Контроль исполнения документов и его функции

-справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов.

Для получения  определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий  тип отчета, а затем в открывшемся  экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.

Полученный отчет  выводится на экран компьютера и  при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически  каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или  равен текущей дате.

Аналогично могут  формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке  документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений — по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени.

Пример формы  справки о документах за исполнителями:

Справка

о документах за исполнителем Ивановым И.И.

Отчет об общем  количестве документов за исполнителями:

Название подразделения

с 00.00.0000 по 0.00.0000

Эти данные могут  помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

При создании и  настройке системы рекомендуется  предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные  формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию.

Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности  работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии — только 0,054* ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

Представляют  интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля, подготовку сводки документов, не исполненных  в срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в организации*.Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п.Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. Нормы времени на операции контроля:

Преимущества  автоматизированной технологии контроля исполнения документов

Журнальная форма  регистрации и контроля исполнения документов имеет наибольшую историю  и в настоящее время представляется архаичной.

Картотечная система  регистрации и контроля исполнения документов обладает несомненными преимуществами по сравнению с журнальной даже при  использовании традиционных ручных картотек. Она дает возможность печатать карточки в нескольких экземплярах, что обеспечивает однократность регистрации документов, позволяет направлять документ в структурные подразделения с необходимым количеством карточек, формировать сразу несколько картотек.

В настоящее  время в большинстве организаций  задачи учета, регистрации и контроля исполнения документов решаются с помощью  автоматизированных информационно-поисковых  систем. Обязательным условием их эффективной  работы является соблюдение общих правил регистрации и контроля исполнения документов, независимо от применяемой  технологии и программных средств.

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов осуществляется с помощью банка данных, включающего  комплекс баз данных об отдельных  видах документов, которые в терминах делопроизводства можно условно  называть автоматизированными картотеками.

Запись карточки в автоматизированной картотеке  может дублироваться ее распечаткой, которая используется для передачи исполнителю вместе с документом и для ведения вспомогательных  картотек.

Преимущества  автоматизированных систем(АС):

-позволяет организовать контроль за исполнением документов на всех уровнях организационной структуры компании;

-дает возможность  видеть "срез" всех выполняющихся документов в любой момент времени;

-обеспечивает  обратную связь исполнителей  с руководством с помощью встроенных  инструментов;

-позволяет организовать работу между удаленными филиалами организации через Internet.

Возможности руководителя:

-регистрировать документы;

- контролировать сводное состояние текущих документов по всем исполнителям и статистику их выполнения;

-контролировать ход исполнения документов;

-осуществлять  текстовый обмен информацией  с исполнителями;

-фиксировать факт выполнения документов;

-просматривать  отчетно-аналитическую информацию  о ходе выполнения документов.

Возможности для  исполнителя:

-контролировать  сводное состояние текущих документов;

- осуществлять  текстовый обмен информацией  с руководством и соисполнителями по ходу выполнения документов;

-фиксировать факт выполнения документов;

-осуществлять поиск исполняемых документов по различным критериям;

-просматривать архив выполненных документов.

Использование автоматизированных технологий значительно  сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии -- только 0,054* ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью 
 

      Содержание

1. Контроль исполнения  документов  и его функции
2. Сроковая картотека, как форма контроля исполнения документов
3. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов
4. Преимущества автоматизированной технологии контроля исполнения документов
5. Приложения