Нормативно-правовое регулирование делопроизводства

     В Российской Федерации регламентация  документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством  государственные стандарты нормативно-методические документы общегосударственного действия.

     Высшей  правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут  властную функцию и обязательны  к применению в той области  деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация  документирования и работы с документами  находится в настоящее время  в Российской Федерации в стадии становления.

     Об  обязательности документирования говорится  и в ряде других законодательных  актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических  и физических лиц в процессах  предпринимательской деятельности, а также документирование различных  отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (далее — ГКРФ), который  определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений  юридических и физических лиц, основания  прав собственности.

     Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при  составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О  языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется  на русском языке как государственном  языке Российской Федерации. Официальное  делопроизводство в республиках  ведется также на государственных  языках данных республик".

     В Российской Федерации разработана  национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и  использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:

     • национальные стандарты;

     • правила стандартизации, нормы и  рекомендации в области стандартизации;

     • общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации;

     • стандарты организаций.

     В числе национальных стандартов действует  целый ряд стандартов устанавливающих  правила оформления документов.

     В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах  состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и  негосударственную. Государственная  часть формируется из документов федеральных органов государственной  власти, а также учреждений, организаций  и предприятий, отнесенных к федеральной  собственности. Негосударственную  часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности  общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником  этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной  подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

     Таким образом, законодательное регулирование  самых разных аспектов работы с документами  содержится в целом ряде правовых актов. В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений  деятельности государственных и  негосударственных организаций, к  оформлению тех или иных видов  документов, к их содержанию и структуре  текста.

     Наряду  с законодательной регламентацией нормы работы с документами затрагиваются  в целом ряде указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства  РФ. Эти подзаконные акты устанавливают  нормы работы с документами, которые  не нашли отражения в законодательных  актах.

     Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует  о коренном изменении государственной  политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно  меняется отношение в обществе к  организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий  интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения  их деятельности. Практические работники  самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как  ее носитель, пронизывая все аспекты  управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности. 
 

     Нормативно-правовое регулирование делопроизводства

     На  основе и во исполнение федеральных  законов, указов и

 распоряжений  Президента Российской Федерации,  постановлений и распоряжений  Правительства РФ федеральными  органами исполнительной власти  издаются нормативные правовые  акты. К нормативным правовым  актам постановлением Правительства  РФ отнесены постановления, приказы,  распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые  акты издаются также по инициативе  федеральных органов исполнительной  власти в Пределах их компетенции.

     Постановлением  Правительства РФ утверждены правила  подготовки правовых актов федеральных  органов исполнительной власти и  их государственной регистрации, где  определен процесс подготовки проекта  нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок  его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и  присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. При нарушении  требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.

     Типовая инструкция предназначена для федеральных  органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций  любых форм собственности и направлений  деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

     Методика  и технология хранения документов в  делопроизводстве в архиве разработана  также архивными органами. В общих  чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987 г. много лет действовали  Основные правила работы ведомственных  архивов, которые представляли собой  базовый нормативно-методический определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном  архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый  нормативный документ, устанавливающий  кормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в Связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.

     Среди них:

     • требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

     • правила формирования дел в делопроизводстве;

     • организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

     • подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и  оформление описей, передача дел в  архив;

     • порядок выделения документов к  уничтожению;

     • оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

     • порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные изменения  в Основных правилах (по сравнению  с редакцией 1987 г.) связаны с экспертизой  ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных  документов.

     В состав Основных правил включены унифицированные  формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.

     Также правила содержат методику работы с  документами в архиве организации. Существенное значение в вопросах организации  хранения документов имеют сроки  хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки  хранения документов, являются перечни  с указанием сроков хранения. Различают  типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются  и утверждаются Росархивом, они являются нормативным Документом общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в  результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация  системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и  отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).

     Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым  перечнем.

     Одновременно  с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию  технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее  время система классификаторов  является языком формализованного описания данных, используемых в процессах  управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой  номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных  форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и  их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифицированных  управленческих документов входят следующие  системы документации. 

     Унифицированная система банковской документации:

     • платежная документация по безналичным  расчетам через банки;

     • документации по кредитным операциям  банков;

     • документация по контролю за расходованием  средств на оплату труда и выплаты  социально-трудовых ресурсов;

     • документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;

     • выходная документация банков;

     • документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы  документов;

     • документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;

     • документация по контролю за расходованием  средств на оплату труда и выплаты  социально-трудовых

     Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

     • финансовая документация;

     • отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;

     • учетная бухгалтерская документация.

     Унифицированная система отчетно-статистической документации:

     • документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

     • документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;