Номенклатура дел

 
 
 
 
 

Тема: «номенклатура  дел» 
 
 
 

 

Номенклатура дел  организации 
 

Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. 

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.  

Номенклатура  дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор  документов и справочник по документам. 

Цели формирования номенклатуры дел: 

-               распределения исполненных документов  в дела; 

-               систематизации дел; 

-               закрепления индексов дел; 

-               установления сроков хранения  дел.  

Кроме того, номенклатура дел: 

-               служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;  

-               используется как основной учетный  документ при сдаче в архив  организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения; 

-               является основой для составления актов на уничтожение дел; 

-               может быть использована как  схема для построения справочной  картотеки на исполненные документы. 

 

Виды  номенклатуры дел 

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.  

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел. 

Индивидуальная  номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. 

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. 

Составление и оформление номенклатуры дел 

При составлении  номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. 

Кроме текущих  документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел  должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов. 

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы  которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации  или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации). 

Основой для  определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное  расписание) организации. Разделами  номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). 

Если в организации  нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.  

Например, для  номенклатуры дел учебного заведения  можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д. 

разделами номенклатуры дел могут быть и должности  руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 –  заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д. 

Составляется  номенклатура дел по установленной  форме на общем бланке организации. 

Последовательность  расположения разделов номенклатуры дел  соответствует утвержденной структуре  организации.  

В первой графе  номенклатуры – «Индекс дела»  – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. 

Индекс (номер) конкретного  дела состоит из: 

·              условного обозначения (индекса) структурного подразделения; 

·              порядкового номера дела в пределах отдела или организации. 

Во второй графе  – «Заголовок дела, тома, части»  – указываются заголовки дел.  

По заголовку  дела будет производиться поиск  необходимого документа. Заголовки  дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.  

Третья графа  – «Количество дел, томов, частей»  – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).  

В графе четвертой  – «Срок хранения дела, тома, части  и номера статей по перечню»  –  проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания»  нужно указать их названия. 

Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000). 

Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.  

Пятая графа  – « Примечания»  – заполняется  в течение года, если нужно сделать  отметки:  

·              о заведении дел; 

·              о переходящих делах;  

·              о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию; 

·              о выделении дел к уничтожению; 

·              о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п. 

При помещении  в дело первого документа в графе «Примечания»  номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено» ). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел. 

По окончании  календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.