Контрольная работа по "Делопроизводству"

       План.

1.(9) Государственные органы управления документальным обслуживанием деятельности предприятий. Их функции.

2.(12) Характеристика документов по способам фиксации информации.

3.(12) Характеристика реквизитов правой нижней части типового формуляра – образца.

4.(12) Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.

5. Организация документооборота в СПК «Новогеоргиевский». 

         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Вопрос 1.(9): Государственные органы управления документальным обслуживанием деятельности предприятий. Их функции.

         Ответ: Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами,  остаётся принятая Государственной  архивной службой в 1988 г. «Государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ)».

       В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие  единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила  организации работы с документами  в организациях. Основная цель создания ГСДОУ – упорядочения документооборота, сокращение количества и повышение  качества документов, создания условий  для эффективного применения прогрессивных  технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование  работы аппарата управления.

       Требования  к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р  6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65 ст. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

       В соответствии с Постановлением Правительства  Российской Федерации от 19 января 2005 г. №30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов,  актов Президента Российской Федерации  и Правительства Российской Федерации  была разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти», утверждённая Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. Типовая инструкция,  устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами,  правила подготовки оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции. 
 

       Вопрос 2.(12):Характеристика документов по способам фиксации информации.

       Ответ: По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются:

• Письменные (рукописные и печатные).
• Технические – названия документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно – сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описание к этим чертежам.
• Фоно-, аудио, акустические документы – содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы).
• Кинодокументы – изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении.
• Аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную. И звуковую информацию.
• Фотодокументы – изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом. [1.с.12]

 

         Вопрос 3.(12): Характеристика реквизитов правой нижней части типового формуляра – образца.

         Ответ: Реквизит 29 «Отметка  о поступлении документа в организацию» проставляют  (возможно, использование штампа) в правом нижнем углу входящих документов, она содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости- часы и минуты). [4 с.78]  

       Вопрос 4.(12): Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.

       Ответ: В Российской Федерации круг таких сведений установлен постановлением Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 05 декабря 1991 г. N 35. В него вошли, в частности:

• учредительные документы юридического лица;
• документы, дающие право субъекту заниматься предпринимательской деятельностью;
• сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;
• документы о платежеспособности юридического лица;
• сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда;
• документы об уплате налогов и других обязательных платежей;
• сведения о загрязнении окружающей среды продуктами производственной деятельности;
• сведения о нарушении антимонопольного законодательства;
• сведения о несоблюдении безопасных условий труда на производстве;
• сведения о реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения.

       К перечню сведений, которые нельзя засекречивать, добавились данные:

• о должностных лицах, которые могут действовать от имени фирмы без доверенности;
• обо всех нарушениях законодательства и о привлечении предприятия к ответственности;
• о показателях производственного травматизма и профзаболеваний;
• о задолженности работодателя по зарплате и социальным выплатам.

 

       Согласно  Положению по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденному постановлением Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. (пункт 89), годовая бухгалтерская  отчетность организации является открытой для заинтересованных пользователей: банков, инвесторов, кредиторов, покупателей, поставщиков. 
 
Следует иметь в виду, что при оформлении гражданско-правовых договоров по передаче технологических знаний вместо терминов «коммерческая тайна» или «служебная тайна» принято употреблять синонимы этих понятий: «секрет производства», «ноу-хау», «торговые секреты» [7]  
 

       Вопрос 5: Организация  документооборота в СПК «Новогеоргиевский».

       Ответ: Понятие организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организациях, касающихся последовательности перемещений документов, выполнения операций с документами, технологической обработки документов.

       В данном вопросе рассмотрим организацию документооборота в Сельскохозяйственном производственном кооперативе «Новогеоргиевский».

       Первичную обработку входящих документов проводит секретарь.

       При приеме корреспонденции, секретарь  проверяет целостность упаковки и правильность адресования, затем  при вскрытии упаковки - наличие  всех указанных в документе вложений.

       На  поступивших  документах проставляется  отметка о поступлении.

       Первичная обработка заканчивается сортировкой  документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

       Предварительно  документы просматривают для определения, что должно быть передано руководству, а какие документы должны быть переданы на исполнение в структурные подразделения.

       После рассмотрения руководителем  документы  в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего  распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий.

       После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа.

       Работа  с исходящими документами включает этапы:

• подготовка проекта документа;
• оформление и согласование проекта;
• подписание проекта;
• регистрация документа;
• отправка из организации.

     Для первого этапа собирают информацию по теме документа, изучают нормы  и положения нормативных документов.

     Проект  документа согласуется с руководителями структурных подразделений и  специалистами. Согласование может  быть и внешним.

     Затем документ передают руководителю данной  организации, обладающему правом подписи  этой группы документов.

     После подписания исходящий документ передают секретарю для регистрации, затем  – на отправку.

     Работу  с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей  документацией. На этапе исполнения маршруты  движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

     К технологическим процессам обработки  документной информации относят  регистрацию документов.

     Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждающий факт их создания –  необходимое условие предания этим документам официального характера  и юридической силы.

     Регистрация необходима для учета документов и контроля за их исполнением.

     Регистрации подлежат документы:

• Поступившие от органов власти и управления.
• Входящие документы, требующие решения или ответа.
• Внутренние документы ( приказы, протоколы, др.).
• Документы, содержащие информацию о деятельности организации (план, отчеты, доклады, справки).
• Ценная и заказная корреспонденция.

     Не  регистрируемые документы: поздравительные  письма, приглашения на мероприятия, рекламные материалы.

     Категории не регистрируемых и регистрируемых документов должны быть определены  в перечнях документов , составляемых в качестве приложений к инструкции по делопроизводству. 

     Правила регистрации документов:

• Однократность регистрации.
• Регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые по всем каналам.
• Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие в день подписания, телеграммы - немедленно после их получения.

     Для разделения документов по классификационным  группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов присваивают свой индекс. Индекс состоит  из цифрового обозначения структурного подразделения и номера дела в  этом структурном подразделении.

     Цель  контроля исполнения документов –  содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства организации и структурных подразделений, получение информации для оценки эффективности деятельности должностных лиц и подразделений организации.

     Секретарь контролирует сроки исполнения, правильное соответствующее нормативным требованиям, оформление документов.

     Все исполненные документы, независимо от сроков их последующего хранения, проходят стадию хранения в делопроизводстве (оперативное хранение). Затем документы  временного (свыше 10 лет) и постоянного  хранения передают в архив организации, а документы  временного срока  хранения (до 10 лет включительно) хранят, в структурных подразделениях и  по истечении срока хранения подлежат уничтожению.

                        
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы.

1.Березина  Н.М. Современное делопроизводство: учебное пособие. 3-е издание.- СПб:  Питер, 2008.- 224с.

2. Березина  Н.М. Кадровое делопроизводство: учебное пособие. 2-е издание

.-СПб.: Питер, 2007.-224с.

3.Кирсанова  М.В. Курс делопроизводства: Документационное  обеспечение управления: учебное  пособие.-6-е издание, исправленное  и дополненное.- М.: ИНФРА-М: Новосибирск:  Сибирское соглашение , 2008.-367с.