Концепции автоматизации документооборота в организации

Содержание:

Введение

Глава I. Сущность документооборота

       1.1. Понятие документооборота

       1.2. Факторы влияющие на эффективность документооборота

Глава II. Автоматизация документооборота

       2.1. Формы автоматизации регистрации документов

      2.2. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Глава III. Организация электронного документооборота с помощью

               WEB-технологий

      3.1. Классификация средств электронного документооборота.

      3.2. Принципы технологии электронного документооборота

       3.3. Использование электронной почты

       3.4. Система корпоративного электронного архива

Заключение

Приложения

Список  литературы

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

  Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками.

  В большинстве учреждений со сложной структурой большое значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе.

  Автоматизация  документооборота имеет 2-е концепции:

1. документооборот рассматривается как составная часть делопроизводства;
2. в рамках исключительно документооборота, т.е. использование узкоспециальных программ предназначенных только для контроля и управления документами.

  Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

  На сегодняшний день автоматизация документооборота необходима по следующим причинам:

1. информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее;
2. утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

  Организации, чей документооборот остается по большей части бумажным сталкиваются с рядом проблем, такими как:

- потеря документов;

- накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

- документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

- тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратится много времени.

  Список  проблем очень широк. Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.  Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

- обеспечит слаженную работу всех подразделений;

- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

- повысит оперативность доступа к информации;

- позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

  Целью настоящей работы является проведение анализа внедрения автоматизированных систем документооборота в организации и выявление его преимуществ над обычным бумажным документооборотом. Это реализуется посредством решения следующих задач:

1. Раскрытия понятия документооборот
2. Описания автоматизации документооборота с помощью WEB-технологий
3. Выявления функций систем автоматизации

 
 

Глава I Сущность документооборота¹. 

1.1 Сущность документооборота и его основные стадии. 

   Документооборот - это движение  документов в организации с  момента их получения или создания, до завершения исполнения или   отправки.

   Движение документов осуществляется посредством выполнения ряда делопроизводственных операций, которые образуют следующие стадии документооборота:

1. приём и первоначальная обработка документов;
2. исполнение документов;
3. отправка документов;
4. хранение документов.

  Приём и первоначальная обработка документов поступивших в организацию производится работниками канцелярии, которые проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность упаковки секретной корреспонденции, а так же целостность вложений. После вскрытия конвертов находящиеся в них документы регистрируются в специальных журналах или карточках где указываются: порядковый регистрационный номер, дата поступления документов в канцелярию, назначение документа, данные об отправителе документов. На документе проставляются штампы предусмотренные ГОСТ куда входит номер документа и дата его поступления. Это всё позволяет вести точный учёт документов, контролировать их проход в организации, обеспечивает возможность изъятия документа на любой стадии документооборота. Зарегистрированные документы передаются руководителю, который должен в тот же день назначить исполнителя, а в случае надобности и порядок исполнения документа. При установлении сроков исполнения руководитель руководствуется действующими нормативными актами, однако, руководитель может установить и другие, более сжатые, сроки в зависимости от сложности и важности. Результаты рассмотрения, руководитель отражает в резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте 1-го листа. Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию работник которой отражает в регистрационном журнале входящей документации содержание резолюции и вручает данный документ под подписку исполнителю.

 Исполнение документов заключается:

• в выполнении проверочных действий;
• в исполнении содержащихся в документе предписаний;
• в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.

  При  исполнении документа исполнитель  может создавать новый документ, который в случае необходимости  представляет на визирование,  согласование подготовленного проекта и подписание руководителем. Иногда исполнение документа не требует подготовки новых документов. Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или в резолюции, в таких случаях может сделать отметку об исполнении на документе, в которой указывает, что выполнено по документу.

  Об  исполнении документа докладывают  руководителю, который подписывает  ответное письмо, а на документе  делает пометку «в дело», что  является свидетельством окончания  стадии исполнения документа.  Исполненные документы поступают в канцелярию для отправки или хранения.

  Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции:

• регистрация документов исходящей корреспонденции;
• проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в котором указываются исходящий номер документа или его отправки;
• написание на конверте адреса и вложения документа в конверт;
• составление реестра;
• сдачу корреспонденции на предприятие связи.

  Все  указанные операции по отправке  корреспонденции выполняются работниками  канцелярии.

  Хранение документов предполагает их систематизацию и возможность последующего их исполнения. Все создаваемые документы подлежащие хранению систематизируются по предметно-логическому принципу. Основанием для группировки исполненных документов по тематическим комплексам (делам) является номенклатура дел.

  Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом дел текущего года. В соответствии с утвержденной номенклатурой дел в каждом учреждении заводят дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.

  Делом  называется совокупность документов, относящихся к определенному  направлению деятельности, с указанием  наименования, номера по номенклатуре, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нем листов, срока хранения и др.

  Изъятие  документов помещенных, подшитых  в дела производиться по решению  руководителя предприятия. Место  изъятого документа, в дело помещается карточка - заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листках, кем и когда изъят, куда приобщен и куда отправлен.

  По  истечении срока хранения дела  подлежат уничтожению. Экспертная  комиссия отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый руководителем и с его разрешения дело уничтожается либо механическим путем (шредером), либо физическим.  

1.2 Факторы  влияющие на эффективность документооборота. 

   Одним из самых важных факторов эффективности документооборота является профессионализм работников службы ДОУ. Однако часто объем бумаг превышает физические возможности персонала. Избежать этого можно путем последовательной оптимизации всей системы прохождения документов. Кроме того, современные компьютерные технологии позволяют значительно уменьшить уровень нагрузки сотрудников. Следующим фактором можно отметить предоставление исполнителям права самостоятельной подписи некоторых видов документов (характеристик, справок и т.д.), особенно это важно для организаций, в которых до сих пор используется бумажный вид документооборота.

  Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Всего этого помогает достичь внедрение автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД). Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Глава II. Автоматизация документооборота. 

   Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

   Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.