Автор: Пользователь скрыл имя, 28 Ноября 2011 в 23:59, контрольная работа
Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).
Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).
Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семитами слогового письма, научились разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.
Следующим важным шагом явилось фонетическое письмо, в котором язык нашел для себя адекватное графическое выражение. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э. Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук). Буква - графический знак или литера. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам - аз и буки).
Возникшее
на базе греческого, латинское письмо
послужило основой для
Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы "язык". Именно письменный документ стал основой для формирования такого сложного и многогранного документа как книга.
Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства – министерской, основанной на принципе единоначалия. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен из новой системы.
Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802г. были: военно-морских сил, иностранных и внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства – Государственное казначейство. Одновременно учрежден Комитет министров – высшее административное учреждение на коллегиальных началах. Одновременно реформируется Сенат, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.
Министерское начало окончательно победило с изданием 28 января 1811г. «Общего учреждения министерств». Министры назначались императором и были ответственными только перед ним; директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру; начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники – начальникам отделений.
Поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела – донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела – для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; «не терпящие время» или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.
Документы, создаваемые в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы внутреннего делопроизводства и документы, поступавшие из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.
До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось все исходящие бумаги отправлять в виде пакетов (конвертов), запечатанных сургучной печатью.
Ревизия дел составляла самостоятельный участок делопроизводства и являлась функцией начальников отделений, директоров; в губерниях – начальников присутвенных мест и губернаторов.
В делопроизводстве министерств произошли изменения форм документов: появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.
Бланки печатались типографским способом или писались от руки.
На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Появляется обширная делопроизводственная литература, в том числе и работы теоретического характера. Появились письмовники – сборники образцов документов, первые – вторая половина XVIIIв., а с конца XVIII – начала XIXвв. начинают издаваться регулярно. До 1917г. издано более ста сборников.
Однако, происшедшие события 1917 года привели к полному слому государственного аппарата и зарождению принципиально новых устоев в сфере управления и делопроизводства в частности.
Фактически от власти были отстранены помещики, дворяне, купечество.
Для работы в советских учреждениях были привлечены люди (рабочие, солдаты и т.д.), не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. На своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть.
Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресекается деятельность видных ученных, с другой – активно и успешно работает несколько вполне самостоятельных школ управленческой мысли. Организуются исследования в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства, выходят важные нормативно-методические документы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), создается целая сеть общественных организаций, институтов и лабораторий.
Для координации работы по НОТ в масштабах страны в декабре 1923г. образован Совет НОТ, производства и управления, 1 января 1925г. – Оргстрой, в феврале 1926г. – Государственный институт техники управления (ИТУ). В 1931г. ИТУ изданы «Общие правила документации и документооборота», где аккумулирован передовой практический опыт, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученных. Основным исполнительным органом должен стать секретариат. К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений. ИТУ ликвидировали в 1932г.
Кабинетом стандартизации ИТУ разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизовались материалы в делопроизводстве – бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.
В июле 1918г. сформированы центральные и местные органы статистики. В декабре 1926г. проведена Всесоюзная перепись населения. В бухгалтерской документации широко используется опыт царской России и западноевропейских стран.
Конституция 1936г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов. Эти нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.
Отсутствие единого методического центра по координированию работ в области и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций потребовали решения проблемы концентрации научных сил и организационного оформления. В 1941г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. Однако практической реализации выдвинутой совещанием программы помешала Великая отечественная война.
Вопросы документационного обеспечения управления после окончания
войны были оттеснены на второй план. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления произошло в начале 60-х гг.
Особенно остро отставание нашей страны по управлению выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математической базы привели к внедрению развитых стран Запада управленческой деятельности новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса».
Но это не умаляет достижений отечественной науки в области управления.
В июне 1960г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и административно управленческого аппарата.
В 1966г. учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В 1988г. утверждена новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), созданы новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.
Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.
В заключении работы можно сделать следующие выводы:
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. позволяющими ее идентифицировать.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической. бухгалтерской. оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.
Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов. с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны. особенности быта и различных отношений. складывающихся в те далекие времена.
Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:
1) приказное (столбцовое) – ХV-XVII вв.
2) коллежское (коллегиальное) – XVII-XIX вв.
3) министерское (исполнительное) – XIX-XX вв.
В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены. а новые не созданы.
В
связи с развитием