХОЗЯЙСТВА

И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

 

ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ИНСТИТУТ

 

 

Факультет экономики  и права

Специальность 080107.65 «Налоги  и налогообложение»

Кафедра финансов и кредита

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

по дисциплине «Деловая корреспонденция и делопроизводство»

 

ОРГАНИЗАЦИЯ И  ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

	Автор работы:
	студент 5 курса, 651
	очной формы обучения
	Душковой Ольги Сергеевны
	Подпись_________________
	Руководитель работы:
	Ст. преподаватель
	Ярославцев Александр Владимирович
	Оценка__________________
	Подпись_________________
	«___»_____________20__г.
Хабаровск 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………....		3
1.	ПОНЯТИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ СЛУЖБЫ ДОУ ………………………..........	4
2.	ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ……………………	5
3.	НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ…………………..	7
4.	СТРУКТУРА СЛУЖБ ДОУ. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЛУЖБ ДОУ….	11
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………….		15
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……….		16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность  темы. В наше время делопроизводство – одна из функций управления, основанная на научной организации с применением современной техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

Цель исследования – описание структуры служб ДОУ и раскрытие их основных функций.

Реализация этой цели потребовала решения комплекса  взаимосвязанных задач:

- изучить литературу, раскрывающую тему работы;

- рассказать о службе документационного обеспечения управления;

- перечислить основные задачи и функции службы ДОУ;

- изучить нормативную регламентацию службы ДОУ;

- рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные функции.

Объектом исследования являются общественные отношения по поводу организации и технологии документационного обеспечения управления.

Предмет исследования – организация и технология документационного обеспечения управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и назначение службы ДОУ

 

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и  оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время  термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение  управления выполняет специальная  служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному  обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение  управленческой деятельности организации  – важнейшая обслуживающая функция  управления, от рациональной организации  которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной  форма службы ДОУ зависит от решения  руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы  работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

2. Основные задачи и  функции службы ДОУ

 

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ  решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования  управленческой деятельности;

2) организация работы  с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед  службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения  документирования управленческой  деятельности могут быть решены  с помощью выполнения следующих функций:

- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации  работы с документами в учреждении  решаются выполнением следующих функций:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- контроль за исполнением документов;

- систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

- обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования  форм и методов работы с  документами включают в себя выполнение следующих функций:

- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Нормативная регламентация службы  ДОУ

 

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации –  правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ – это  правовой акт, определяющий порядок  образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением  установленного порядка и соответствующее  действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и  положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ разрабатывает  и подписывает и подписывает  руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных  инструкций являются:

1. Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная система ОРД  (УСОРД), Государственная система  ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные  документы, в которых закреплены  формуляр и структура текста  должностной инструкции.

3. Типовые долностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о структурном подразделении  организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается  руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления  инструкции по делопроизводству организации  служат:

1. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

2. ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

3. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения. В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии  архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных  форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.