Наименование реквизитов документов

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия (далее — организация) независимо от формы собственности, ведомственной  принадлежности, направления и специфики  деятельности создается большое  количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый  при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций  управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную  подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов  управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее — ОРД) самая  массовая.  

Так как понятие  управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные  виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов: 

распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение); 

организационные (устав  организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего  трудового распорядка, положение  о структурном подразделении  организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.); 

 справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная  записки, справка и др.) 

Перечень приведенных  выше документов, входящих в систему  ОРД, не исчерпывающий. Отдельно следует  выделить такой вид документа, как  протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и  справочно-информационного документа. 

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое  назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие  явления, в подтверждение которых  составлен документ, другие — несут  информацию о самом документе, являясь  его обязательными атрибутами. 

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в  основном только информационными элементами, характеризующими документ и являющимися  его координатами в пространстве и во времени. 

Информационный элемент  документа, характеризующий сам  документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом. 

Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 2005 г. 

При создании и оформлении организационно-распорядительных документов согласно СТБ 6.38-2004 используются 32 реквизита. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, установленных СТБ 6.38-2004, приведен в приложении 1. Назначение этих реквизитов неоднозначно, каждый из них выполняет строго определенную функцию.  

Например, реквизиты  «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование  структурного подразделения», «Почтовый  адрес отправителя», «Коммуникационные  и коммерческие данные», «Адресат», «Гриф утверждения», «Резолюция»  показывают положение документа как в географическом, так и в иерархическом пространстве, указывают путь, который он уже прошел, и путь, который ему предстоит пройти.  

Характеристика дается документу различными реквизитами  в разных масштабах. Они дополняют  друг друга и детализируют положение  документа до мельчайших подробностей. Так, реквизит «Наименование вышестоящей  организации» указывает, в какой  сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело» — дело, в котором  он будет подшит после того, как  аппаратом управления по нему будет  принято соответствующее решение.  

К этой же группе следует  отнести графически оформляемые  реквизиты — «Государственный герб Республики Беларусь» и «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Они наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию  или учреждение, из которых он исходит. 

Положение документа  во времени определяется его датой. Реквизит «Дата» указывает на момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные  реквизиты — «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Визы», «Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело» и  др. — в первую очередь те из них, которые придают документу необходимую  юридическую силу. 

Реквизиты «Название  вида документа», «Резолюция», «Заголовок к тексту», «Текст», реквизиты, обозначающие код организации и код документа, и некоторые другие указывают  целевое назначение документа, раскрывают его содержание. 

Реквизиты «Подпись», «Печать», «Отметка о заверении копии» удостоверяют подлинность документа.