Кострукторская документация

     Стандарт устанавливает также дополнительные графы к основной надписи, которые должны быть на всех чертежах, схемах и текстовых документах. Дополнительные графы содержат сведения об инвентарных номерах подлинника (или дубликата) данного документа, полученных в архиве конструкторской организации, об обозначении документа, взамен или на основании которого выпущен данный документ, и подписи лиц, принявших подлинники в архив. Дополнительные графы располагаются вдоль левого поля чертежа.

    Выше основной надписи или на отдельном листе в виде приложения к чертежу, если это чертеж общего вида или сборочный, вычерчивается спецификация, в которой определяется состав сборочных единиц, комплекса и комплекта. В спецификации указываются: формат чертежа, зона, порядковый номер позиции сборочной единицы и деталей, производственный номер сборочной единицы и деталей, их наименования, количество сборочных единиц и деталей, необходимых для изготовления одного -экземпляра изделия, примечание, в котором указываются замены сборочных единиц и деталей, наличие вариантов, заимствования из других проектов, аннулирование чертежей и пр. 

Имеются некоторые особенности в содержании и оформлении основных надписей и  чертежей, применяемых в области  строительства, в электротехнике и  радиопромышленности, дорожном строительстве, горном деле.

  Основные сведения, которые обычно указываются в угловых штампах строительных чертежей: наименования проектной организации и вышестоящего органа, название комплекса, объекта, чертежа, производственный номер комплекса, стадия проектирования, часть проекта, номер листа, формат чертежа.

   Текстовые технические документы могут быть выполнены машинописным, рукописным и типографским способами. Схема получения текстового технического документа выглядит следующим образом: составление проекта документа автором, перепечатка его на пишущей машине или компьютере, согласование и корректирование, подписание руководящими лицами.

   Для размещения утверждающих и согласовывающих подписей к текстовым документам составляется титульный лист. На нем указываются: наименование министерства или ведомства, в ведении которого находится организация, разработавшая данный документ; название самой организации; наименование изделия или его составной части; должности и подписи исполнителей и ответственных лиц; дата разработки документа.

   В научно-исследовательских, конструкторско-технологических, проектных организациях, научно-исследовательских лабораториях вузов, промышленных предприятий составляются технические документы научно-исследовательского характера. Основным из них, в котором излагаются исчерпывающие сведения о выполненных экспериментах и этапах научного исследования, является отчет о теме. Структуру отчета о НИР: титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание (оглавление), перечень сокращений, символов и специальных терминов с их определениями, условных обозначений; введение, основная часть, заключение, список использованных источников и литературы, приложения. 

На титульном  листе отчета о НИР указывается:

официальное название организации-исполнителя, Министерства (ведомства), которому подчиняется организация;

номер государственной регистрации, инвентарный  номер отчета о НИР; надписи о  согласовании и утверждении отчета, в которых, кроме должностей, фамилий  и инициалов, указываются ученые степени и звания лиц, утвердивших  и подписавших документ;

наименование  темы, отчета (если последнее не совпадает  с наименованием темы) и — в  скобках — тип отчета (промежуточный, заключительный, этапный отчет и  т. п.);

номер (шифр) темы, присвоенный ей в организации (ведомстве);

должности, ученые степени и звания, фамилии  и инициалы руководителей подразделений  организации, руководителей НИР  и ответственных исполнителей;

место и год выпуска отчета.

В списке исполнителей в алфавитном порядке  перечисляются фамилии с указанием  занимаемой должности, ученой степени  и ученого звания, в скобках  указывается выполненная ими  часть работы.

В реферате излагаются краткие сведения об основном содержании проведенной работы, отражающие сущность и методы исследования, приводятся конкретные данные, определяющие техническую  характеристику, параметры изделии, процессы и пр., краткие выводы относительно применения полученных результатов. В  реферате указывается объем отчета в машинописных страницах, количество томов, иллюстраций, таблиц и т. п. Сведения об иллюстрациях сопровождаются указанием об их характере: схемы, графики, чертежи, фотографии и др. Основная часть отчета о научно-исследовательской работе состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выполненной работы. В заключении даются выводы и предложения, рекомендации в отношении возможности внедрения в производство.

Отчет по теме должен иметь оглавление, в  котором указываются разделы (части) со ссылками на соответствующие страницы текста. На обложке полностью скомплектованного  и оформленного отчета по теме сообщаются те же сведения, что и на титульном  листе, кроме фамилий руководителей  и ответственных исполнителей НИР.

Имеются некоторые особенности оформления стандартов и технической документации по изобретательству, выполнение которых  строго регламентировано соответствующими ведомственными нормативами.

Для организации  промышленного производства, капитального строительства и удовлетворения других нужд требуется большое количество экземпляров одного и того же технического документа. Для этого с подлинника изготовляется определенное или  необходимое количество копий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 7. Организация хранения и использования  технической документации в ведомственных  технических архивах

     В процессе деятельности научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций, научно-производственных объединений, а также промышленных предприятий образуется большое количестве научно-исследовательской и технической документации (НТД).

В зависимости  от состава и количества документов и государственных обязанностей по осуществлению ведомственного хранения НТД в учреждениях, организациях и на предприятиях могут создаваться  следующего вида службы научно-технической  документации (СНТД): отделы, бюро, группы технической документации, технические  архивы. СНТД организуется на правах самостоятельного структурного подразделения учреждения, организации и предприятия и  подчиняется непосредственно их руководителю или заместителю руководителя, главному инженеру. С целью закрепления  правильной постановки работы в СНТД разрабатывается положение о  ней, которое согласовывается с  архивными органами и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия. Численность сотрудников  СНТД определяется администрацией исходя из количества поступающей от производственных отделов документации, с учетом характера  и специфики проводимых с нею  операций и объема документации, находящейся  на хранении. СНТД возглавляется начальником, назначаемым приказом руководителя организации.

В круг деятельности СНТД входит:

прием технической документации на хранение;

контроль  за правильностью оформления принимаемых на хранение технических документов;

размножение и рассылка технических документов;

систематизация, описание и учет технических документов;

обеспечение режима хранения;

создание  научно-справочного аппарата (каталогов, указателей и других архивных справочников);

организации использования технических документов архива (выдачи документов для использования  и прием их обратно, выдачи копий  и справок, подборка документов по запросам и др.);

сбор  и передача научно-технической информации;

внесение  изменений в подлинники;

экспертиза  научной и. практической ценности технических  документов;

подготовка  документов к сдаче и государственный  архив.

   Согласно существующим правилам, все имеющиеся в учреждениях, организациях и на предприятиях подлинники, дубликаты и копии научно-исследовательских и технических документов подлежат передаче на хранение в СНТД. Структурные подразделения учреждений, организаций и предприятий передают НТД в СНТД после окончания разработки НТД по проблемам (темам), изделиям, технологическим процессам, объектам планировки и капитального строительства в целом либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадии или частей. При приеме документации на хранение сотрудники СНТД проверяют: комплектность документов в соответствии с ведомостями, спецификациями, содержанием томов, альбомов и других документов, в которых перечисляется вся передаваемая документация; наличие установленных подписей и дат; правильность выполнения основных надписей и титульных листов; физическое состояние документов — пригодность их для хранения, многократного снятия (отсутствие надрывов, подклеек, потертых мест, перегибов и др.). НТД передается в СНТД на тех носителях, на которых она выполнена, — бумажных, электронных и др..

   На хранении в СНТД находятся самые разнообразные документы: научно-исследовательские, конструкторские, технологические, проектные для строительства; фотодокументы, документы на разных типах носителей, фиксирующие процесс НИР, конструирования изделий, проектирование объектов капитального строительства; документы по изобретениям и открытиям, рационализаторским предложениям, а также картографические, инженерно-геологические и другие виды технических документов.

Температурно-влажностный  режим хранения документов в архивохранилище  должен соответствовать следующим  параметрам:. Помещения для хранения НТД оборудуют металлическими стационарными или передвижными стеллажами, а также специальными металлическими шкафами с выдвижными ящиками и сейфами для хранения подлинников. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки — боксы с металлическими перегородками и полками. Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами, обработанными огнезащитным составом.

В целях  обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые  копни, фонд пользования (при наличии), перечни проектов, проблем (тем), НТД  по которым подлежит передаче на государственное  хранение, а также описи документов постоянного хранения.

Единицей  учета архивной документации в СНТД являются: для научной документации — отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в  том (папку); для конструкторской, технологической  и проектной документации — лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии. Каждая единица  учета регистрируется под отдельным  порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный  номер проставляется на каждом листе.

Принятые  в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных  книгах, которые заполняются на основании  данных основной надписи чертежей и  титульных листов переплетенных  учтенных единиц хранения. Инвентарные  книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, присланные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: инвентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответственного исполнителя темы, количество листов, экземпляров, примечание.

Принятые  подлинники конструкторской и технологической  документации регистрируются полистно. На каждый конструкторский или технологический  документ, которому присвоен инвентарный  номер, составляется карточка учета. На документацию вспомогательного и индивидуального  производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и технологических  документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются  в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии  конструкторских и технологических  документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной  книге и учитываются в карточках  учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.