Организация документооборота

Автор: Пользователь скрыл имя, 22 Декабря 2010 в 16:25, контрольная работа

Описание работы

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Содержание

1. Формы организации документооборота в организации………………. 2-16
2. Штатное расписание, инструкция, положение, понятие, порядок оформления………………………………………………………………... 16-27
3.Личное дело работника………………………………..………. 28
4.Список литературы………………………………………………………. 29

Скачать полностью (36.54 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Работа содержит 1 файл

Документ Microsoft Word.doc

— 152.50 Кб (Скачать)

                              Содержание: 
 

1. Формы организации документооборота в организации……………….   2-16 

2. Штатное расписание, инструкция, положение, понятие, порядок оформления………………………………………………………………...   16-27 

3.Личное дело работника………………………………..……….   28 

4.Список литературы……………………………………………………….  29 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   1.Формы  организации документооборота  в организации 

     В управлении широко используются электронные  средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

     - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке  документов (это означает, что все  документы, поступающие в организацию  всеми способами доставки (по  почте, факсу, электронной почте  и др.) и отправляемые из организации,  обрабатываются в службе ДОУ);

     - максимальное сокращение числа  инстанций прохождения и исключение  возвратных движений документа,  не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение  документа, при котором он поступает  в ту инстанцию, в которой  уже проходил обработку);

     - маршрутизация отдельных видов  документов (разработка схем прохождения  документов);

     - однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию  и создаваемые в организации,  регистрируются один раз: входящие  – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

       - организация предварительного рассмотрения  документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

       - вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

       - исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования  документов одновременно несколькими  работниками (копирование проекта  документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

       - снижение уровня подписания документов.

       - поступающие (входящие) документы;

       - отправляемые (исходящие) документы;

       -   внутренние документы.

     В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.  

      Движение  поступающих документов

      При организации документооборота в  конкретной организации учитывается  ряд факторов, в частности: форма  организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

      Каким образом форма  организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

     В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

     1.      Подготовка исполнителем проекта документа.

     2.      Согласование (визирование) проекта документа.

     3.      Доработка проекта документа по замечаниям.

     4.      Повторное визирование документа.

     5.      Подписание документа руководителем.

     6.      Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

     7.      Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

     8.      Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

     Отправка  документа должна производиться  Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий  день.

     Движение  внутренних документов организации  на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

     Движение  отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные

     схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации  видов документов.

2.Штатное  расписание, инструкция, положение, понятие, порядок оформления.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.  
   В ТК РФ нет прямого требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности. 
   Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации. 
   Кто должен заниматься составлением штатного расписания? Отдел по работе с персоналом? Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. 
  Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. 
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности. 
Примерная формулировка приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания может быть такой:
ПРИКАЗ 
О возложении обязанности по подготовке проекта штатного расписания.
В связи  с необходимостью разработки штатного расписания, 
Приказываю: 
1. Возложить обязанности по разработке проекта штатного расписания 
на заместителя генерального директора по финансовым вопросам Сидорова В.Е. 
2. Согласовать проект штатного расписания с руководителями всех подразделений. 
3. Установить срок создания проекта штатного расписания до 02 декабря 2009 года.
 
 Штатное  расписание составляется на конкретную  дату, утверждается обычно на 1 января  ежегодно и вводится в действие  приказом руководителя организации;  по мере необходимости в него  могут вноситься изменения (также  приказом). 
   Но переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения (в этом случае оформляется перечень изменений) или они вовсе не вносились. 
   В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания. 
   Пример текста приказа об утверждении штатного расписания:
ПРИКАЗ  
Об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ: 
1.Утвердить штатное расписание от 25 декабря 2008 года № 04 с составом в количестве 45(сорока пяти)штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 967 345(девятьсот шестьдесят семь тысяч триста сорок пять)рублей.
 
 Необходимо  обратить внимание на то, что  в трудовом договоре работника  наименование должности должно  соответствовать указанному в штатном расписании. 
   Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (статья 57 ТК РФ). 
   На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании: 
    • ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих; 
    • Единый квалификационный справочник должностей руководите лей, специалистов и служащих; 
    • ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, 
должностей служащих и тарифных разрядов. 
   Для составления штатного расписания используется форма № Т-3 Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1. 
   Следует помнить, что унифицированные формы нельзя сокращать (все реквизиты форм должны оставаться без изменений), но в них можно вносить дополнения. Если какой то раздел унифицированной формы вам не нужен (например, в вашей организации нет такого понятия, как "надбавка"), соответствующая колонка формы может быть сужена и просто не заполняется. 
   Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации. 
В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном. 
Общее количество штатных единиц по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете. 
Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся а именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках. 
   Особое внимание надо обратить на соответствие этих названия для работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда, т.е. льготная категория при оформлении пенсии. 
   В штатном расписании проставляется итоговая численность штатных единиц. 
В графе 4 "Количество штатных единиц": по должностям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях – 0,25; 0,5; 0,75.  
   Как показывают результаты проверок Рострудинспекции, наибольшее количество недочетов выявляется при заполнении графы "оклад" штатного расписания. 
   При заполнении данной графы предприниматели часто допускают ошибки, указывая диапазон значений, например, 5 000 - 7 000 рублей. Понятно, что два человека, занимающие одинаковые должности в одной организации, могут работать по-разному и получать разную зарплату. Для отражения таких особенностей в штатном расписании существует специальная графа "надбавки" или вводят однотипные по сути штатные единицы ведущий менеджер и менеджер или помощник менеджера, старший экономист и экономист, но должностные оклады которых различны. 
   Штатное расписание следует утверждать не реже одного раза в год, причем его необязательно доводить до сведения работников. 
   Основное назначение штатного расписания состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (статья 179 ТК РФ). 
В случае возникновения трудового спора первым делом будут истребовано штатное расписание. Если оно было не заранее и грамотно составлено, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно. 
   Штатное расписание должно быть прошито, пронумеровано, скреплено печатью организации и подписью руководителя. Его подписывают главный бухгалтер и руководители структурных подразделений. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписать каждый лист или поставить свою подпись один раз (в конце документа). После этого штатное расписание утверждается приказом руководителя или уполномоченного им лица и вступает в силу.
Внесение  изменений в штатное расписание  

 Внести изменения  в штатное расписание можно  двумя путями. 
   Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности. 
   Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности. 
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим: 
"О внесении изменений в штатное расписание"; 
"Об изменении штатного расписания"; 
"О частичном изменении штатного расписания". 
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины: 
   - совершенствование организационной структуры компании; 
   - проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений; 
   - реорганизация компании; 
   - расширение или сокращение производственной основы компании; 
   - изменение законодательства; 
   - оптимизация управленческой работы; 
   - планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, 
устранение дублирования функций и т. д. Вариант заполнения формы Т-3  
 
ВАРИАНТ ПРИКАЗА

Общество с  ограниченной ответственностью «Парус» 
ООО «Парус» 
 
ПРИКАЗ 
«29» декабря 2008 г. № 556 – л  
г.Саратов 
 
О внесении изменений в штатное расписание. 
 
В связи с проведением мероприятий, направленных на оптимизацию управленческой работы,- 
ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное  расписание № 462-л от 29 октября 2008 года следующие изменения с 01 января 2009 года: 
1. Исключить: 
1.1 Организационный отдел: 
   - должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей; 
   - должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей; 
   - должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей; 
   - должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей; 
1.2 Административно-управленческое подразделение 
   - должность экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 979,10 рублей; 
2. Ввести: 
2.1 Административно-управленческое подразделение 
   - должность старший экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 13 226,73 рублей; 
   - должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей; 
   - должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей; 
   - должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей; 
   - должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей. 
Основание: план совершенствования организационной структуры ООО «Парус». 
Директор подпись Н.К.Трубников 
С приказом ознакомлен:

Внесение изменений  в документы сотрудников при  изменении штатного расписания

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения. 
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. 
Это могут быть: 
   1) переименование должности; 
   2) перевод; 
   3) переименование отдела; 
   4) возложение дополнительных обязанностей; 
   5) изменение окладов. 
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. 
Рассмотрим все эти варианты отдельно. 
   1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения. 
   Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. 
Пример внесения записи:

Приказ 
от 03 марта 2009 года № 27-к 
О переименовании должности секретаря приемной.
В связи  с изменением штатного расписания № 12 от 24.09.2008г. приказываю: 
1. Переименовать должность "секретарь приемной" в должность "секретарь аппарата управления". 
2. Внести изменения в кадровую и бухгалтерскую документацию до 10 марта 2009 года. 
3. Ответственными назначить специалиста отдела кадров Панину А.В. 
и главного бухгалтера Соколову Л.Д. 
 
Пример внесения записи в трудовую книжку. 
 
 
 В  том случае, если наименование  структурного подразделения указано  в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований статьи 73 ТК РФ). 
Обратите внимание! Существенным условием трудового договора является именно трудовая функция работника, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника 
   Изменение окладов 
Так как условие оплаты труда - существенное условие трудового договора, то об изменении этого условия работодателем работник должен быть письменно предупрежден за 2 месяца до введения указанного изменения 
Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника: 
   Трудовой договор. 
Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору. 
Пример внесения изменений (дополнений) в трудовой договор. 
Еще раз обращаю внимание, что дается примерное содержание текста, а оформление обязательно должно быть соответствующим всем нормативным требованиям с реквизитами сторон.
 

2.Штатное  расписание, инструкция, положение, понятие,  порядок оформления. 

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.  
   В ТК РФ нет прямого требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности. 
   Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации. 
   Кто должен заниматься составлением штатного расписания? Отдел по работе с персоналом? Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. 
  Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. 
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности. 
Примерная формулировка приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания может быть такой:
ПРИКАЗ 
О возложении обязанности по подготовке проекта штатного расписания.
В связи  с необходимостью разработки штатного расписания, 
Приказываю: 
1. Возложить обязанности по разработке проекта штатного расписания 
на заместителя генерального директора по финансовым вопросам Сидорова В.Е. 
2. Согласовать проект штатного расписания с руководителями всех подразделений. 
3. Установить срок создания проекта штатного расписания до 02 декабря 2009 года.
 
 Штатное  расписание составляется на конкретную  дату, утверждается обычно на 1 января  ежегодно и вводится в действие  приказом руководителя организации;  по мере необходимости в него  могут вноситься изменения (также  приказом). 
   Но переутверждение штатного расписания на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения (в этом случае оформляется перечень изменений) или они вовсе не вносились. 
   В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания. 
   Пример текста приказа об утверждении штатного расписания:
ПРИКАЗ  
Об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ: 
1.Утвердить штатное расписание от 25 декабря 2008 года № 04 с составом в количестве 45(сорока пяти)штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 967 345(девятьсот шестьдесят семь тысяч триста сорок пять)рублей.
 
 Необходимо  обратить внимание на то, что  в трудовом договоре работника  наименование должности должно  соответствовать указанному в  штатном расписании. 
   Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (статья 57 ТК РФ). 
   На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании: 
    • ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих; 
    • Единый квалификационный справочник должностей руководите лей, специалистов и служащих; 
    • ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, 
должностей служащих и тарифных разрядов. 
   Для составления штатного расписания используется форма № Т-3 Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1. 
   Следует помнить, что унифицированные формы нельзя сокращать (все реквизиты форм должны оставаться без изменений), но в них можно вносить дополнения. Если какой то раздел унифицированной формы вам не нужен (например, в вашей организации нет такого понятия, как "надбавка"), соответствующая колонка формы может быть сужена и просто не заполняется. 
   Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации. 
В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном. 
Общее количество штатных единиц по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете. 
Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся а именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках. 
   Особое внимание надо обратить на соответствие этих названия для работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда, т.е. льготная категория при оформлении пенсии. 
   В штатном расписании проставляется итоговая численность штатных единиц. 
В графе 4 "Количество штатных единиц": по должностям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях – 0,25; 0,5; 0,75.  
   Как показывают результаты проверок Рострудинспекции, наибольшее количество недочетов выявляется при заполнении графы "оклад" штатного расписания. 
   При заполнении данной графы предприниматели часто допускают ошибки, указывая диапазон значений, например, 5 000 - 7 000 рублей. Понятно, что два человека, занимающие одинаковые должности в одной организации, могут работать по-разному и получать разную зарплату. Для отражения таких особенностей в штатном расписании существует специальная графа "надбавки" или вводят однотипные по сути штатные единицы ведущий менеджер и менеджер или помощник менеджера, старший экономист и экономист, но должностные оклады которых различны. 
   Штатное расписание следует утверждать не реже одного раза в год, причем его необязательно доводить до сведения работников. 
   Основное назначение штатного расписания состоит в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника и что его увольнение было законным, то есть не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (статья 179 ТК РФ). 
В случае возникновения трудового спора первым делом будут истребовано штатное расписание. Если оно было не заранее и грамотно составлено, а в спешке и специально для суда, то выиграть такой спор ответчику - работодателю будет очень сложно. 
   Штатное расписание должно быть прошито, пронумеровано, скреплено печатью организации и подписью руководителя. Его подписывают главный бухгалтер и руководители структурных подразделений. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписать каждый лист или поставить свою подпись один раз (в конце документа). После этого штатное расписание утверждается приказом руководителя или уполномоченного им лица и вступает в силу.
Внесение  изменений в штатное расписание   

 Внести изменения  в штатное расписание можно  двумя путями. 
   Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности. 
   Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности. 
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим: 
"О внесении изменений в штатное расписание"; 
"Об изменении штатного расписания"; 
"О частичном изменении штатного расписания". 
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины: 
   - совершенствование организационной структуры компании; 
   - проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений; 
   - реорганизация компании; 
   - расширение или сокращение производственной основы компании; 
   - изменение законодательства; 
   - оптимизация управленческой работы; 
   - планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, 
устранение дублирования функций и т. д. Вариант заполнения формы Т-3  
 
ВАРИАНТ ПРИКАЗА

Общество с  ограниченной ответственностью «Парус» 
ООО «Парус» 
 
ПРИКАЗ 
«29» декабря 2008 г. № 556 – л  
г.Саратов 
 
О внесении изменений в штатное расписание. 
 
В связи с проведением мероприятий, направленных на оптимизацию управленческой работы,- 
ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное  расписание № 462-л от 29 октября 2008 года следующие изменения с 01 января 2009 года: 
1. Исключить: 
1.1 Организационный отдел: 
   - должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей; 
   - должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей; 
   - должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей; 
   - должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей; 
1.2 Административно-управленческое подразделение 
   - должность экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 979,10 рублей; 
2. Ввести: 
2.1 Административно-управленческое подразделение 
   - должность старший экономист в количестве 1 штатной единицы с окладом 13 226,73 рублей; 
   - должность юрисконсульт в количестве 1 штатной единицы с окладом 8 654 рублей; 
   - должность начальник штаба ГО и ЧС в количестве 1 штатной единицы с окладом 7 981 рублей; 
   - должность инженер по охране труда в количестве 1 штатной единицы с окладом 10 729,58 рублей; 
   - должность делопроизводитель в количестве 1 штатной единицы с окладом 6 527,57 рублей. 
Основание: план совершенствования организационной структуры ООО «Парус». 
Директор подпись Н.К.Трубников 
С приказом ознакомлен:

Внесение изменений  в документы сотрудников при  изменении штатного расписания

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения. 
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. 
Это могут быть: 
   1) переименование должности; 
   2) перевод; 
   3) переименование отдела; 
   4) возложение дополнительных обязанностей; 
   5) изменение окладов. 
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. 
Рассмотрим все эти варианты отдельно. 
   1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения. 
   Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. 
Пример внесения записи:

Приказ 
от 03 марта 2009 года № 27-к 
О переименовании должности секретаря приемной.
В связи  с изменением штатного расписания № 12 от 24.09.2008г. приказываю: 
1. Переименовать должность "секретарь приемной" в должность "секретарь аппарата управления". 
2. Внести изменения в кадровую и бухгалтерскую документацию до 10 марта 2009 года. 
3. Ответственными назначить специалиста отдела кадров Панину А.В. 
и главного бухгалтера Соколову Л.Д. 
 
Пример внесения записи в трудовую книжку. 
 
 
 В  том случае, если наименование  структурного подразделения указано  в трудовом договоре работника,  то его переименование (изменение  наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований статьи 73 ТК РФ). 
Обратите внимание! Существенным условием трудового договора является именно трудовая функция работника, а не наименование должности, поэтому изменение наименования должности без изменения трудовых обязанностей не требует согласия работника 
       Изменение окладов 
Так как условие оплаты труда - существенное условие трудового договора, то об изменении этого условия работодателем работник должен быть письменно предупрежден за 2 месяца до введения указанного изменения 
Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника: 
      Трудовой договор. 
Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору. 
Пример внесения изменений (дополнений) в трудовой договор. 
Еще раз обращаю внимание, что дается примерное содержание текста, а оформление обязательно должно быть соответствующим всем нормативным требованиям с реквизитами сторон. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Оофрмить  личное дело работника

Личное  дело

(Фамилия)

(Имя,  Отчество)  

 
 
 
 
 
 
 
 

Начато «   »   20   г. Окончено «   »   20   г.
 
 
№ п/п Опись документов, находящихся в деле Отметка о наличии 
1 Личная карточка работника    
2 Анкета    
3 Заявление о  приёме на работу    
4 Трудовой договор     
5 Соглашение  о сохранении информации,

содержащей коммерческую тайну

    
6 Копии документов:

- Паспорт

    
  - Об образовании    
  - Военный билет  или удостоверение офицера запаса    
  - Свидетельство  о присвоении ИНН    
  - Свидетельство  государственного пенсионного страхования    
7 Договор о материальной ответственности    
8 Аттестационные  материалы    
9 Дополнительные  материалы    

Информация о работе Организация документооборота