Номенклатура дел

Номенклатура  дел —это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

     Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она  составлена, зависят оперативность  работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии  обязательно.

     Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

     Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной  и типовой. Кроме того, различают  номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

     Конкретная  номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

     Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории  учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел  для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации  предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

     Работа  по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как  правило, включает изучение их организационной  структуры и направлений, а также  комплекса документов, на основании  которых будут формулироваться  наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел  для группировки документов с  грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

     Утвержденные  экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая  служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

     После утверждения номенклатуры дел структурные  подразделения и общественные организации  получают выписки из соответствующих  ее разделов для использования в  работе.

     Номенклатура  дел учреждения, не передающего документы  на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр  номенклатуры хранится не менее 10 лет.

     Номенклатура  дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка  формирования и учета дел в  делопроизводстве подразделений. Сводная  номенклатура дел составляется на основании  номенклатур дел структурных  подразделений.

     Номенклатура  дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в  качестве рабочего экземпляра, третий — находится в ведомственном  архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

     Номенклатура  дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций  и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

     Согласованная с соответствующим учреждением  государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого  года уточняется, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В  течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении  дел, о включении новых дел  и т.д.