Контроль виконання документів

ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

«ЗАПОРІЗЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ»

МІНІСТЕРСТВА  ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА 
 

З дисципліни: «Основи діловодства» 

На тему: 

«Контроль виконання документів» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Виконала: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Запоріжжя 2011

Контроль  виконання документів 

   Контроль  виконання - одна з функцій управління.

   Завданням контролю за виконанням документів є  забезпечення своєчасного і якісного їх виконання.

   Головна мета контролю – забезпечення ефективної діяльності організації, підприємства, державного органу управління тощо.

   Основні завдання системи контролю в апараті  державного органу, його структурних підрозділах:

   - облік та систематизація документів, що підлягають контролю, а також  матеріалів про хід їх виконання;

   - забезпечення високого рівня  виконавської дисципліни;

   - перевірка фактичного виконання  завдань, запобігання порушенню  термінів їх виконання та обсягів  робіт, передбачених документами;

   - своєчасне інформування голови, заступників голови державного органу про хід та результати виконання документів;

   - забезпечення своєчасного та  якісного виконання завдань, визначених  керівництвом у документах, що  підлягають контролю. 

   Контролю  підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

   Контроль за виконанням документів передбачає постійний моніторинг, отримання від виконавців відповідної проміжної інформації, аналіз цієї інформації та результатів моніторингу, інформування органів державної влади вищого рівня, голови райдержадміністрації про хід реалізації завдань та стан виконання відповідних документів. 

   У планах контролю визначаються:

   - назва, номер документа та зміст  завдання;

   - проміжні контрольні терміни  стану виконання завдань;

   - структурні підрозділи, які відповідають  за організацію та виконання окремих завдань;

   - посадова особа або структурний  підрозділ, який забезпечує координацію  роботи з організації та виконання  документа вцілому. 

   Організація контролю за виконанням документів. До контролю за виконанням документів входять такі види робіт:

   - постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

   - перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

   - попередні перевірки й регулювання перебігу виконання;

   - облік та узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

   - інформування керівника про перебіг та підсумки виконання документів (доручень);

   - повідомлення про перебіг та підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

   - зняття документів з контролю;

   - формування картотеки виконаних документів 

   Відповідальність  за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов´язків та керівники структурних  підрозділів.

   Контролю  підлягає виконання всіх зареєстрованих в канцелярії документів, для яких зазначено термін виконання.

   Відповідальність  за своєчасне і якісне виконання  документа несуть особи, вказані  у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випадках, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним буде той, хто вказаний першим у резолюції або зазначений поміткою "скликання". Він організовує здійснення доручення, забезпечує колегіальне обговорення питання і підготовку узгодженого рішення та подає на розгляд керівницт­ву повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців.

   Співвиконавці зобов´язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю з  резервом часу не менше ніж 20 відсотків  до настання строку виконання доручення.

   Відповідальність  за своєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції. 

   Контроль  за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних карток, додаткові примірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль)" Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.

   Картки  контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці  або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання  документів, за виконавцями, групами документів тощо.

   Дані  про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної картки. При цьому попередні записи не фіксуються.

   При автоматизованій формі контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних підрозділів переліки невиконаних ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).

   Інформація  про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а також відомості про перенесення строків та інформація про завершення виконання виводиться на екран дисплея і роздруковується на папері за встановленою або за довільною формою, передається на зберігання до архіву. 

   Документ  вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені і кореспонденту дано відповідь  по суті.

   Після виконання документи (доручення) знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і в картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і містять дату виконання, номер вихідного документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу — відповідального виконавця. 

   Контроль  за виконанням документів в апараті  організації здійснюють:

   - канцелярія - за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими документами, що надходять від вищих державні органів, запитами та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які надійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, окремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;

   - групи спеціалістів, підпорядкованих  структурним підрозділам. 

   У структурних підрозділах безпосередній  контроль за дотриманням строків  виконання документів здійснює діловод  або особа, спеціально призначена для цього. 

   Документи та доручення вищих державних  органів виконуються згідно із зазначеними  в них строками.

   Доручення Верховної Ради України, Президента України, прем´єр-міністра України  та Уряду України, за якими строки виконання не встановлено, виконуються протягом 30 днів; термінові — протягом 5 робочих днів; доручення керівника — 30 днів, термінові — 10 днів.

   Для інших документів, терміни виконання  по яких не вказані, строки зазначаються згідно з типовими строками виконання. 

   Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівництвом при розгляді кореспонденції. Дата виконання фіксується у резолюції керівника або зазначається у тексті документа.

   Якщо  індивідуальний строк виконання  документа відрізняється від  строку, визначеного для даної групи документів, то терміном виконання визначається індивідуальний строк. 

   Строки  виконання документів вираховуються  у календарних днях від дати надходження (реєстрації) для вхідних документів та віддати підписання або затвердження для документів, розроблених організацією, якщо в них не визначено інше.  

   Зміна строку виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку:

   1) типові строки — прийняттям  нового акта, яким їх встановлено;

   2) індивідуальні — посадовими особами, які їх встановлювали. 

   Продовження строку виконання повинно бути оформлено  одразу ж після одержання документа виконавцем або не менше ніж за 2-3 дні до закінчення строку виконання, якщо в процесі виконання з´ясувалось, що виконати документ у встановлений строк неможливо. 

   Контроль  за виконанням документів є важливою складовою частиною організації  роботи підприємства, установи чи органу. Для його вірного виконання слід дотримуватися всіх постанов та інструкцій, що затверджені органом, якому підпорядковується організація. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Використані джерела та література: 

   1. Комова М. Діловодство : Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". - Львів: Тріада плюс, 2006. - 217 с.

   2. Бибик С.П., Сюта Г.М. Ділові документи та правові папери - Харків: Фоліо, 2005. - 493 с.

   3. Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навчальний посібник - К.: МАУП, 2002. - 168 с.

   4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К.: Либідь, 2000.