Организация документооборота

- заголовок должен  полностью соответствовать смысловому  содержанию документов, группируемых в данном деле;  

- заголовок должен  быть кратким, четко сформулированным;  

- заголовки типа "Общая переписка", "Разные  документы", "Справочные материалы"  и т.д. не допускаются. 

Заголовки дел в  процессе формирования дел могут  уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы: 

- название вида (переписка,  журнал и т.п.) или разновидности  документов (приказы, указания, протоколы,  решения и т.д.);  

- название предприятия  или его структурного подразделения;  

- -адресат или  корреспондент документа;  

- краткое содержание  документов дела;  

- название местности  (местности), с которой связано  содержание документов дела;  

- даты (период), к  которым относятся документы  дела;  

- указание на копийность  документов дела. 

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово "Копии" - в конце заголовка. Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии". 

В заголовках дел, предназначенных  для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: "Протоколы совещаний Совета трудового коллектива предприятия за 1998 год". 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности". 

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия". 

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается срок времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: "Годовой план предприятия "Контакт" по капитальным вложениям на 1997 год". 

В наименованиях  дел, содержащих организационно- распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: "Приказы директора предприятия по личному составу за 1998 год". 

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью  делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)". 

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и  вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. 

В номенклатуру дел  предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов. 

Номенклатура дел  предприятия должна составляться в  последнем квартале предшествующего  года на новый календарный год  по установленной форме. (см. приложение 50). 

В графе

1. таблицы номенклатуры  дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: номер структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений); порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности. 

В графе 2 располагаются  в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов  определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются  заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, потом остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов. 

Графа 3 "Количество томов" заполняется по окончании  календарного года. В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе "Примечание" проставляются отметки: о незаведении дел ("Дело не заведено"), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения (см. приложение 51) 

Пример составления  номенклатуры дел дан в приложении 52. 

Формирование дел 

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки  документов по НОМИНАЛЬНОМУ ПРИЗНАКУ служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: "Документы по управлению" (акты, справки)". Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: "Протоколы производственных совещаний предприятия "Контакт" за 1997 год". Для группировки переписки используется КОРРЕСПОНДЕНСКИЙ признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: "Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год". Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: "Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции". Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: "Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях". Планово- отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. 

Дела формируются  в соответствии с номенклатурой  дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку  дела. 

При формировании дел надобно соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения надобно группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа. 

Каждый протокол, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных  стандартов и других нормативных  актов. 

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года). 

Дело должно содержать  не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров. 

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. 

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку "В дело". Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной протокол и относящиеся к нему приложения, а потом в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. 

Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются сообща с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела сообща с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к сведениям приказам. 

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах надобно располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. 

Переписка группируется за календарный год и систематизируется  в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом- запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса. 

Подготовка документов к архивному хранению 

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в  дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие  сроки и потом выделяются к  уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. 

Работу по организации  и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде России. Основными правилами работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия. Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 53. 

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться  ежегодно. Отбор документов постоянного  хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном  просмотре дел постоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55).. 

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный  для них срок хранения завершился к 1 января того года, в котором составлен  акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством  в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий срок утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом. 

Законченные делопроизводством  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (см. приложение 44); составление заверительной надписи дела (см. приложение 45); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.). 

Внутренняя опись  документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела надобно также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. 
 

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации- учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение 56). 

С поставленной задачей  систематизации и закрепления перечня  заголовков дел внутри фонда и  учета составляется опись дел. Опись  является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается сообща с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.