Организационно распорядительные документы и их виды

1. Организационно-распорядительные документы и их виды

     Среди большого разнообразия видов служебных  документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная  и управленческая деятельность главным  образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых  в ОРД - наиболее широко используемом виде документации.

     Стандартом  установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам  документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

     Стандарт  ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др. 

     1.1. Организационная документация

     Все государственные, муниципальные, частные  предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

     Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

     Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

     Также к организационным документам относятся:

     - положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.). Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения;

     - инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

     Уставы  и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как  правило, определяются учреждениями-разработчиками. 

1.2. Распорядительные документы

     Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

     Постановление принято определять как «правовой  акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

     Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией  министерства или ведомства, научным советом и т.д.

     Распоряжение  — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.

     Указание  — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

     Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных .отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

     Протокол  — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

     Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Организация справочной работы и порядок выдачи

     документов  во временное пользование  при хранении в  структурных подразделениях  

     Обеспечение сохранности документов Инспекции  возлагается на лиц, ответственных  за работу с ними. Дела Инспекции с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в специально отведенных закрывающихся комнатах, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.

     Дела  помещаются на архивные полки, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их физическую сохранность.

     Документы структурного подразделения могут  выдаваться делопроизводителем во временное  пользование работникам Инспекции.

     Основные  правила устанавливают сроки  пользования делами, выданными для  работников структурных подразделений  Инспекции — десять дней. В случае необходимости продления срока  пользования делами производится переоформление документов на их выдачу.

     Запрещается брать документы из дел структурного подразделения без уведомления  начальника структурного подразделения.

     Изъятие документов из дел, находящихся в  оперативном хранении, производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением руководителя Инспекции и с оставлением  в деле копий изъятых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников.

     На  выданное по служебной необходимости  дело заполняется карта–заместитель, в которой указываются структурное  подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для  расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается  в книгах выдачи дел. За своевременным  возвращением дел устанавливается  контроль.

     Состояние возвращенных после использования  документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. Проверяется  физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов, целостность  листов, обложек, отсутствие помет исследователя  на документах и т.д.).

     Если  судебным или следственным органам  необходимо изъять документы, то это  должно оформляться по их письму с  разрешения руководителя Инспекции  и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного  хранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместо изъятых листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные ответственным должностным лицом Инспекции. Акт об изъятии документов хранится в деле. 

     При необходимости передачи в сторонние  организации документов, полученных по электронной почте и подписанных  электронно-цифровой подписью (ЭЦП), необходимо выполнить следующее:

     - уполномоченному работнику представляется распечатанная (бумажная) копия документа и электронный документ (вместе с ЭЦП);

     - уполномоченный работник сверяет текст копии и электронного документа и проверяет подлинность ЭЦП;

     - в случае соответствия текста копии тексту электронного документа и правильности ЭЦП, уполномоченный работник ниже реквизита «Подпись» проставляет заверительную надпись: «Копия верна» или «Верно»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;

     - копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению руководства Инспекции.

     Всем  предприятиям и учреждениям Инспекцией выдаются справки только на основании  письменного запроса. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Общие  правила составления  и оформления договоров.  Составьте трудовой  договор 

     Договор - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, выполнение принимаемых обязательств по отношению к другим участникам. Договор может быть заключен как между отдельными гражданами (физическими лицами), между гражданами и организациями (юридическими лицами), так и между организациями.