Конфиденциальное делопроизводство

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

  Подводя итоги, следует отметить, что организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия.  Однако при этом ему необходимую руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.  
 
  К сожалению, имеющиеся на сегодняшний день нормативные акты правового регулирования в области конфиденциальной информации не являются исчерпывающими, что создает определенные сложности и необходимость в совершенствовании законодательства касательно конфиденциальной информации. 
 
  Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия. 
 
  Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в документах информации. 
 
  Номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам.  
 
  Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. 
 
  Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения. 
 
  Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.  
 
  Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску. 
 
  Итак, в отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение задач защиты документов от различных угроз: 
 
1.                  Централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов; 
 
2.                  Учет всех без исключения конфиденциальных документов; 
 
3.                  Операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в т.ч. чистым) и документом, учет каждого факта “жизненного цикла” документа; 
 
4.                  Обязательный контроль за вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций; 
 
5.                  Учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм; 
 
6.                  Ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу; 
 
7.                  Обязательная роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников учреждения, фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации; 
 
8.                  Строгий контроль за выполнением персоналом введенных в учреждении, фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательных для всех категорий персонала; 
 
9.                  Систематическая (периодическая и разовая) проверка наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях, ежедневный контроль за сохранностью, комплектностью, целостностью и местонахождением каждого конфиденциального документа; 
 
10.              Коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных; 
 
11.              Письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль за технологией выполнения этих процедур.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.    Гражданский кодекс РФ.  
 
2.    Трудовой кодекс РФ. 
 
3.    Уголовный кодекс РФ.

4.    Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

5.    Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 
6.    Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». 
7.    Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" 
8.    Постановление Правительства РФ от 03.11.94 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». 
9.    Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.  
10.    Справочная правовая система "Консультант Плюс". 
1.    Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. //Секретарское дело, 2004, № 8-9. 
2.    Алексенцев А.И. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства // Секретарь-референт. №1. 2002. 
3.    Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение.- М.: КНОРУС, 2006. -  Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот.- М.: ЭКСМО, 2007.  
4.    Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов // Делопроизводство, 2008, №1. 
5.    Домарев В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем. - М., 2005.  
6.    Ищейнов В.Я. Организация защиты коммерческой тайны на объектах информатизации.- Делопроизводство, 2008, №1.  
7.    Кузнецов А.А. Секретарское дело.- М.: АСТ, 2007.  
8.    Кузнецов И.Н. Защита деловой информации.- М.: Экзамен, 2008.  
9.    Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления. // Управление персоналом, 2007, № 4. 
10.    Некраха А.В., Шевцова Г.А. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации. - М.: изд-во «Академический проект», 2007.  
11.    Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М.: «Издательство Проспект», 2008.  
12.    Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: "Приор-издат", 2005. 
13.     Степанов Е.А. Технология обработки конфиденциальных документов в предпринимательских структурах.- М.: ГУУ, 2002.