Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

Лекция 2.3. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

1. Бланк документа и требования к его разработке

Служебные документы, как правило, составляются на бланке,  который конструируется  в соответствии с формуляром-образцом. Бланк представляет собой стандартный лист бумаги форматом А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру ДОУ.

В учреждениях, организациях и на предприятиях обычно разрабатывают бланки двух видов: для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов. Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать коммуникационные данные предприятия. Общий бланк используется для всех видов документов, кроме писем и имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «Коммуникационные данные» на общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Наименование вида документа», вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и  дату документа» - «Место составления или издания». Для каждого из видов бланков допускается два варианта расположения реквизитов заголовочной части – угловой и продольный. Если бланк организации выполнен на двух языках, то бланковые надписи на белорусском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).

Возможно изготовление бланков других конкретных видов  организационно-распорядительных документов (ОРД), если таких документов создается более 300 в год. Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-2004. Конкретный набор реквизитов документа определяется его разновидностью. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатаются на бланке в виде уголков или других обозначений.

Гербовые бланки государственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом и подлежат обязательному учету с проставлением на каждом из них типографским способом или нумератором учетного порядкового номера. Учёт гербовых бланков  ведётся отдельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (на карточках или в журнале). Храниться они должны в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Выдаются гербовые бланки исполнителям под роспись в специальном журнале выдачи бланков такого рода.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, ответственные за учёт, хранение и использование бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Проверку наличия, использования  и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учётно-регистрационной форме после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении, использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Для формата  А4 установлены следующие размеры полей: с левой стороны – 30 мм, с правой – не менее 8 мм, сверху и снизу – не менее 20 мм. Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера страниц проставляются в центре верхнего поля страницы.

2. Реквизиты документов и их расположение

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи», «почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, счета в банке» показывают положение документа как в географическом, так и в иерархическом пространстве.

Все реквизиты  делятся на постоянные (Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, почтовый  адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные, или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись должностного лица, фамилия исполнителя и номер его телефона и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оптимальное количество реквизитов. Всего установлено 32 реквизита.

При оформлении документов особое внимание должно быть уделено  юридическому значению реквизитов (наименование организации, наименование вида документа, индексу документа, дате его создания, подписям должностных лиц, оттискам печати). Назначение этой группы реквизитов состоит в закреплении в юридически значимой форме и доведении до адресатов документов и всех участников, которые будут работать с документами, предписания в совершении управленческих действий и подтверждение факта, имеющего юридическое значение.

Реквизиты могут  иметь продольное (реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа размещаются по всей верхней части листа) и угловое (реквизиты располагаются от границы левого поля, правый край не выравнивается) расположение. Бланки с  продольным расположением реквизитов рекомендуется применять в тех случаях, если эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае должны быть продублированы все постоянные реквизиты бланка.

Рассмотрим  подробнее некоторые реквизиты.

(1)Государственный герб Республики  Беларусь. Изображение  Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением  реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием организации, предприятия (посередине), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 17 мм.

Право помещать изображение Государственного герба  на бланках документов предоставлено только государственным органам,  иным государственным организациям. Организация негосударственной формы собственности такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке.

(2)Эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания). Реквизит представляет условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве  эмблемы организации (предприятия) как правило,  используется товарный знак (знак обслуживания). Заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблема не воспроизводится при помещении герба на бланке организации. Эмблема помещается на верхнем поле документа над наименованием организации.

(3,4)Коды. Они используются для автоматизированной обработки документов. Один из них – код организации. Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП). Это постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом. Помещается на верхнем поле справа на первом листе документа.

Второй код  – код документа. Определяется по  Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные  документы» (ОКУД). Проставляется при оформлении документа на верхнем поле справа под кодом организации.

        (5-7)Наименование  организации. Автором служебного документа выступает организация (предприятие). Ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах: наименование вышестоящей организации(5), наименование организации, предприятия(6), наименование структурного подразделения(7). Наименование организации должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах. Сокращённое наименование организации приводят в случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование в скобках помещается ниже полного.

         Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагается в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке.

Пример:

Министерства  финансов                                   Министерство по налогам и сборам

Республики  Беларусь                                         Республики Беларусь

(8)Почтовый адрес отправителя.  На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес - адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Пример:

        Ул. Я.Коласа, 15, 211400, г. Полоцк, Витебская обл.

(9)Коммуникационные и коммерческие  данные. К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефона дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные – это номер расчетного счета, название банка и т.д.

(10)Название вида документа.  Реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов документа в целом и структуру текста. На общем бланке он располагается в том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ,  ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УСТАВ.

(11)Дата документа. Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы или письмо) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчёт, инструкция, положение) - дата утверждения.  Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. На дату отводится 10 знаков: восемь цифр (по две - на число и месяц, четыре – на год) и две разграничительные точки, например: 12.03.2007. В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 12 марта 2007 года. Дату можно оформлять и в соответствии с международным стандартом: 2007.03.12.

(12)Регистрационный индекс документа. Это условное обозначение документа, под которым он ведён в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года. Для исходящих документов (писем) индекс  складывается из нескольких частей, например, 05-25/55, где 05 – индекс структурного подразделения; 25 – номер дела в номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки; 55 – порядковый номер отправляемого документа (факса).

Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

(13)Ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа. Этот реквизит проставляется на ответных письмах. Данный реквизит включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который даётся ответ. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма. На бланках для писем этот реквизит выполняется в виде трафарета:

__________№_________

на  №_________от_________

(14)Место составления или издания документа. Его располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Индекс документа». Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «коммуникационные данные организации».

(15)Гриф ограничения доступа  к документу. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно». В коммерческих структурах на документах подобного рода проставляются отметки  «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Во второй строке необходимо проставлять номер экземпляра данного документа.

Например:

КТ                        или                  Конфиденциально

ЭКЗ. № 3                                     ЭКЗ. № 1

(16)Адресат.  Данный реквизит проставляется на исходящих документах. Наличие его необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе с адресом на упаковке документ возвращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записки) или структурному подразделению.