Оформление распорядительных документов

       Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства  Российской Федерации и федеральных  органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования (приложение А). 

       Решение

       РЕШЕНИЕ - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

       Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

       Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например:

       "Коллегия  РЕШИЛА…" или: "Совет директоров  РЕШИЛ…"

       Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной - наименование органа, принимающего решение.

       При необходимости решение визируется руководителем подразделения, вносящем проект решения, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа (приложение Б).

       Приказ

       ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем  организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях  разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

       В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основой деятельности и личному составу.

       Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.

       Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

       Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

       Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

       Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

       Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

       Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

       Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме "О чем?", например:

       "О  создании филиала общества в  г. Твери"

       "Об  увеличении уставного капитала  общества"

       текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование  предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер:

       "В  соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основе решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 №1)

       ПРИКАЗЫВАЮ: …"

       Если  проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

       Если  приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

       "В  связи с завершением строительства  нового учебного корпуса по  ул. Металлистов, д. 37а

       ПРИКАЗЫВАЮ: …"

       Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

       Распорядительная  часть приказа излагается в повелительной  форме от первого лица единственного  числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

       Распорядительная  часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

       Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя  или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

       Количество  исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

       Приказы подписываются руководителем организации  или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа по основной деятельности: (приложение В).

       В ряде случаев ответственному исполнителю  для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению, выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя (приложение Г)

       Распоряжение

       РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

       Распоряжения  по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

       Распоряжения  составляются и оформляются по тем  же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. В таких случаях  текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

       В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, текст распорядительной части документа начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» (приложение Д).

    Указание

       УКАЗАНИЕ - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

       Распорядительная  часть указания начинается словами  «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года( приложение Е.).

 

3. Регистрация и контроль за исполнением документов

       Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "фикция факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них".

       Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую  силу документу, так как фиксирует  факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

       Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы  регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

       Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, картонная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

       Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.(приложение Ж)

       При количестве учетных единиц документов с выше 1000 целесообразно использовать карточную форму регистрации.

       Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

       Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

       Применение  карточек для регистрации заметно  повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

       Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, тал и ряда дополнительных.