Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС) 
 

Кафедра: «Документоведение и информационное обеспечение управления» 
 

Р Е Ф  Е Р А Т

По дисциплине: «Документоведение»

на тему: «Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись». 
 
 
 
 

Выполнила                                                                          студентка группы ДО - I - 010

                                                                                                                      Пушкарева Д.О. 

Научный руководитель                                                         доцент к.э.н. Ватолина М.В. 
 
 
 
 
 

г. Ростов – на - Дону

2009 г. 
 

Оглавление 

Введение………………………………………………………………………………….. 3

1. Реквизиты документов ОРД………………………………………………...………... 4

1.1 Подпись, как реквизит придающий юридическую силу…………………………...4

1.2 Особенности  оформления подписи в различных  документах……………….….. ..5

2. Электронная подпись…………………………………………………..……………. 11

2.1 Понятие электронная подпись и ее нормативная регламентация………..…….... 11

2.2 Проблемы электронно-цифровой подписи………………………………………...15

Заключение……………………………………………………………………………… 18

Список использованных источников…………………………………………………...20 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

        Актуальность темы реферата заключается в том, что документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов.

        Целью реферата является исследование требований стандарта к оформлению реквизитов "подпись" в структуре современного управленческого документа.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Реквизиты документов ОРД

1.1 Подпись как реквизит придающий документу юридическую силу.

        Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу - доказательство, свидетельство. Документ (от латинского documentum - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также её хранение [19].

              Понятие «документ» ввёл известный бельгийский учёный, основоположник документации - науки и практики Поль Отле (1868-1944). Он и его сподвижник и единомышленник Анри Лафонтен (1854-1943) разработали теорию документации.

        Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.

        Существенный вклад в уточнение и развитие понятия документ как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли отечественные учёные Г.Г. Воробьев, Р.С. Гиляревский, О.П. Коршунов, А.И. Михайлов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, А.И. Черный, Г.Н. Швецова-Водка и др.

        Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.

        Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов - подпись, утверждение и приложение печати.

         Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица [19]. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

Соблюдение  правил записи информации придает юридическую  силу создаваемым документам. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего еего органа и установленным порядком его оформления [19].

Юридическая сила документа обеспечивается установленным  для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа.

        Итак, подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа. 

1.2 Особенности оформления подписи в различных документах.

        Требования к оформлению управленческих документов закреплены в:

1. Государственном  стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536).

        Реквизит (лат. Requisitum - требуемое, необходимое) - совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление [10,341]. Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

- заголовочную  часть (в нее входят реквизиты,  расположенные до текста);

- основную  часть (реквизиты текст и приложения);

- оформляющую  часть (реквизиты, расположенные  ниже текста и приложения).

В оформляющей  части расположен один из важнейших  реквизитов – подпись.

        Формуляр-образец - единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты [19]. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведённом для переменной.

        Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны  руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных  подразделений.

        Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководитель учреждения или, по его поручению, первый заместитель.

        Документы, направляемые подчинённым и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

        Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного или аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

        Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

Если  ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.

В состав реквизита "подпись" входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ;

· личная подпись;

· расшифровка  подписи (инициалы, фамилия).

При использовании  должностного бланка наименование должности не указывается.

Например:

Директор  технического лицея подпись Н.И. Петров

Если  документ составлен на фирменном  бланке, тогда дается сокращенное  название должности.

Например:

Директор  подпись Н.И. Петров

Для войсковых  частей и учреждений, органов внутренних дел и т.п., возглавляемых военнослужащими, после наименования должности указывается воинское (специальное) звание.

Например:

Начальник Медицинского

управления  МВД России

генерал-майор  милиции подпись Д.С. Иванов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Исполнительный 

директор  ЗАО «Партнер» подпись Н.А. Федоров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор  подпись Н.И. Петров

Главный бухгалтер подпись Е.В. Розова

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Если  документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Например:

Председатель  комиссии: подпись Л.П. Ложкина

Члены комиссии: подпись С.С. Бурцев

подпись А.П. Соколова

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор  АО "Союз" Директор АО "Вымпел"

подпись                        подпись

Е.П. Куликов                С.Н. Матвеев

        Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

        Подпись на протоколе совещания (заседании) состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на заседании или совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

        Реквизит "подпись" проставляется ниже реквизитов "текст" и "приложение". Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см (48 печатных знаков) от границы левого поля без пробела между инициалами и фамилией.

        Итак, реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.