Автор: Пользователь скрыл имя, 09 Января 2012 в 13:50, контрольная работа
Вопрос№2. Состав Архивного фонда РФ.Задачи архивнои службы на предприятии.Подготовка дел к архивному хранению. Оформление описеи и актов о выделении документов к уничтожению .Порядок приема передачи дел в архив .Порядок уничтожение документов .Выдача архивных справок,КОПИИ И ВЫПИСОК.
Основные задачи архивной службы предприятия – это обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия и, как следствие, обслуживание огромных информационных ресурсов.
Традиционные
«ручные» способы обработки архивов
весьма трудоемки. Эта работа представляет
собой рутинные, повторяющиеся системные
процессы и как никакая другая
требует и подлежит переводу в
автоматизированные режимы. При современном
уровне развития информационных технологий
возможно и даже необходимо решение
данных задач.
Существует
два подхода к автоматизации
архивной службы. На выбор влияют потребности
и возможности организации, которые
впоследствии выражаются в различных
финансовых вложениях в процесс.
Непонимание отличий
В последнее
время, говоря об автоматизации работы
архивной службы, часто употребляют
термин «электронный архив». Под электронным
архивом понимаются база документов
на электронных носителях и
Архив предприятия
в традиционном понимании – это
хранилище документов на традиционных
бумажных носителях. Архивы предприятий
накапливаются годами, некоторые
– десятилетиями, Естественно, за все
это время собраны колоссальные
объемы архивных документов. В целях
оперативного учета и розыска
документов создаются системы научно-
Второй подход
к автоматизации деятельности архивной
службы состоит в переводе всей системы
НСА в автоматизированные режимы:
создание автоматизированной информационной
системы к «бумажному»
перевод/ведение всех объемов документации в электронном виде и создание именно «электронного архива»;
перевод и/или создание системы НСА к традиционному «бумажному архиву» в автоматизированном режиме;
приемлемое сочетание двух систем:
перевод отдельных
видов и групп дел в
Логично предположить,
что некрупное, недавно созданное
предприятие с небольшим
Представленные на рынке программные системы позволяют решить поставленные задачи. Но все же следует отметить, что выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия небогат в отличие от систем автоматизации документооборота. Это вполне закономерная ситуация, поскольку потребность в автоматизации архивного дела еще не до конца осознана многими предприятиями и конкуренция среди автоматизированных архивных систем невысока. Из известных на рынке разработчиков программного обеспечения системы для архивных служб поставляют ВНИИДАД, корпорация «Электронный архив», компания ЛАНИТ, компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
Программное
обеспечение, разрабатываемое ВНИИДАД,
появилось на рынке в 1999 г. Задача
была поставлена институту в рамках
правительственной программы «
Корпорация
«Электронный архив» известна своими
решениями по созданию электронных
архивов документов и переводу «бумажных
архивов» в электронный вид. Эти
решения предназначены для
Продукт «LanDocsApxив», созданный компанией ЛАНИТ, представляет собой специализированное решение для автоматизации работы в архивах организаций. Он включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов.
«LanDocs:Apxив» тесно связан с их разработкой: делопроизводственной системой «LanDocs:Дeлoпpoизвoдcтвo». Обе системы объединены общим интерфейсом таким образом, что «Архив» выглядит как приложение к системе, а не как самостоятельная задача. Но все же информация об архивных документах формируется в отдельной базе. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм.
«LanDocs:Apxив»
позволяет решать задачу ведения
баз данных «бумажного архива» как
архивного справочника, а также
создания электронного архива документов,
что позволяет реализовать
Продукт компании
«Электронные Офисные Системы» –
АИС «АРХИВНОЕ ДЕЛО» –
составление и ведение номенклатуры дел;
формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве;
подготовка передачи дел в архив организации;
организация учета дел и документов в архиве и ведение всех видов архивных справочников.
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» является подсистемой САДЭД «ДЕЛО», поэтому они тесно связаны не только информационными базами, но и общими справочниками системы, относящимися к предприятию в целом, что позволяет построить единую систему документооборота. «ДЕЛО» выполняет те же задачи, что и другие делопроизводственные программы, конкурирующие на рынке. Подсистема существенно дополняет ее блоком, специфичным именно для архивной службы предприятия. Путем создания специальных архивных справочников автоматизируются работы по учету, описанию, экспертизе ценности дел, топографированию хранилищ, использованию дел и документов.
Программа дает
возможность создавать и
В последнее время все чаще говорят о переходе на электронный документооборот. Однако следует отметить, что полный отказ от бумажных документов будет еще не скоро, что подтверждает и мировая практика. Хотя в России уже принят закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, например, не известны прецеденты принятия электронных документов к рассмотрению судами – пока «бумага» все же более надежна. Но, безусловно, без автоматизации работы с «бумажными архивами» и создания специального программного обеспечения к «электронным архивам» в настоящее время уже не обойтись.
Перевод ручной
технологии работы с архивами на автоматизированную
позволит не только существенно снизить
издержки без создания дополнительных
рабочих мест в службе ДОУ или
архиве, но и сделать работу этих
подразделений более
ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
Информация о работе Контрольная работа по "Делопроизводству"