Контрольная работа по "Делопроизводство"

СОДЕРЖАНИЕ

1 Состав и область применения  ГОСТа Р 6.30-2003 «УС. УСОРД. Требования к оформлению документов».

2 Способы заверения документов (утверждение, полписание, проставление печатей). Правила оформления данных реквизитов.

3 Исковые заявления, требования  к их оформлению. Порядок оформления и направления отзыва на исковые заявления.

4 Составить полный протокол заседания дирекции ООО «КОНСАЛТИНГ». В повестке дня указать вопрос о ходе рекламной компании в III квартале 20__ г., об изменениях в системе налогообложения. Принятие решения изложить самостоятельно.

Список использованных источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Состав и область применения ГОСТа Р 6.30-2003 «УС. УСОРД. Требования к оформлению документов»

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Указанный стандарт введен в  действие взамен прежнего ГОСТа Р 6.30-97 (с изменениями от 2000 г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5,), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р 6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа  Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Р 6.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее – ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТа  Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «Подпись документа» и «Дата документа» сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет  существенное структурное отличие  от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации». Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок  применения требований ГОСТа Р 6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Как было отмечено, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них.

В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р 6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит – от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы: изображение Государственного герба РФ (01); изображение герба субъекта РФ (02); изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03); указание на код предприятия (04); указание на основной государственный регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые); указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые); указание на код формы документа (07); наименование предприятия (08); справочные данные о предприятии (09); наименование вида документа (10); дата документа (11); регистрационный номер документа (12); ссылка на регистрационный номер и дату документа (13); указание на место составления или издания документа (14); сведения об адресате (15); указание на гриф утверждения документа (16); резолюция (17); заголовок к тексту документа (18); отметка о постановке документа на контроль (19); текст документа (20); отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21); подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22); указание на гриф согласования документа (23); визы согласования документа (24); оттиск печати предприятия (25); отметка о заверении копии документа (26); отметка об исполнителе документа (27); отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28); отметка о поступлении документа на предприятие (29); идентификатор электронной копии документа (30).

Использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости - и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-13, 18 и 19 (см. пп.4.7 ГОСТа Р6.30-2003).

Данным ГОСТом, установлены  также требования к нумерации  документов, датированию документов, адресованию документов, заголовку  к тексту, требования к текстам  документов и т.д. Например, реквизит «адресат» должен содержать: наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилию и И.О. лица, почтовый адрес. Каждая составная часть реквизита должна печататься с новой строки, при написании адресата знаки препинания между его составными элементами не ставятся и т.д.

Требования к текстам  документов: соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка; использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности; широкое применение терминов юридического характера; унификация и  стандартизация деловой речи в часто  повторяющихся документах, использование  выработанных практикой словесных  штампов и трафаретов и т.д.

Требования  к размещению различных реквизитов документа: наименование учреждения, организации, предприятия – располагается в левом верхнем углу документа; наименование адресата – располагается в верхнем левом углу; заголовок к тексту – располагается слева под наименованием организации или по центру поля документа; подпись – располагается в левом нижнем углу документа. В состав реквизита «подпись» входит: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, инициалы печатают перед фамилией; печать – располагается в левом нижнем углу документа; отметка о наличии приложения - если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то проставляется только количество листов и экземпляров, если же документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом экземпляре и количество экземпляров.

 

2 Способы заверения документов (утверждение, полписание, проставление печатей). Правила оформления данных реквизитов

Заверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами заверения документов является подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись – обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководящими работниками организаций в соответствии с их компетенцией, установленной правовыми актами.

Подписываются следующие документы: 1) все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, – руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) - заместителем, исполняющим его обязанности; 2) направляемые в министерства, ведомства, другие организации от имени организации, – руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей; 3) направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) – начальниками (в отсутствие начальников – заместителями начальников) служб.

Внутренние (не выходящие за пределы организаций) документы – доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.  
Подписание руководителями служб и отделов правовых актов не допускается.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы) подписывают два лица - председательствующий и секретарь коллегиального органа.

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При  направлении документа в несколько  адресов различных организаций  и письма в два-четыре адреса печатается соответствующее количество экземпляров на бланках (пол копирку или ксерокопии), и все отправляемые экземпляры подписываются руководством.

Документы, выпускаемые совместно  с другими организациями, оформляются не на бланках, а на стандартных листах бумаги и подписываются в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация имела по подлиннику.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.

При оформлении документа  на бланке наименование организации  или ее службы в реквизите «подпись» не указывается, например: на бланке завода – Начальник завода личная подпись П.С. Мельников на бланке службы – 
Начальник службы личная подпись И.А. Голиков.

Если документ печатается на бланке руководителя организации, перед  подписью наименование должности не ставится.

В документах, оформленных  не на бланке, полное наименование организации в реквизите «подпись» включается в состав наименования должности.

При подписании документов членами  комиссий указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии, например:

Председатель комиссии	подпись	Н.В. Петров
Члены комиссии	подпись	А.С. Сергеев
	подпись	Н.К. Смирнов

При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор завода           подпись            И.Н. Петров

Главный бухгалтер      подпись            А.Н. Макаров

Когда документ подписывается несколькими руководителями равнозначной должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:

Начальник планово- экономического отдела	Начальник отдела труда и заработной платы
подпись Д.А. Панков	подпись В.Е. Зуев

При подписании документа, составленного несколькими  организациями, в том числе органами государственного управления и общественными организациями, подписи располагают на одном уровне. В наименование должности лиц включают полное наименование организаций – авторов документа.

Все экземпляры этих документов (остающиеся в делах организаций), включая приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления необходимо внести машинописным способом или чернилами, например: «И.О.», «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения», «гриф согласования» состоит из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в скобки не заключается.

В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица (лиц), подписавшего, утвердившего (подписавших, утвердивших) документ, не допускается.

Документы на подпись руководителю организации или его заместителю передаются только через их помощника или секретаря для проверки правильности оформления документа, наличия необходимых реквизитов и виз согласований.

В случае оформления документа  на не соответствующем бланке, отсутствия необходимых реквизитов и виз согласования помощник (секретарь) обязан вернуть документ на доработку.

Утверждение документа – особый способ удостоверения документа. санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.

Документы утверждаются руководителем  организации или другими должностными лицами, в полномочия которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документа.