Организация документооборота

Оглавление 

Введение……………………………………………………………….………..…3

Глава 1. Понятие  и  развитие  документооборота…………….…………......…5

1.1 Развитие  документооборота………...……………………….……….……...5

1.2 Понятие  документооборота………………….………………………...…..7

1.3 Основные принципы организации документооборота……………….…10

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО

СФ «УГОК»……..……………………….……….………….…...….……...........10

2.1 Схема движения и технология обработки документов 

ОАО СФ «УГОК»……………………………………..………………..……...13

2.2. Регистрация документов………………………………………..……..….17

2.3  Контроль исполнения документов……………………………..………...23

Заключение……….……………..……………………………….….…………...26

Библиография…..……………… ………………………………………..……..27

Приложение  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение 

    Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении,  хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

    Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота -- важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

    Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом  курсового исследования является организация документооборота на примере ведущего предприятия города Сибай - ОАО

СФ «УГОК».

    Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в ОАО СФ «УГОК».

    Целью курсовой работы является рассмотреть  организацию документооборота данного  предприятия.

    Задачи:

    - изучить организационные  формы  делопроизводства на предприятии;

    - рассмотреть  процесс  документооборота  на  предприятии;

    - описать  организацию  документооборота.

    Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы.

    Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

    В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

    Во второй главе рассмотрена организация документооборота ОАО СФ «УГОК».

    В заключении представлены  выводы по курсовой работе.

    В списке использованной литературы представлены 21 библиографических описания.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 1.Понятие  и  развитие  документооборота

    1.1 Развитие  документооборота 

    Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

    Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

    Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и

    операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения  исполнения или отправки». 

                                            
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.2. Понятие документооборота 

    Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

    Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

    По направлению:

    -горизонтальные - связывают организации одного уровня

    -вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

    Восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

    Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

    По отношению к управленческому объекту:     

    Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и

    внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

    Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

    При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

    Схема движения входящих и исходящих документов показано ниже: 

      

    Вывод:

    Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.3. Основные принципы организации документооборота 

    В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но как показывает практика они достаточно часто нарушаются.

    Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы не учтенные в канцелярии теряются чаше всего.

    В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию. Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

    Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации. 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Основные правила организации документооборота

    в ОАО СФ «УГОК» 

    Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ОАО СФ «УГОК».

    Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО СФ «УГОК» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.  
Основными правилами организации документооборота в ОАО СФ «УГОК»  
являются:

    - оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; 
       - максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

    - порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

    Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе ОАО СФ «УГОК» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

    Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация

    документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ОАО СФ «УГОК», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ОАО СФ «УГОК».