Мұрағатта құжаттарды сақтау тәртібі

СӨЖ-1

«Мұрағатта  құжаттарды сақтау тәртібі» 
 
 
 

Орындаған: Әлтен Берік

АТФ 1-курс

Тексерген: Жағыпарова Майра Мұсақызы 
 
 
 
 

Алматы 2011 

Мұрағатта құжаттарды сақтау тәртібі

  Сәлеметсіздер ме құрметті студенттер мен құрметті Майра Мұсақызы!!!

Бүгінгі менің тұсаукесерімнің тақырыбы «Мұрағатта құжаттарды сақтау тәртібі». Мен бұл тұсаукесерімде мұрағат  жайлы мәліметтер мен онда сақталатын құжаттар, олардың сақталу тәртібі  жайлы бізге беймәлім тұстарын айтқым келеді.

  Мұрағат.

  Мұрағат дегеніміз - мұрағаттық құжаттар жиынтығы, сондай-ақ тұтынушылар мүддесіне сай құжаттардың қабылдауы мен сақталуын жүзеге асыратын заңды тұлға немесе заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшесі.

 Мұрағаттың  негізгі төрт түрі бар:

1. Мемлекеттік мұрағат – Қазақстан Республикасының Ұлттық

мұрағат қоры құжаттарын жинақтау (сатып алу), тұрақты сақтау және олардың пайдаланылуын  ұйымдастыру құқығын иеленген заңды  тұлға;

     2. Арнайы мемлекеттік мұрағат – Қазақстан Республикасының

арнайы  мемлекеттік органы жүйесіндегі  мемлекеттік заңды тұлға немесе Қазақстан Республикасы арнайы мемлекеттік  органының құрылымдық бөлімшесі;

     3. Ведомстволық мұрағат – Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының, сондай-ақ оның құрамына енгізілмеген құжаттардың жинақталуын, уақытша сақталуын және пайдаланылуын жүзеге асыратын мемлекеттік заңды тұлға немесе мемлекеттік заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшесі;

     4. Жеке мұрағат – Қазақстан Республикасының Ұлтттық мұрағат қоры құжаттарының, сондай-ақ оның құрамына енгізілмеген құжаттардың жинақталуын, уақытша сақталуын және пайдаланылуын жүзеге асыратын мемлекеттік емес заңды тұлға немесе мемлекеттік емес заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшесі, немесе жеке тұлғаның қызметінде, құжаттарды жинақтау (сатып алу) кезінде пайда болған жеке тұлғаның мұрағаты;

    Мұрағат ісі дегеніміз – ұлттық мұрағат қорын қалыптастырумен байланысты, мұрағат білімімен, мұрағат қорларында және жиынтығында, оларды сақтау мен пайдалану ұйымдарындағы жеке және заңды тұлғалардың қызметі.

Заңнамалар  мен міндеттер.

• Қазақстан Республикасының 1999 жылғы 22-желтоқсандағы «Ұлттық мұрағаттық қор және мұрағаттар туралы» заңы және «Мұрағат» жөніндегі түсінік бекітілді. Онда мемлекеттік мұрағаттар, олардың атқаратын негізгі қызметтері мен міндеттері айқындалды. Мемлекеттік мұрағаттардың түрлері анықталды. Ұлттық мұрағаттық қордың құжаттарын жіктеу белгілеріне сәйкес мемлекеттік мұрағаттар жүйесі құрылды. Облыстық мемлекеттік мұрағаттар және олардың филиалдары, қалалық, аудандық, ведомствалық арнайы мемлекеттік жеке мұрағаттар тиісті ережелерге, талаптарға сәйкес өз жұмыстарын атқаруда. Әр мұрағат қызметкердің этикалық кодексінің негізгі принциптері бекітілді.

Мұрағаттағы құжаттар.

• Мұрағатта әр кезеңдегі тарихи оқиғалар, дипломатиялық қарым –қатынастар, қоғамның саяси-әлеуметтік, экономикалық бағыттары жөнінде құнды құжаттар сақталады. Сондықтан да мекемелер мен кәсіпорындарында, оқу орындарында іс қағаздарын жазғанда бекітілген номенклатура негізінде ұқыпты, нақтылы, дәлелді, мазмұнды жазып, болған іс-шараны ешқандай қоспасыз көрсете жазу шарт. Әр жыл соңында мекемелердегі іс қағаздар бекітілген сараптау комиссиясының шешімімен құжаттарды сараптау, жүйелеу негізінде сол мекеменің ведомствалық мұрағатына өткізіледі.

 Мұрағаттағы құжаттар.

• Мұрағат профилі – мұрағат үшін белгіленген сақталуға тиіс құжаттар құрамы.
• Мұрағаттық құжат – қоғам үшін маңызды болып табылатын, сақталатын немесе сақталуға тиіс және меншік иесіне бірдей құндылығы бар құжат.
• Мұрағаттық қорлар – өзара тарихи немесе логикалық байланысы бар құжаттар жиынтығы.
• Мұрағат топтамасы – қор құраушылардың қызметінде жасалған және бір немесе бірнеше сипат бойынша бірлескен құжаттар жиынтығы;
• Мұрағатты толықтыру – Қазақстан Республикасының заңнамасына және мұрағат профиліне сәйкес оның құжаттармен жүйелі толықтырылуы;
• Мұрағаттық құжаттың құндылығы – тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдени маңыздылығын айқындайтын мұрағаттық құжат сипаты.

Мұрағатта құжаттардың сақталуы.

       Құжаттардың тұрақты сақталуы – мемлекеттік мұрағатта және арнайы       мемлекеттік мұрағатта құжаттардың мерзімсіз сақталуы;

• Құжаттың тыйым салынған уақыты – бұл уақыттан бұрын пайда болған құжаттардың ғылыми және тәжірибелік құндылығы сарапталмайтыны және жойылмайтындығы туралы білдіретін уақыт;
• Құжаттар құндылығын сараптау – қабылданған критерийлер негізінде құжаттарды мемлекеттік сақтауға іріктеу немесе олардың сақталу мерзімдерін белгілеу;
• Тұрақты сақтауға құжаттарды таңдау арқылы қабылдау – сақталу мерзімдері туралы нормативті нұсқауларды қамтитын құжаттардың түрлерімен категорикаларының жүйеленген тізімі;
• Құжаттарды жоюға бөлу – сақталу мерзімдері өткен, тәжірибелік, ғылыми және қоғамдық маңызы жойылған құжаттардың ғылыми және тәжірибелік құндылығын сараптау үрдісінде айқындау және оларды жоюға іріктеу.
• Мұрағаттық құжаттарды есепке алу: Есепке алу біріліктерінде мұрағаттық құжаттар саны мен құрамын және әрбір есепке алу бірлігінің белгілі кешенге және есептік құжаттарда олардың жалпы санына қатыстылығын белгілеу;
•      мұрағат қорының карточкасы : Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының мұрағаттық құжаттарын есепке алу орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуға арналған мұрағаттық қорлардың атауы, саны мен құрамы және олардың сақталу орны туралы мәліметтерді қамтитын есептік құжат;
•       мұрағат қорларының тізімі: Өсу тәртібінде нөмірлері бар сақталатын, шығарылатын және келіп түсетін мұрағат қорларының ресми атаулар тізбесін қамтитын есептік құжат;
•       мұрағат қорының парағы: Мұрағат қорының атауын, нөмірін, оның категориясын, сақталу орнын және қор құжаттарының саны, хронологиялық шектері, құрамы және олардың динамикасындағы оның ғылыми-анықтамалық аппараты туралы мәліметтерді қамтитын есептік құжат;
•       іс құжаттарының ішкі тізімдемесі: Құжаттардың реттік нөмірлері, олардың индекстері, атаулары, уақыты, парақ нөмірлері көрсетілген іс құжаттарының тізбесін қамтитын есептік құжат;

Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету

 Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – құжаттардың физика-химиялық сақталуын қамтамасыз ету және оларды есепке алу. Құжаттардың физика-химиялық сақталуын қамтамасыз ету – құжаттарды сақтау, жаңғырту, консервациялау, биохимиялық қорғау және өндірудің ғылыми-техникалық құралдары мен әдістерін әзірлеу, жасау және тәжірибелік қолдану. Мұрағаттық құжаттардың сақталу тәртібі – құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін мұрағат қоймаларында жасалатын температура-ылғалдылық және санитария-гигиеналық жағдайлардың жиынтығы және олардың орындалуын бақылау. Мұрағаттық құжатты жаңғырту – бүлінген немесе бұзылған мұрағаттық құжаттың бастапқы немесе бастапқыға жақын сипаттарын және сыртқы белгілерін қайта қалпына келтіру. Мұрағаттық құжаттардың ескіруі – сыртқы және ішкі факторлардың әсерінен құжаттың бастапқы физика-химиялық сипаттарының өзгеруі. 

Құндылығы жоғары құжаттар

 Аса құнды құжат – Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізілген және жоғалу немесе бүліну жағдайында ауыстыруға келмейтін құжат;

  Мұрағаттық құжаттың сақтық көшірмесі – түпнұсқаның жоғалу немесе бүліну жағдайында құжаттағы ақпаратын сақтау мақсатында дайындалған аса құнды құжат көшірмесі.