Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления»

Омский экономический  институт

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Документационное обеспечение  управления»

 

Вариант №15.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: Бакуменко  Антон Витальевич

студент  

группы   ЗИЮ 3 – 320 Г

 

Проверил:    ________________

 

 

 

 

Омск  2013 г.

План.

 

1. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации: характеристика, состав  документов, их назначение и особенности  оформления…………………….3 стр.

2. Протоколы,  их виды, состав реквизитов и правила оформления....9 стр.

3. Значение и  задачи регистрации документов. Общие правила и формы регистрации  документов. Автоматизированные системы  регистрации…..14 стр.

4. Виды и формы  обращений граждан в государственные  и общественные органы. Особенности делопроизводства по обращениям граждан………20 стр.

5. Задача……………………………………………………………..…25 стр.

 

1. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: характеристика, состав документов, их назначение и особенности оформления.

 

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы документации - это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

* единообразия  построения форм документов;

* регламентации  содержания документов, входящих  в каждую систему;

* исключения  из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода  информации в процессе решения  управленческой задачи;

* сокращения  количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

* единства применяемой  терминологии и условных обозначений,  добиваясь сопоставимости показателей  не только на разных уровнях  управления, но и в различных  системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

* определения  совокупности реквизитов и показателей  для каждого вида документа  и создания единых моделей  их построения, ориентированных  на компьютерную обработку, но  пригодных и к восприятию человеком;

* установления  единых правил составления и  оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации  и конкретизированных в случаях  наличия специфических особенностей. ГОСТ Р 6.30-03

Требования  к оформлению документов.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации:

· документация по созданию организации, предприятия;

· документация по реорганизации  организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

· документация по приватизации государственных и муниципальных  организаций, предприятий;

· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

· документация по организационно-нормативному регулированию  деятельности организации, предприятия;

· документация по оперативно-информационному  регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по кадрам.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому  объекту выделяют входящий, исходящий  и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

- документов вышестоящих  организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от несоподчиненных  организаций, направляемых с целью  согласования совместных действий  или побуждения к ним, с целью  консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений  граждан, предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых  в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы  создаются в ответ на поступившие  письменные или устные запросы или  как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний  документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, -- приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут  движения, который зависит от состава  и содержания документов, степени  регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс  регистрации распадается на два  этапа: внесение в регистрационные  формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать  наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

 

2. Протоколы, их виды, состав реквизитов и правила оформления.

 

Правила оформления протоколов

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом  или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

В протоколе  отражаются все мнения по рассматриваемым  вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или  другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. Обязательными реквизитами протокола являются:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи.

Виды протоколов

Существует  два вида протоколов: полный и краткий.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.

Краткий протокол - только фамилии выступивших и  краткую запись о теме выступления.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола  служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания  аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).

Текст полного протокола  состоит из двух частей: вводной  и основной.

Вводная часть оформляется  одинаково в полной и краткой  формах протокола. В ней указываются  фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.