Определение состава конфиденциальных документов

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ОГЛАВЛЕНИЕ 

Введение…………………………………………………………..………….……3

Глава I. Конфиденциальный документ…………………………………………..4

Глава II. Перечень информации, состовляющий коммерческую тайну и служебную информацию ограниченного распостранения……………………..6

     II.1. Перечень конфиденциальных сведений …………………………….6

     II.2. Регламентация состава конфиденциальных  документов…………...8

Заключение…………………………………………………………………….....10

Список использованных источников и литературы…………………………...11 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Успешность  активно работающей и развивающейся  фирмы в современных условиях не может быть надежно стабильной, если в ней не работают стандартные  правила конфиденциального делопроизводства. Жесткая конкурентная борьба в условиях рыночной экономики порождает такие  явления, как промышленный шпионаж  и финансовая разведка. Даже у самых  честных и выдержанных людей  бизнеса иногда возникает непрошенное  желание знать планы прямых конкурентов. Если вспомнить такие понятия, как конкурсное участие, тендер, аукцион, то можно представить, какие выгоды могло сулить владение информацией о планах соперничающих фирм, об их финансовой состоятельности. Зачастую разглашение конфиденциальной информации о состоянии дел компании приводило к ее полному краху от целенаправленной деструктивной деятельности организаций-конкурентов, владевших информацией о внутренних проблемах компании, о ее слабых местах. Есть и другие причины соблюдать стандартные процедуры конфиденциального делопроизводства: гарантированная сохранность документов, контроль за их исполнением, отслеживание пути документов в пределах организации и вне ее, и другие.

     Коммерческая  информация организации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки  той же идеи или для ее хищения  и реализации. Поэтому степень  ценности информации и надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.

     Во  всех жизненных ситуациях следует  неукоснительно выполнять одно правило: содержание служебных документов, тем  более конфиденциальных, не подлежит разглашению. Сотрудники, допущенные к  конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с  инструкцией по работе с конфиденциальными  документами. 

Глава I. Конфиденциальный документ 

     Согласно  ст.2 Федерального закона “Об информации, информатизации и защите информации”¹ конфиденциальная информация - это документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридическогокого или физического лица. Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997г.  №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

     Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т. е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

     Конфиденциальные документы включают в себя:

- в государственных структурах — документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения (называемые в чиновничьем обиходе документами для служебного пользования), содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;

-  в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности - документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства;

______________________

¹Федеральный закон РФ от 20.02.95 № 24 «Об информации, информатизации и защите

информации»

- независимо от принадлежности — документы и базы данных, фиксирующие любые персональные данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающую защиту личной или семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические новшества (до их патентования) предприятий связи, сферы обслуживания и других структур.

     “Персональные данные” рассматриваются как  информация (зафиксированная на материальном носителе) о конкретном человеке, которая  отождествлена или может быть отождествлена с ним. К персональным данным относятся биографические и  опознавательные данные, личные характеристики, сведения о семейном, социальном положении, образовании, профессии, служебном  и финансовом положении, состоянии  здоровья и прочие. Данные персонального характера должны быть собраны только для определенных целей и в строгом соответствии с законом.

Данные должны соответствовать требованиям, быть точными, полными и вовремя обновленными. Цели, для достижения которых собираются и обрабатываются персональные данные, должны быть определены и утверждены до начала деятельности и использоваться только в этих целях.

В системах учета персональных данных должны быть внедрены механизмы, предотвращающие потери или неправильное (или злоумышленное) использование персональных данных.

     Называть конфиденциальные документы секретными или ставить на них гриф секретности не допускается.

     Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно:

• массовый носитель ценной, защищаемой информации;
• основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;
• обязательный объект защиты.

Глава II. Перечень информации, состовляющий коммерческую тайну и служебную информацию ограниченного распостранения

     II.1. Перечень конфиденциальных сведений

     Перечень конфиденциальных сведений фирмы² представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о выполняемых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах. В нем закрепляется факт отнесения сведений к защищаемой информации и определяется период (срок) конфиденциальности (т.е. недоступности для всех) этих сведений, уровень (гриф) их конфиденциальности, список должностей сотрудников фирмы, которым дано право использовать эти сведения в работе. В перечень включаются действительно ценные сведения («изюминки») о каждой работе фирмы.

     Перечень формируется на основе рекомендаций руководителей структурных подразделений. На уровне руководства фирмы такие рекомендации формируются секретарем-референтом по согласованию с первым руководителем. Организация составления перечня в крупных фирмах возлагается на службу безопасности. В некрупных фирмах перечень составляет секретарь-референт. В обоих случаях на секретаря-референта возлагается контроль правильной работы с перечнем сотрудников фирмы. Перечень рассматривается специальной комиссией и утверждается первым руководителем фирмы.

     Перечень является постоянным рабочим материалом руководства фирмы, службы безопасности и секретаря-референта. Поэтому он должен регулярно обновляться и корректироваться. Ограничение доступа к информации, относящейся к новой продукции, но не обладающей ценностью, применяться не должно.

     Важной задачей перечня является дробление коммерческой тайны на отдельные информационные элементы, известные разным лицам. __________________

²Галахов В.В. Секретарское дело., М.:Проспект, 2005.с.188.

     Закрепление информации за конкретными должностям позволяет снизить вероятность разглашения секретов сотрудниками и предотвратить возможность включения ими в документы избыточной конфиденциальной информации.

     Ведение перечня заключается в регулярной его корректировке и обновлении, отражающих новые перспективные разработки фирмы, переход на выпуск нового вида продукции, изменение тематики работы, направлений деятельности, конъюнктуры рынка и т. п. Инициатива корректировки и обновления содержания перечня относится к компетенции руководства фирмы, скрепление этой инициативы в перечне и информирование об этом соответствующих сотрудников фирмы входит в обязанности работников службы безопасности или секретаря-референта.

     В процессе ведения в перечень включается конфиденциальная информация, отражающая рельные новшества, разработки и изобретения. С этой целью руководители структурных подразделений фирмы или направлений ее деятельности, секретарь-референт первого руководителя должны регулярно составлять реестры новой индивидуальной конфиденциальной информации и информации, потерявшей свою конфиденциальность. Реестры представляются первому руководителю фирмы (или комиссии) для рассмотрения и отдачи соответствующего распоряжения службе безопасности или секретарю-референту.³

     Перевод сведений, включенных в перечень, из категории конфиденциальных в категорию открытых, т. е. исключение сведений из перечня, осуществляется первым руководителем фирмы. 
 
 

________________________

³Баласанян В.Э. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления., М.: Инфа-М, 2008. С. 169. 

     II.2. Регламентация состава конфиденциальных документов

     На  основании перечня конфиденциальных сведений компетентный сотрудник фирмы составляет и ведет классифицированный перечень ценных и конфиденциальных документов фирмы, подлежащих защите, с указанием обозначаемого на них грифа ограничения доступа и состава сотрудников, допущенных к этим документам. Перечень составляется в рамках структурных подразделений или направлений деятельности фирмы и регламентирует два аспекта работы сотрудников фирмы с конфиденциальными документами:

     а) состав издаваемых подразделением документов и документов, направляемых в подразделение для работы;

     б) состав конфиденциальных сведений, которые могут быть включены в каждый указанный в перечне документ. Утверждается перечень первым руководителем фирмы.

     Помимо  конфиденциальных, в перечень включаются также документы, не содержащие защищаемую информацию, но представляющие ценность для фирмы и подлежащие охране от многообразия угроз. Часто обычный открытый правовой акт (например, учредительные документы фирмы, контракты и др.) важно сохранить в целостности и безопасности от злоумышленника или стихийного бедствия. Перечень должен регулярно корректироваться секретарем-референтом в соответствии с динамикой выполнения фирмой конкретных работ. Изменения, вносимые в перечень, утверждаются первым руководителем фирмы.

     В перечне должно найти место положение, что сохранение коммерческой тайны  партнеров является неотъемлемой частью деятельности фирмы. Открытая публикация сведений, полученных на договорной или доверительной основе или являющихся результатом совместной производственной деятельности партнеров. При заключении любого

____________________

⁴Галахов В.В. Секретарское дело., М.:Проспект, 2005.с.189.

договора(контракта) стороны должны брать на себя взаимные письменные обязательства по защите конфиденциальной информации другой стороны и документов, полученных при переговорах, исполнении условий договора. Следовательно, в целях определения состава защищаемых сведений и документов каждая фирма должна составлять и регулярно обновлять соответствующие перечни, без которых система защиты информации фирмы не может функционировать. Важно, что эти перечни носят индивидуальный характер для каждой фирмы и отражают реальную информационную сферу направлений ее деятельности, требования собственника информации по ограничению доступа персонала к информации, составляющей интеллектуальную собственность фирмы.

     В идеале документация подобного рода должна обрабатываться в соответствующем  отделе, но так как практически  вся документация фирмы часто  приравнивается к конфиденциальной, то на практике ею занимается максимум уполномоченное на работу с конфиденциальной документацией должностное лицо.

     Если  конфиденциальный документ в процессе делопроизводства был утерян, приведен в негодность, то руководством организации создается специальная комиссия для расследования причин случившегося и выявления виновных лиц.