Организационная распорядительная документация

Организационная распорядительная документация

классификация ОРД 

Унифицированный – единообразный

Включает около 30 видов документов

1. Организационные
2. Распорядительные (постановление, решение, приказы, указания, распоряжения)
3. Справочно-информационные (акты, докладные записки, объяснительные, протоколы, справки, телеграммы, заключения, письма)
4. По личному составу (паспорт, приказы, резюме справки)

Организационные документы – это взаимоувязанные  документы регламентирующие структуру  задачи функции организацию его  работы  предприятия  права обязанности  и ответственности руководства  и спец предприятия.

 

Устав- свод правил регулирующих деятельность организаций их взаимоотношения с другими организациями в определенной сфере гос. Управления или хозяйственной деятельности.

Штатное расписание – должностной численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

        Правила внутреннего распорядка (организации работы предприятия,  обязанности, внутри объектный  режим, отпуска, командировки)

       Структурное подразделение

Текст содержит следующие: разделы общие положения основные задаи функции права и обязанности ответственность взаимоотношения и организации работы.

Положения бывают индивидуальными и типовыми.

Распорядительные документы – это документы обеспечивающие распорядительную деятельность.

Приказ- это правовой акт издаваемый руководителем учреждения действующим на основе единоначалия в целях решениях основных и оперативных задач.(Является обязательным документом для всех работников организации)

Приказы могут быть по основной деятельности или по личному составу

Основной  деятельности-

Постановление - это правовой акт принимаемый высшими органами коллегиального управления  в целях решения наиболее важных и принципиальных задач.

Решение – это правовой акт принимаемый местными органами власти.

(научные  советы, министерства, ведомства)

Распоряжения – это документ издаваемый по оперативным вопросам не требующим коллегиального обсуждения, распоряжение имеет обязательную силу, делятся на распоряжения общего или длительного действия и разового случая касающееся конкретного узкого вопроса.

Стадии  подготовки распорядительных документов

1. Изучение существа вопроса.
2. Подготовка проекта документа.

Вступает  в силу в момент подписания. Приказы  и распоряжения по основно деятельности пишутся на бланке предприятия.

Реквизиты - наименование предприятия, вида документа, дата, индекс, место, составления, заголовок  к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, отметка об исполнении документа.

Согласование – подписания документов.

Текст состоит  из 2-х частей

1. Констатирующая (введение в существо дело)
2. Распорядительная
3. Справочная аргументация (3-й вид документов ОРД) содержит информацию о фактическом положении дел которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

 Справки за документы содержащие описание и подтверждение, каких либо фактов и событий. Справки могут быть 2-ух видов.

Типовые трафаретные  бланки- бланки с отпечатанным текстом.

Справка заверяется подписью или печатью.

Докладная или  служебная записка

Реквезиы докладной записки (наименование подразделения, наименования вида документа, адресат, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюции, )

Объяснительная записка – поясняет содержания положений основного документа или объясняет причины не выполнения поручения.

Акт – составляется несколькими лицами установленный факт или события.

Договор или контракт это соглашение двух или нескольких сторон регулирующее отношение между ними.

Протокол-это документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях совещаниях конкуренциях.

Вводная и основная

Вводная часть  имеет постоянную и переменную информацию. Вводная часть заканчивается  повесткой дня.

Протоколы бывают краткие сокращенные и полные.

Документы личного происхождения  ( по личному составу)

Автором документа  является сам составитель, форму и содержание документа определяет тоже он.

Резюме - документ содержащий сведения биографического арактера и предоставляемый лицом при трудоустройстве.

Реквизиты резюме (название, дата, фио, почтовый адрес, телефон, подпись)

Характеристика - это документ содержит описание характерных отличительных черт и качеств работника. Подписывается руководителем предприятия.

Заявление – документ адресованный организацией или должностному лицу с определенной просьбой работника. Пишется либо от руки в произвольной форме либо на трафаретном ланке.

Доверенность - документ о том что одно лицо…

 

 

 

Документирование трудовых правоотношений.

Кадровая документация ведется  в соответствии с кзотом (Кодекст законов о труде РФ).Персональную ответственность за правильное введение документации ведет руководитель.

Кадровые документы

Организационные документы (Штатное расписание, должностные инструкции, правила распорядка). 

Распорядительные документы (Приказы, указания) Если они касаются работника  значит они относятся к кадровой документации.

Информационно- справочные документы (справки, акты).

Трудовые контракты, договоры, книжки, личные листки по учету кадров, учетные  карточки форма Т2.

Движение кадров это – прием, увольнения, предоставление отпусков, командировок.

Основанием для приема на работу является заключенный письменный контракт.

Контракт - это договор фиксирующий письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых правоотношений.

Реквизиты трудового  договора: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, текст, подписи, печать.

Прием на работу

После приказа личная карточка форма  Т2 и вносится запись в трудовую книжку. И заводится личное дело работника.

Перевод

Согласие работника, основание  для перевода – личное заявление, докладная записка.

Увольнение

По причинам указанным К.з.о.т.

Оформляется по приказу личного  состава.

После производятся записи в личной карточке и трудовой книжке.

Отпуска

Составляются по предварительному графику

Для переноса отпуска необходимо личное заявление с указанием причин.

Сводный график подписывается руководителем  кадровой службы.

График отпусков унифицирован и  представляет собой таблицу.

Приказы по личному составу оформляются  и ведутся отдельно от остальных но пишутся на одинаковых бланках.

 

Документирование  оценки труда работников.

Оценка труда происходит при: проведении аттестации, присвоении квалификационных разрядов при поощрении или взыскании, выдачи характеристики или рекомендательного  письма.

Ведение трудовых книжек

Трудовая книжка - это основной документ по трудовой деятельности граждан.

Трудовая книжка ведется на всех работников проработавших свыше  пяти дней. В том числе на сезонных временных и нештатных при  условии если они подлежат государственному страхованию. Лица поступающие на работу впервые обязаны предоставить справку о последнем занятии выданную п месту жительству. А уволенные из рядов военных сил – военный билет. Заполнение книжки должно происходить в присутствии работников.(паспорт, справка о последнем занятии и документ об образовании)

Инструкция о порядке ведения  трудовых книжек в организациях и  учреждениях.

Что вносится в трудовую книжку: сведение о работнике, личная подпись, титульный лист подписывает должностное лицо, печать на первом листе.

Сведения о работе: прием, перевод  и увольнение.

Взыскания в трудовую книжку не записываются только поощрения.

При приеме на другую работу делаются все те же самые записи только под  другим названием организации.

Если все страницы заполнены, то она добавляется вкладышем.

Без книжки вкладыш не действителен.

При увольнении администрация обязана  выдать трудовую книжку в день увольнения. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации рабочему выплачивается  средний заработок на все время  задержки книжки.

Оформление личных дел

Личное дело - это совокупность документов содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы не регламентирован.

Состав личного дела не регламентируется

Рекомендуемый порядок расположения документов в личном деле

1. Внутренняя опись документов дела.
2. Заявление о приеме или представление о повышении.
3. Автобиография, анкета или личный листок по учету кадров.
4. Копии документов об образовании.
5. Копии или выписки из приказов об утверждении на должность о приеме на работу.
6. Характеристики или рекомендательные письма, список научных трудов, изобретений.
7. Документы которые подтверждают изменения анкетных данных.

Личные карточки форма Т2

Документ  необходимый для анализа состава  и учета движения кадров, это унифицированный  документ.

Заполняется форма работником кадровой службы в  одном экземпляре и состоит из следующих разделов

1. общие сведения.
2. сведения о воинском учете.
3. назначения и перемещения.
4. Отпуска.
5. Дополнительные сведения.
6. Дата и причина увольнения.

ТЕМА ДЛЯ РЕФЕРАТА: ПОНЯТИЯ И  СОСТАВ РЕКВЕЗИТОВ ОРД ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКОМ ДОКУМЕНТОВ.