Организация и хранение документации в организациях

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений корреспондентов, наименования административно-территориальных  единиц, объектов, предметов. В нумерационном  порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию.[1,c 62]

Систематизация отдельных  категорий документов имеет свою специфику. Например, распорядительные документы формируются по видам  документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Документы коллегий группируются в  два дела: протоколы и решения  коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Личные дела рекомендуется  формировать в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета; автобиография; документы об образовании; контракт, выписка из приказа о назначении. Далее документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления: приказ о перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и др. документы, относящиеся к данному лицу.[5,c88]

Лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий. Переписку систематизируют в  хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Финансовые денежные документы  располагаются в порядке последовательности их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и другая подобная документация.

Отдельно от общей переписки  формируются дела по обращениям населения.[4,c101]

 

3.Хранение документации в организации

Дела считаются заведенными  с момента включения в них  исполненного документа. Они формируются  в структурных подразделениях и  хранятся в них до передачи в архив  учреждения. Дела должны размещаться  в запирающихся шкафах, сейфах или  элеваторных картотеках, что обеспечивает сохранность и защиту от пыли и  света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются  на полках вертикально. На корешке каждого  дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать  последовательности расположения дел  в номенклатуре. При поиске документа  сначала находят нужный номер  дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.[9,c65]

Для дел, содержащих особо  ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для личных дел может  составляться и постоянно дополняться  внутренняя опись, в которую вписывается  каждый подшиваемый документ. Она  помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его  даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных  документов из дела не допускается. При  необходимости во временное пользование  может быть выдано дело целиком.

Бухгалтерские дела могут  быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем  организации.

Изъятие документов из дел  по требованию компетентных органов  может производиться только на основании  письменного распоряжения этих органов  и с разрешения руководства с  обязательным составлением акта об изъятии  подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Завершающий этап работы с  документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы должны хранится еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной  и практической ценности документов, оформление дел; составление описи  на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях  эти работы проводятся под контролем  и при методической помощи сотрудников  архива учреждения. [7,c175]

Экспертиза ценностей  документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного  и иного значения документов в  целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и  заканчивается в государственном  архиве.

Первым этапом определения  ценности документов, можно считать  составление номенклатуры дел, когда  как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы  вышли из оперативной работы, при  подготовке документов к длительному  храпению или сдаче в архив  учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под  руководством экспертной комиссии, действующей  постоянно. В крупных учреждениях  со сложной структурой действуют  центральные экспертные комиссии, которые  объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Порядок организации работы центральной  экспертной комиссии и функции определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов». Экспертная комиссия создается приказом руководителя их числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

В основные задачи центральной  экспертной комиссии входит:

1. рассмотрение проектов номенклатур дел учреждений и его структурных подразделений;

2. организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

3. рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет, в том числе и по личному составу);

4. рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

5. подготовка и внесение на рассмотрение экспертно - проверочных комиссий соответствующих учреждений государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов

6. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно - методических материалов по делопроизводству и архивному делу: типовых и примерных номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводству и т.п.;

7. проведение инструктажа, консультаций, методического руководства и контроля за деятельностью центральной экспертной комиссии структурных подразделений и экспертной комиссии подведомственных организаций.

Экспертные комиссии являются коллегиальным органами, их заседания  протоколируются. Протоколы подписывает  председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Экспертиза научной и  практической ценности документов должна проводиться систематически. В течение  года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения  дел в соответствии с номенклатурой. В начале года сотрудники структурных  подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения - к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией и практикой  архивного дела принципах историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и критериях происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

1. Основная документация, наиболее полно отражающая деятельность  организации по выполнению основных  функций и задач (положения,  приказы, планы, отчеты, доклады  и так далее).

2. Оперативная документация  содержит сведения, необходимые  для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому  учету и сбыту, административно-хозяйственным  вопросом и так далее).

3. Документация по личному  составу (приказы, личные карточки  рабочих и служащих, книги учета  личного состава, лицевые счета  начисления заработной рабочим  и служащим и так далее).

В процессе экспертизы ценности документов выделяется четыре группы дел: постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный  архив; длительного хранения в архиве учреждения (свыше лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению  в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и  долговременным сроками хранения готовят  к сдаче в архив учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное  хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения  дел с согласия вышестоящих организаций, составляется акт о выделении  к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Их уничтожение проводится только после составления годовых  разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивая их сохранность и учет.[7,c54]

В настоящее время в  управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы  в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной  форме (ЭД) проводится экспертной комиссией  во взаимосвязи с документацией  на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев  ценности документов: значимость и  полнота информации, отсутствие дублирующей  информации и т.п. Однако определение  возможности архивного хранения документов в электронной форме  требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием  ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в  архив; наличие законодательных  актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой  сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным  режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного  и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.[11 инф.ресурс]

 

4.Оформление дел

Формирование дела заканчивается  после завершения года, когда подшиты  последние документы за прошедший  год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный  архив.

Оформление дела - подготовка дела к хранению - проводят работники  структурных подразделений, ответственные  за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и сроков хранения проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному  оформлению. Прежде всего, выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой  дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы  с постоянным сроком хранения), они  остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются  в другой шкаф или сдаются в  архив. Основное внимание сосредотачивается  на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному  составу. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает: подшивку или переплет дела и нумерацию листов.

Если при нумерации  было допущено много ошибок, все  ошибочные номера зачеркивают наклонной  чертой так, чтобы они были видны, и листы нумеруются заново. При  небольшом количестве ошибок нумерацию  листов исправляют. На пропущенных  листах ставят номер предыдущего листа с буквой «а», «б», «в» и т.д.

На некоторые категории  дел составляется внутренняя опись  документов. Дела подшиваются прочной  ниткой в твердую обложку (папку) в прокола или переплетаются. Документы подшивают таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения реквизитов документов. Если левое поле не соответствует ГОСТу, то к документу слева подклеивают полоску плотной бумаги, за которую документ и подшивают.

Картон для обложек  дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

Наиболее ценные в историческом и художественном, отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя  клапанами и завязками или  специальные коробки. Если таких  документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в  конверты, которые затем подшиваются  в дело.

К заголовку дела может  быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы), проставляется также: дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела.