Контрольная работа по "Делопроизводству"

Варіант №19

1. Національні стилі  ділових взаємин.

2. Мовленнєвий етикет  у діловому спілкуванні.

3. Підготовка та порядок  проведення зборів.

Список використаних джерел

1. Національні  стилі ділових  взаємин.

Одним із найважливіших  принципів закордонного ділового етикету є підтримка чесних і шанобливих відносин із партнером. От чому вчинки та дії, пов´язані з незнанням норм і принципів, а також особливостей ділового етикету в країні перебування, можуть спричинити негативну емоційну реакцію і, як наслідок, негативно вплинути на результат ділових взаємин.

Якщо спробувати проаналізувати етикет ділових взаємовідносин бізнесменів, маркетологів, менеджерів, дилерів  країн Європи, Азії та Америки, можна  переконатися, що вони ґрунтуються  на тих самих принципах, які ми розглянули раніше. Утім, існує також національна специфіка ділового етикету, яку в разі ділової поїздки за кордон необхідно знати й обов´язково враховувати. Тому варто докладніше розглянути особливості ділового етикету в тих країнах, з якими у нас традиційно існують тісні торгові, економічні й виробничі зв´язки.

Сполучені Штати Америки

Для американського ділового етикету властивий утилітаризм (усе  має давати прибутки): відсутність  безплідних витрат праці; сила даного слова; сумлінність в організації  будь-якої справи; аналіз; розподіл функцій і ретельна перевірка виконання; цілеспрямованість на те, щоб сьогодні зробити краще, ніж учора; неабияка увага до дрібниць; спеціалізація кадрів і виробництва; стислість і ясність, конструктивізм.

Керівник групи стратегічних досліджень американського бізнесу пан Вівіан Кей виокремлює низку особливостей підприємницького клімату США. Американці вважають, що вони мають досвід і чудово знаються на бізнесі й маркетингу будь-якої країни і будь-якої національності. Якщо при ділових контактах вони не повідомляють вас про всі деталі, але очікують від вас розуміння порядку роботи і ведення бізнесу по-американському, поставтеся до пропонованої вам інформації як до вже відомої. Для швидшого спілкування варто використовувати факси, мобільний зв´язок, комп´ютери. І спробуйте зібрати якомога більше додаткової інформації про ваших імовірних партнерів.

Головний принцип американського бізнесу — одержання максимального  прибутку. Ваші пропозиції зацікавлять  американського партнера, якщо вони будуть реальними. Бажано обрати 10-13 фірм, з якими, на ваш погляд, можна вигідно працювати з конкретної проблеми. Напередодні ділових переговорів спробуйте заздалегідь визначити бажаний результат.

Маркетолог, котрий знає норми ділового етикету, спланує розмову так, щоб вона торкнулася головних завдань і переваг ваших цілей. Вівіан Кей радить шукати і домагатися успіху на американському ринку, суворо дотримуючись ділового етикету, чітко організовувати свою діяльність як самостійно, так і з залученням фахівців, готових запропонувати вам свої знання, вміння і досвід: 

• американський діловий етикет ведення переговорів вирізняється доволі високим професіоналізмом, тут рідко можна натрапити на людину, некомпетентну з тих питань, стосовно яких тривають перемовини, причому члени американської делегації відносно самостійні при ухваленні рішень порівняно з представниками інших країн; 
• при розв´язанні проблем американські бізнесмени прагнуть обговорити не тільки загальні підходи, а й деталі, пов´язані з реалізацією домовленостей (їм притаманна відвертість, привітність та енергійність). Тут імпонує не надто офіційна атмосфера ведення переговорів; 
• проте американці нерідко виявляють егоцентризм, оскільки вважають, що при веденні переговорів їхній партнер має керуватися тими самими правилами, що й вони; 
• на переговорах з американськими підприємцями бажано сказати, хто ви, чим займаєтеся і чому їм вигідно мати справу саме з вами, а не з іншими фірмами; 
• під час переговорів фіксуйте свою увагу на цілях вашого американського партнера та наданні йому допомоги, тоді він неодмінно зацікавиться вами. Втім, ці пропозиції мають бути конкретними і реальними; 
• трапляється, що американські партнери на переговорах виявляють наполегливість і навіть агресивність, по-заяк мають вельми міцну позицію, полюбляють торгуватися, а у разі невигідної позиції поєднують різні питання в один "пакет", щоб збалансувати інтереси обох сторін.

Велика Британія

Діловий етикет у Великій  Британії вельми неоднорідний, причому  не тільки в соціальному плані, а й у своїй "цеховій" спеціалізації, що відрізняє його від ділових кіл інших країн. Для нього характерна кастовість, яка, з одного боку, визначає високий професійний рівень, а з іншого — заважає при-токові "свіжої крові".

Ділові люди Великої  Британії — чи не найкваліфікованіші у діловому світі Заходу. Вони вміють ретельно аналізувати ситуацію, що виникає на ринку, складати короткотермінові й середньотермінові прогнози. Здатні дістатися найвищого рівня аналізу довготермінових перспектив, де, крім економічних, величезне значення мають соціальні, політичні й загальносвітові чинники.

Українським підприємцям  бажано добре уявляти собі портрет  англійського бізнесмена, чітко знати "правила гри" бізнесу в цій  країні. Бізнесмен Великої Британії — це вимуш-трувана, ерудована людина, в якій поєднуються найвища професійна підготовка і політичний інфантилізм. Суто людські чинники мають для нього величезне значення. Він спостережливий, обізнаний з літературою, мистецтвом, чудовий психолог, не терпить фальші й приховування, професійної слабкості в маркетингу.

У цьому разі краще  одразу заявити, що вам бракує професійної  підготовки і є чого повчитися  у свого англійського колеги, й  звернутися до нього по практичну  допомогу. Англійці охоче діляться своїми знаннями і досвідом, нерідко відкривають таємниці ремесла й особливостей ринку.

Молоді англійські бізнесмени, котрі тільки входять у світ бізнесу, мають як спадок від своїх батьків  чудову психологічну підготовку, а  в коледжах і спеціалізованих  комерційних школах вони навчаються на базі найсучаснішої техніки й відпрацьованих методологій. Важливим предметом у програмі навчання є соціальна психологія.

По завершенню навчання у Великій Британії здійснюють ретельний  кадровий добір, що має навдивовижу  прискіпливий характер. Після конкурсу випускника зараховують до компанії за тимчасовим контрактом, а далі службова кар´єра цілком залежить від його професійних та особистісних якостей і соціального статусу.

У діловому етикеті Англії існує певний ритуал спілкування, якого  намагаються суворо дотримуватися: в особистому спілкуванні, під час телефонної розмови, при проведенні ділових ланчей, обідів, під час відвідин виставок, семінарів, симпозіумів, конгресів, тенісних турнірів, перегонів тощо, а також у роботі престижних клубів.

На все це необхідно зважати, аби позитивно налаштувати до себе англійського бізнесмена. Так, приміром, якщо англійський партнер запросив вас на ланч, ви також маєте організувати аналогічний захід. У процесі ланча вихована людина не забуває про регламент, перед початком зустрічі вона неодмінно поцікавиться, скільки часу має його партнер, демонструючи в такий спосіб власне вміння цінувати свій і чужий час. Не варто засмучуватися, якщо перша зустріч не принесла бажаного результату. Проаналізуйте перебіг зустрічі й дайте оцінку своїм діям. Це сприятиме тому, щоб під час наступної зустрічі уникнути помилок.

Діловий етикет вимагає  пам´ятати про знаки уваги  партнерам, з якими ви зустрічалися або вели переговори. Вітальна листівка до свята або з нагоди дня народження, найкращі побажання близьким вашого колеги піднімуть ваш діловий авторитет, засвідчать вашу ввічливість, чудові людські якості, закладуть підмурок для встановлення тривалих ділових взаємин, що принесе вам і підприємству або фірмі чималий прибуток.

В англійському діловому етикеті поширена низка правил вручення подарунків, які не розглядаються як хабар. До них належать календарі, записнички, запальнички, фірмові авторучки, а до Новорічних свят — алкогольні напої.

Для англійських фірм з метою визначення позицій на переговорах стосовно ухвалення контрактів (з експорту та імпорту) важливі такі чинники: 

• торгово-політичний, з огляду на який англійські фірми подеколи мусять знехтувати комерційним прибутком і вигодами і відмовитися від контракту; 
• тривалість періоду контактів з українською організацією (фірмою), підкріплена суто дружніми стосунками, а також симпатією до партнера, часто-густо сприяє укладанню угоди.

Нашим українським бізнесменам  треба пам´ятати, що позиція на переговорах  будь-якої англійської фірми, як правило, жорстка. На переговорах фіксується кожна деталь, кожен параметр контракту, залучається численний фактичний, довідковий і статистичний матеріал, обговорюється і визначається не тільки все, що має стосунок до контракту, а й діяльність, спрямована на подальший розвиток, на перспективи укладання інших угод, можливість співпраці у сфері виробництва та збуту.

Тож попри те, що англійські фірми і корпорації приймають  рішення не так швидко, як, скажімо, європейські чи японські, ризик в  ухваленому рішенні є мінімальним. Британський бізнес скрізь і завжди вправно й ефективно визначає і обстоює власні інтереси.

Англійський діловий  етикет ведення комерційних переговорів  характеризується такими нормами й  особливостями: 

• англійські бізнесмени питанням переговорів приділяють обмаль часу, вони до них ставляться з неабияким прагматизмом, позаяк вважають, що найоптимальні-ше рішення можна знайти залежно від позиції партнера. Традиційним для них є вміння уникати гострих питань; 
• англійські підприємці — виробили певний ритуал ділового спілкування, якого слід суворо дотримуватися. Зокрема, треба знати фірмову структуру ринку товарів, рівень їхніх цін і тенденцію їх просування, особливості потрібної вам фірми і людей, котрі тут працюють. І лише після цього погоджуватися на ділову зустріч; 
• переговори з англійськими партнерами доречно починати не з предмета обговорення, а з суто життєвих проблем; погода, спорт, діти, література тощо. Намагайтеся позитивно налаштувати їх до себе, покажіть їм, що загальнолюдські цінності для вас не менш важливі за комерційні інтереси, неодмінно доведіть своє чемне ставлення до англійців та їхніх ідеалів. Усі питання мають бути виваженими й коректними;
• для визначення позиції англійських фірм на перемовинах стосовно укладення контрактів і з експорту, і з імпорту конче важливий торгово-політичний чинник; 
• чим тривалішими є взаємини, тим легше англійському бізнесмену укласти угоду якщо не на власну шкоду, то принаймні з дуже невеликою вигодою.

Франція

Франція — важливий торговий партнер України.

Перш ніж встановлювати ділові відносини з французькими фірмами, бажано чітко окреслити мету цих відносин: вихід на ринок зі своїми товарами або закупівля їх, налагодження співробітництва і науково-технічних зв´язків; створення спільного підприємства тощо.

Етикет ділових взаємин вимагає: 

• дізнавшись якомога більше про фірми, надіслати на їхню адресу комплект рекламної літератури і каталогів про вашу продукцію, а також умови, на яких ви її постачаєте (все це треба викласти французькою мовою); 
• французи болісно реагують на вживання німецької та англійської мови у діловому спілкуванні, оскільки переконані, що це применшує їхню національну гідність і честь; 
• якщо ви імпортер, спрямовуйте запит із максимальним переліком того, що ви бажаєте одержати від французької фірми; 
• намагайтеся з´ясувати реакцію партнера на зроблену вами пропозицію, зателефонувавши йому; попросіть його підтвердити одержання вашої пропозиції, висловивши надію на якнайшвидшу відповідь; 
• важливо пам´ятати, що в діловому житті Франції величезну роль відіграють зв´язки та знайомства. Еліта ділового світу Франції обмежена, нікому не знайомих нових людей вони до себе не наближують. Слід бути готовим і до бюрократичної тяганини, поки ваша пропозиція дійде до осіб високого рангу; 
• французи, на відміну від американців, уникають ризикованих фінансових операцій, вони віддають перевагу аргументованому і всебічному обговоренню кожної деталі майбутньої угоди; 
• трапляється, що під час обговорення французькі маркетологи, бізнесмени, підприємці переривають співрозмовника, висувають контраргументи або роблять критичні зауваження. Це не слід сприймати як вияв неповаги — так у них прийнято за діловим етикетом. Краще, коли ви добре підготуєтесь до переговорів, опануєте сутність справи й не дасте спантеличити себе, виявляючи власну наполегливість; 
• для французів куди важливішими є аргументи, підкріплені фактами і ґрунтовним техніко-економічним аналізом, а не вияв чутливості й надміру прикрашені докази; 
• у Франції чимало важливих рішень ухвалюють не тільки в кабінеті, а й за обіднім столом (під час коктейлю, сніданку, обіду й вечері), хоча про справи заведено говорити після того, як подадуть каву;
• доречні для застільної бесіди теми: книжки, виставки, спектаклі, історичні пам´ятки Франції й Парижа. Стережіться торкатися питань особистого гатунку: віросповідання, службової посади, доходів і витрат; не слід обговорювати власні хвороби, сімейний стан, політичні преференції; 
• якщо вас запросили на вечерю — це велика честь. Прибути на вечерю треба на чверть години пізніше призначеного часу. Бажано прийти з квітами (тільки не білі і не хризантеми — це у Франції символ жалоби), краще принести пляшку шампанського і коробку шоколадних цукерок; 
• для французів кухня — це предмет національної гордості. Вони обожнюють різні компліменти стосовно якості страв і напоїв на столі. За французьким етикетом не прийнято залишати їжу на тарілці, підсолювати, користуватися прянощами — це неповага до хазяїв; 
• неодмінними супутниками французького застілля є культура споживання спиртних напоїв (пропонується чарка аперитиву, портвейн, анісовий лікер, віски, до яких подають солоні горішки, спеціальне печиво, невеличкі сандвічі із сиром і шинкою), три-чотири келихи вина (біле під рибу і морепродукти, червоне — під м´ясо і сир), а після десерту або кави — фруктова горілка, міцний лікер чи коньяк. Найважливішою етикетною вимогою є помірність у вживанні алкоголю; 
• французи велику увагу приділяють різним формам ввічливості у різних ситуаціях, які вимагають знання етикету. Якщо вас, приймаючи, пропускають уперед, одразу проходьте першим; 
• у Франції не прийнято звертатися до співрозмовника на ім´я, якщо тільки вони самі про це не просили. Зазвичай вживають "мсьє", звертаючись до чоловіків, і "мадам" — якщо йдеться про жінок, незалежно від їхнього сімейного стану. Вважається нечемним, якщо до традиційних вітань не додати "мсьє" або "мадам" або їхні імена. Чоловіки, як правило, обмінюються рукостисканнями;
• при діловому знайомстві у Франції необхідно вручити свою візитну картку, та оскільки тут надають неабиякого значення освіті, бажано зазначити на візитці вищий навчальний заклад, який ви закінчили, особливо якщо він користується доброю репутацією; 
• у Франції вимоги до зовнішнього вигляду ділової людини, згідно з етикетом, здебільшого є такими самими, що й у решті європейських країн, проте є одне важливе правило: одяг має бути високої якості з натуральних тканин. Існує загальна порада: "Виключіть зі свого гардероба все синтетичне".