ПЕНЗЕНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 

Заочный факультет 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине: «Введение в специальность»  
 
 

2010

Содержание

Прекрасный  афоризм:

Если когда-нибудь, гоняясь за счастьем, вы найдете его, то подобно старухе, искавшей свои очки, обнаружите, что счастье было все время у вас на носу»

Бернард Шоу

Эссе Quo Vadis?

Моя Профессия – секретарь 

     За  последние несколько лет профессия  секретаря стала очень популярной. Службы ДОУ есть практически во всех крупных организациях и компаниях. В государственных учреждениях, в департаментах, в любых общественных организациях.

 Обязательные качества, которыми должен обладать секретарь:

• способность к самоорганизации, умение планировать свой день;
• дисциплинированность и пунктуальность: заставлять себя ждать – это проявлять неуважение к собеседнику;
• умение воспринимать и удерживать в голове множество различной информации;
• отзывчивость, исполнительность, открытость для общения;
• всегда быть амбициозным и «жадным» до новых впечатлений и знаний, но не любопытным там, где это не касается дела;
• умение «отключаться» от рабочих моментов, полноценно отдыхать;
• искренне любить свое дело, верить, что твой труд приносит реальную пользу.

Внешний вид        

 В  течение дня мне приходится общаться с большим количеством людей, поэтому всегда нужно выглядеть «на все сто». Секретарь — фирмы. Хороший имидж придает больше уверенности и комфорта в общении. Одежда должна соответствовать месту: на пресс-конференции, на концерте, в офисе это, как правило, деловой костюм, туфли. Желательно не включать в гардероб чрезмерно экстравагантные вещи (откровенные декольте, рваные джинсы, прозрачные блузки и платья). Парфюмерия и косметика должны использоваться в меру.

Что привлекает меня в этой профессии?       

 Прежде  всего — общение с интересными  людьми, у которых можно многому  научиться. В процессе работы  учишься быстро принимать решения  и находить выход в таких  ситуациях, где, кажется, ничего уже невозможно исправить или изменить. Мне на работе никогда не бывает скучно — постоянно появляются новые задачи. И, как ни странно, привлекает непредсказуемость — иногда даже и предположить невозможно, чем придется заниматься на следующий день или через неделю.

 
Этимология  слова документ

     Наиболее  древнейшие египетские тексты, дошедшие до нас, - это молитвы богам и  хозяйственные записи. Самые ранние памятки художественной литературы, сохранившиеся до нашего времени, относятся  ко II тыс. до н. э. Вероятно, существовали и более древние тексты, но они не сохранились.

     Возникновение египетской письменности относятся  к XXX в. до н. э. Особенности государственного устройства требовали введения значительного делопроизводства, что способствовало распространению письменности. Несмотря на сложность иероглифического письма, уже в этот древнейший период грамотными были не только жрицы, писцы и вельможи – о распространение грамотности свидетельствуют письменные указания строителям, начертанные на камнях тогдашних построек. Постепенно на основе старой иероглифической письменности вырабатываются скоропись, известная позднее как иератическое письмо. Затем, около 700 г. до н. э., из прежней деловой скорописи появилось новое письмо – демотическое (народное).

     В целом раннюю культуру Двуречья исследователи обозначают как Шумеро – Аккадскую. Двойное название связанно с тем, что Шумеры и жители Аккадского царства говорили на разных языках и имели разную письменность.

     Аккадский язык ученые относят к семитской  ветви афразийских языков. Аккадская письменность представлена словесно – слоговой клинописью. Древнейшие памятники аккадской письменности, выполненные на глиняных табличках, относятся к XXV в. до н. э.

     Шумерская письменность намного старше. Она  очень декоративная и, как полагают исследователи, берет начало от рисунков. Впрочем, шумерские придания говорят о том, и до возникновения рисуночного письма здесь существовал еще более древний способ фиксации мысли – завязывание узелков на веревке и зарубки на деревьях. Со временем рисуночное письмо видоизменилось: от полного, достаточно подробного и тщательного изображения предметов шумеры постепенно переходят к их неполному, схематическому или символическому изображению. Это шаг в перед, однако, возможности такой письменности по-прежнему оставались ограниченными. Так, для многих сложных понятий вообще не существовало своих знаков и даже для того, чтобы обозначить такое привычное и понятное всем явление, как дождь, писцу приходилось соединять символ неба – звезду и символ воды – рябь. Такое письмо называют идеографическо-ребусным. Записи делались на глиняных плитках или табличках: на мягкую глину нажимали углом прямоугольной палочки, и линии на табличках имели характерный вид клиновидных углублений. В целом вся надпись представляла собой массу клинообразных черточек и поэтому клинообразную письменность принято называть клинописью. Самые первые шумерские клинописные таблички относятся к середине IV тыс. н. э. Это древнейшие в мире письменные памятники.

     Письменность  была великим достижением Шумеро-аккадской культуры. Она была заимствована и развита вавилонами и широко распространилась по всей Передней Азии: клинописью пользовались в Сибири, древней Персии, других государствах. В середине II тыс. до н. э. клинопись стала международной системой письменности: ее знали и использовали и использовали египетские фараоны. В середине I тыс. до н. э. клинопись становится алфавитным письмом.

     Долгое  время ученые считали, что язык шумеров  не похож не на один из известных  человечеству живых языков или мертвых, и поэтому вопрос по происхождению народа оставался загадкой. К настоящему времени генетические связи шумерского языка все еще не установлены, но большинство ученых предполагают, что этот язык также как и язык древних египтян и жителей Аккада, относится к семито-хамитской языковой группе. Именно шумеры, по мнению современных востоковедов, являются родоначальниками знаменитой Вавилонской культуры. Их культурные достижения велики и бесспорны: шумеры создали первую в человеческой истории поэму – «Золотой век»; написали первые элегии, составили первый в мире библиотечный каталог. Шумеры – авторы первых древнейших в мире медицинских книг – сборников рецептов. Они первыми разработали и записали календарь земледельца, оставили первые сведения о защитных насаждениях. Даже идею создания первого в истории людей рыбного заповедника в первые письменно зафиксировали тоже шумеры.

     Современные представлении о жизни древнего Китая основываются на письменных источниках, многие из которых были составлены в самые ранние периоды китайской истории. Известно, что уже в XV в. до н. э. в Китае существовала развитая система иероглифического письма, не насчитывавшая более 2000 иероглифов. Чрезвычайно бурное развитие китайской письменности характерно для первых веков нашей эры: так, II в. число иероглифов составило более 10 тыс.; а в III в. более 18 тыс. Введенное в это время единообразное для всей страны легло в основу современной китайской письменности. Тогда же появились первые китайские словари. Постоянные перемещения больших масс людей приводили к смешению и выравниванию диалектов, складывался единый устный древнекитайский язык. На рубеже новой эры был составлен самый древней из словарей, организованный по тематическому принципу. Развитию языка и письменности способствовало переход от письма на узких бамбуковых дощечках к письму на шелке натуральными красками специальной кисточкой, изобретение которой приписываю Мын Тяню. Великим изобретением было изготовление бумаги, производство которой началось в 105 г. н. э. Ее варили из древесной кары, тряпья, конопли. Автор этого крупнейшего в истории человечества открытия был чиновник Цай Лунь. Примерно тогда же была создана тушь. Документ возник, прежде всего, как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы (от латинского доказательство свидетельство). Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Он создает по средствам письма, графики, рисунков, фотографий, звука - и видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленки и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в законе об информации, информатизации и защите информации: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     Как носитель информации документ выступает  в качестве неприметного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, выступает как доказательство их исполнения и источник для обобщения, а также как материал для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ – это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

     Все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах: планирование – в подготовке различных планов, учет – виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство – в издании распорядительных документов; инструктирование – в выпуске инструкции, методических указаний; контроль – в сборе сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связанна со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве сбора и средства реализации возложенных на его функции. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актом государственного управления. 

 
Краткая история моей специальности

     Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и другое). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

     Первым  к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

     При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

     В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилось единоначалием. Сложилась исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.

     В годы советской власти было разработано  делопроизводство, характерное для  централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.