- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).
Внутри дела документы
должны быть расположены так, чтобы
они по своему содержанию последовательно
освещали определенные вопросы. При
этом документы располагаются в
хронологическом порядке (входящие
– по датам поступления, исходящие
– по датам отправления) или по
алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо
от даты их утверждения или составления,
присоединяются к документам, к которым
они относятся. Приложения объемом свыше
250 листов составляют отдельный том, о
чем в документе делается отметка.
Организационно-распорядительные
документы группируются в дела по
видам и хронологии с относящимися
к ним приложениями с учетом следующих
правил:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
- Номенклатура дел
Совершенствование работы управленческого
аппарата, оперативность и качество
решения вопросов, а также деятельность
организации в целом, в значительной
мере зависят от организации использования
и хранения документов, в том числе
и от систематизации и классификации
документов. Быстро найти нужный документ
для использования возможно лишь
при четкой классификации документов.
Кроме этого, научно обоснованная классификация
документов имеет большое значение
не только для оперативной работы
в организациях, но и для последующего
хранения и использования документов
в архивах. Специальным классификационным
справочником, определяющим порядок
распределения документов в дела,
является номенклатура дел. Другими
словами, номенклатура дел
– это систематизированный перечень наименований
дел, заводимых в организации, с указанием
сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке.
Номенклатура дел является
документом многоцелевого назначения:
- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
- имеет справочное значение при изучении структуры организации;
- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.
Номенклатура дел должна
быть в каждой организации, учреждении,
предприятии, при этом она должна
охватывать все документы, создаваемые
в процессе их деятельности.
Говоря о номенклатуре
дел, необходимо отметить, что существуют
три вида номенклатур дел:
- типовая номенклатура дел;
- примерная номенклатура дел;
- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Номенклатура дел должна
согласовываться с архивным учреждением
не реже одного раза в 5 лет. В случае
коренного изменения функций
и структуры организации разрабатывается
новая номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется
на основе изучения состава и содержания
документов, образующихся в деятельности
организации. При составлении номенклатуры
дел следует руководствоваться:
- уставом или положением об организации,
- положениями о структурных подразделениях,
- штатным расписанием,
- номенклатурой дел организации за прошлый год,
- описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
- регистрационными формами,
- ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
- типовыми и примерными номенклатурами дел.
При составлении номенклатуры
дел необходимо помнить, что только
хорошо составленная номенклатура дел
может обеспечить правильное хранение
и быстрый поиск документов.
- Подготовка документов к архивному хранению
Документы организации, отложившиеся
в делопроизводстве, в дальнейшем
либо остаются на длительное архивное
хранение, либо хранятся краткие сроки
и затем выделяются к уничтожению.
Отбор документов на хранение или
уничтожение является результатом
проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведению
экспертизы ценности документов должны
проводить квалифицированные специалисты,
которые в своей деятельности
должны руководствоваться действующим
архивным законодательством. Отбор
документов постоянного срока хранения
проводится на основании номенклатуры
дел предприятия с обязательным
полистным просмотром дел. При полистном
просмотре дел постоянного срока
хранения подлежат изъятию дублирующие
экземпляры документов, черновики, копии
документов и документы с временными сроками
хранения. Одновременно проводится отбор
документов и дел временного (до 10 лет
включительно) хранения с истекшими сроками
хранения. По результатам экспертизы ценности
документов составляются описи дел постоянного,
временного (свыше 10 лет) сроков хранения
и документов по личному составу, а также
акты о выделении к уничтожению дел с истекшими
сроками хранения (до 10 лет включительно).
Оформление дел проводится лицом, ответственным
за работу с документами. Полное или частичное оформление
дел проводится в зависимости от сроков
хранения документов. Дела постоянного
и временного (свыше 10 лет) срока хранения
подлежат полному оформлению, дела временного
(до 10 лет включительно) хранения - частичному
оформлению.
Обработка входящей, исходящей и внутренней документации
Документы,
поступившие в организацию, в
том числе созданные с помощью
средств вычислительной техники, проходят
первичную обработку, регистрацию
и направляются на рассмотрение руководству
или передаются исполнителям. Первичная
обработка поступающих документов
заключается в проверке целостности
упаковки, вскрытия конвертов, проверке
наличия вложенных в них документов,
правильности адресования, фиксации факта
поступления документов. При обнаружении
повреждения, отсутствия документов или
приложений к ним об этом сообщается
отправителю.
Ошибочно
посланная корреспонденция возвращается
отправителю или пересылается надлежащему
адресату. Все конверты и бандероли
за исключением адресованных "лично",
должны вскрываться. Обработанные документы
передаются по назначению по мере их поступления
в течение всего рабочего дня.
Предварительное рассмотрение документов
производится с целью распределения
поступивших документов, не требующих
обязательного рассмотрения руководством
и направляемые непосредственно
в структурные подразделения
и ответственным исполнителям, и
осуществляется исходя из оценки их содержания
на основании установленного распределения
обязанностей и функций. Без предварительного
рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно
структурным подразделениям или
работающим в них должностным
лицам. Документы, которые исполняются
несколькими структурными подразделениями,
передаются им поочередно или одновременно
в копиях. Подлинник передается ответственному
исполнителю, названному в резолюции
первым. Необходимость размножения
документов и количество копий определяются
лицом, организующим исполнение. При
необходимости безотлагательного
исполнения поступившего документа
допускается ознакомление исполнителя
с его содержанием до рассмотрения
документа руководством. Регистрация
документов производится с целью
обеспечения учета, контроля и поиска
документов. Вся поступающая корреспонденция
сортируется на регистрируемые и
нерегистрируемые документы. Регистрации
не подлежат:
- документы, присланные в копии для сведения;
- телеграммы и письма о разрешении командировок
и отпусков;
- месячные, квартальные, полугодовые,
годовые отчеты;
- плановые документы;
- извещения об отправке ценностей, о высылке
бланков;
- статистическая отчетность (почтовая
и телеграфная);
- сообщения о заседаниях, совещаниях,
повестка дня;
- поздравительные открытки, письма, телеграммы
и пригласительные билеты;
- печатные издания (книги, газеты, журналы,
бюллетени, справочники);
- рекламные материалы, плакаты.
Нерегистрируемые
документы передаются в структурные
подразделения по принадлежности. Входящие
документы регистрируются в день
поступления. Документы регистрируются
в учреждении один раз. При передаче
зарегистрированного документа
из одного подразделения в другое
он повторно не регистрируется. Документы
требующие обязательного рассмотрения
руководства, регистрируются в Общем
отделе Департамента по управлению делами
(Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии);
поступающие непосредственно в
структурные подразделения документы
регистрируются секретарем подразделения
Если поступивший документ является
на запрос или в нем содержится
ссылка на предыдущую переписку, секретарь
обязан подобрать переписку по данному
вопросу. На всех входящих документах
на нижнем поле первого листа справа
проставляется регистрационный
штамп с указанием даты и порядкового
номера. После регистрации документы
докладываются руководителю или
исполняющему обязанности заместителю.
Документы должны передаваться руководству
организации или в структурные
подразделения в день поступления.
Рассмотрения документов руководством
должно производиться в кратчайший
срок, как правило, в день поступления.
Запрещается задерживать документы
более чем на одни сутки. Руководитель
определяет в резолюции на документ
порядок, характер и срок исполнения,
а также ответственного исполнителя
и должностных лиц, участвующих
в работе с документом. Резолюция
подписывается с указанием даты.
Исполнитель, указанный в резолюции
первым, является ответственным исполнителем
с правом созыва соисполнителей. Резолюция
должна проставляться непосредственно
на документе, на свободном от текста
месте, но не на поле, предназначенном
для подшивки документа в дело.
Как правило, на документе должно
быть не более одной резолюции. Последующие
резолюции необходимо, когда в
них детализируется порядок исполнения
документа. Изменить резолюцию имеет
право только руководитель, наложивший
её. Резолюция полностью переносится
в регистрационно-контрольные формы.
Документы, которые исполняются несколькими
структурными подразделениями или должностными
лицами, передаются им поочередно или
одновременно в копиях. Копии с документа
снимаются при необходимости быстрого
ознакомлении с документом большого числа
исполнителей. Подлинный документ остается
у ответственного исполнителя. Передача
документов на исполнение без регистрации
и резолюции руководителя не допускается.